KL har igangsat et storskalaprojekt om AI understøttet dokumentation på beskæftigelsesområdet med henblik på at effektivisere dokumentationsopgaver og styrke kvaliteten i borgersamtaler.

AI løsningen tænkes anvendt i forbindelse med borgersamtaler til automatisk transskribering og udkast til referater og journalnotater. Løsningen kan således bruges som en støtte til medarbejdernes dokumentationsopgaver i den daglige sagsbehandling.

Anvendelsen er særligt relevant under selve samtalen med borgeren og i den efterfølgende dokumentation, hvor medarbejderen fortsat har ansvar for at gennemgå, kvalitetssikre og færdiggøre materialet.

AI baseret tale til tekst forventes at frigive tid fra administrative opgaver og skabe større nærvær i mødet med borgerne.

Jobcenterets målsætning for projektet

Jobcenteret vil arbejde med en gradvis implementering med opstart i teamet for jobparate borgere og dagpengemodtagere. Her vil løsningen blive afprøvet og tilpasset de lokale arbejdsgange. Målet er, at tale-til-tekst-dokumentation ved projektets afslutning er den gennemgående metode til udarbejdelse af referater i borgersamtaler på tværs af alle målgrupper i jobcentret.

Formålet med den konkrete implementering er dels at skabe større nærvær i samtalerne med borgerne, dels at frigive tid hos medarbejderne, som i dag anvendes på dokumentationsopgaver. Den frigjorte tid skal aktivt omsættes til øget kvalitet i indsatsen, herunder styrket faglig dialog og bedre borgerrettede indsatser.

Som led i deltagelsen i skaleringsprojektet vil Jobcenteret desuden afprøve anvendelsen af løsningen i Jobcenterets udførerdel, hvor medarbejdere i deres borgerdialoger kan have tilsvarende gavn af teknologien.

Der findes allerede en tilgængelig AI løsning i Jobcenterets fagsystem. Der er derfor ikke behov for nye anskaffelser. Fokus i projektet vil i stedet være på implementering, forankring i arbejdsgange samt kompetenceudvikling af medarbejderne, så løsningen anvendes hensigtsmæssigt og skaber værdi i praksis.

Parallelt med deltagelsen i storskalaprojektet igangsætter Faaborg Midtfyn Kommune en bredere afprøvning af AI løsningen internt i organisationen, fx i forbindelse med møder, MUS samtaler og sygefraværssamtaler. Dette initiativ forløber selvstændigt, men vil kunne bidrage til gensidig læring og erfaringsopsamling på tværs af organisationen.

Jobcenterets opgaver i projektet

Jobcenteret ansøger om deltagelse som skaleringsdeltager, hvilket indebærer, at kommunen indgår i et samarbejde med andre kommuner, herunder en skaleringsleder (også en kommune, som har erfaring og er længere i brugen af AI løsninger), der faciliterer implementeringen.

Som skaleringsdeltager vil jobcenteret:

• Deltage aktivt i samarbejdet og erfaringsudveksling.
• Arbejde med implementering, forandringsledelse og gevinstrealisering i egen organisation.
• Udarbejde baseline, målbillede og dokumentere resultater.
• Stille med en projektleder og udpege en chef som projektejer.
• Sikre ledelsesmæssig og organisatorisk opbakning.

Projektet gennemføres som et samarbejdsforløb i perioden 2026–2027 med en samlet varighed på ca. 1½ år.

Projektet er finansieret af midler fra KL og Den Digitale Taskforce for Kunstig Intelligens.

Som skaleringsdeltager kan Jobcenteret forvente et tilskud på ca. 300.000 kr. til projektledelse, licenser mv. (det præcise beløb afhænger af antal deltagende kommuner).

Der stilles krav om medfinansiering svarende til det modtagne beløb, som kan bestå af interne lønudgifter til medarbejderes medgåede tid, indkøb af IT løsninger, licenser og eventuel ekstern bistand.

KL’s rolle i projektet

KL har en central rolle i projektet og understøtter kommunernes deltagelse både organisatorisk og fagligt ved at:

• koordinere samarbejdet og projektets forløb fra opstart til afslutning
• facilitere netværk, videndeling og løbende sparring
• understøtte implementering og forandringsprocesser
• bistå med juridiske afklaringer om brug af AI
• gennemføre fælles lærings- og netværksaktiviteter

Derudover bidrager KL til at sikre en fælles ramme for erfaringsudveksling og udvikling af metoder til implementering, således at kommunerne kan drage nytte af hinandens erfaringer og opnå en mere effektiv og sikker udbredelse af AI understøttet dokumentation.

Deltagelse i storskalaprojektet giver Jobcenteret mulighed for at arbejde struktureret og understøttet med implementering af AI i Jobcenterets opgaveløsning. Samtidig opnås adgang til et stærkt samarbejde med andre kommuner og KL, hvilket styrker forudsætningerne for en vellykket implementering.