Direktionen indstiller, at udkast til ny indkøbs- og udbudspolitik sendes i offentlig høring i 4 uger.

Supplerende sagsfremstilling til Økonomiudvalget d. 1. juni 2026

 Resume

I forlængelse af Økonomiudvalgets beslutning d. 23. marts 2026 om at gennemføre offentlig høring af den nye indkøbs- og udbudspolitik, fremlægges hermed endelig udgave til godkendelse.

Indstilling

Direktionen indstiller, at Indkøbs- og Udbudspolitikken godkendes i den tilrettede form.

Sagsfremstilling

I perioden 10. april til 8. maj 2026 er der gennemført 4 ugers offentlig høring af kommunens nye indkøbs- og udbudspolitik. Materialet blev offentliggjort på kommunens hjemmeside og sendt i høring hos relevante erhvervs- og interesseorganisationer.

Der er udarbejdet en hvidbog, som opsummerer hovedtemaerne i de indkomne høringssvar samt administrationens bemærkninger. Hvidbogen er vedlagt som bilag 2 med underbilag (bilag 2a-2c).

Fagbevægelsens Hovedorganisation Vestsjælland (FHV) (bilag 2a) vurderer overordnet positivt, at politikken lægger vægt på bl.a. kædeansvar, miljø, etisk ansvar, arbejdsklausuler samt kontrol og opfølgning.

Dansk Industri (DI) (bilag 2b) finder det positivt, at der er fokus på værdiskabelse gennem indkøb og udbud samt på tværkommunalt samarbejde, e-handel, grøn omstilling, SMV-adgang og markedsdialog.

Dansk Arbejdsgiverforening (bilag 2c) har kvitteret for høringen, men har ingen bemærkninger.

Høringssvarene fra Fagbevægelsens Hovedorganisation Vestsjælland og Dansk Industri indeholder nogle temaer til overvejelse i politikken.

Den nye indkøbs- og udbudspolitik er bevidst formuleret fleksibelt for at sikre Byrådets og administrationens handlefrihed i den konkrete sag, frem for at være bundet af faste krav og målsætninger.

Målsætninger og konkurrenceudsættelse
DI efterlyser klare mål for konkurrenceudsættelse, herunder et konkret IKU-mål (Indikator for Konkurrenceudsættelse). Administrationen vurderer, at den årlige udbudsplan giver et mere fleksibelt grundlag for løbende politisk prioritering. Ringsted Kommune ligger allerede højt med en IKU på 36,3 (5. plads i 2024). 
DI efterlyser også konkrete grønne målsætninger. Administrationen anbefaler, at sådanne fastsættes i relevante strategier og handleplaner (fx Klimaplanen) frem for i politikken.

Markedsdialog og tildelingskriterier
DI opfordrer til øget brug af markedsdialog og fokus på andre kriterier end pris. Kommunen anvender allerede markedsdialog ved større og komplekse udbud, samt hvor det vurderes værdifuldt, og benytter ofte tildelingskriteriet “bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Politikken fastlægger ikke faste vægtninger for at bevare fleksibiliteten og kommunens handlerum.

Socialt ansvar og arbejdsklausuler
FHV ønsker at kommunen skærper formuleringerne omkring arbejdsvilkår, mens DI slet ikke anbefaler kommunen at bruge arbejdsklausuler, da de vurderer, at det grundlæggende er i strid med den danske model. Kommunen fastholder brugen af arbejdsklausuler som et værn mod social dumping og som en del af den danske model.
FHV ønsker krav om lærlinge. Kommunen understøtter brug af lærlinge og praktikanter, men vurderer, at konkrete krav skal være proportionale med opgaven og ikke som faste kvoter.

Kontrol og opfølgning
FHV foreslår øget kontrol, herunder serviceattester og fokus på skattely. Det nævnes at Oxfam Ibis har ændret navn til Oxfam Danmark. Kommunen indhenter allerede serviceattester ved EU-udbud og indarbejder præcisering omkring Oxfam Danmark.

Politisk handlerum

Udkast til endelig Indkøbs- og Udbudspolitik kan fastholdes, eller der kan foretages ændringer efter udvalgets ønske.  

Vurdering

Det er administrationens vurdering, at der generelt har været positiv respons på Indkøbs- og udbudspolitikken i forbindelse med den gennemførte høring. Bemærkningen om ændring af navn til Oxfam Danmark er indarbejdet, yderligere anbefalingerne indarbejdes ikke i indkøbs- og udbudspolitikken jf. ovenstående.

Det vurderes at den tilrettede indkøbs- og udbudspolitik giver et godt grundlag for hvordan Byrådet ønsker kommunen skal arbejde inden for indkøbsområdet den kommende periode, samt bidrager til at Ringsted Kommune lever op til de lovgivningsmæssige krav der findes på udbudsområdet.

Inddragelse og høring

Indkøbs- og udbudspolitikken har været i 4 ugers høring.

Økonomi

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ABU= Arbejdsmarkeds- og Beskæftigelsesudvalget, BFU=Børne- og Familieudvalget, SUU=Skole- og Undervisningsudvalget, SKFU=Sport-, Kultur- og Fritidsudvalget, ULBTM=Udvalget for Land og By, Teknik og Miljø, ÆSSU=Ældre-, Social- og Sundhedsudvalget

Sagsfremstilling

Den nye indkøbs- og udbudspolitik beskriver hvordan Byrådet ønsker kommunen skal arbejde på indkøbsområdet i perioden 2027 til 2030. Politikken er udarbejdet med afsæt i den retning, som Regeringen og KL har sat for indkøbsområdet i forbindelse med den fælleskommunale indkøbsstrategi for 2024-2030.

I forbindelse med temadrøftelsen ønskede Økonomiudvalget at få belyst de økonomiske konsekvenser samt effekt af kravene, før de eventuelt fjernes fra den kommende Indkøbs- og Udbudspolitik. De områder der eventuelt ikke ønskes medtaget, vil blive fjernet fra politikken før den sendes i høring.

Kommunen er ikke juridisk forpligtet til at have kædeansvar i kontrakterne. Kædeansvar sikrer kommunens leverandører og underleverandører overholder gældende regler for løn- og arbejdsvilkår, samt ikke benytter sig af underleverandører der benytter sig af tvangs- og børnearbejde mv. Det vurderes at kædeansvar ikke har den store økonomiske konsekvens, da kommunen primært handler med virksomheder der afdelinger i Danmark og derfor efterlever kravene. Fjernelse af kædeansvar åbner mulighed for, at billigere, men mindre lovlydige underleverandører lettere kan underbyde markedet.

I dag anvendes TCO (totalomkostning i produktets levetid) i forbindelse med evaluering på de udbud hvor det vurderes at skabe værdi og hvor det er kendt, at løbende omkostninger er anseelige i produktets levetid. Kun at fokusere på laveste indkøbspris vil betyde, at andre omkostninger ikke medregnes, og der derfor kommer store uventede omkostninger i levetiden til f.eks. service, sliddele, reservedele mv.

Det er ikke muligt at vurdere den økonomiske effekt præcist, men Miljøstyrelsen har i 2020 udarbejdet en rapport der viser, at indenfor fem udvalgte produktgrupper er der en besparelse på mellem 10-30% ved at anvende TCO.

En ændring til, at det er tilladt at bruge engangsservice og drikkevand på flaske til møder vil betyde en øget omkostning for kommunen, da forbruget forventes at stige markant, da det er nemmere at bruge engangsservice end almindeligt service, ligesom det er nemmere ved arrangementer at bruge drikkevand på flaske frem for kander. Administrationen vurderer, at der ud over øget omkostning til selve indkøbet af drikkevand og engangsservice, vil der også være øgede omkostninger til i blandt andet emballageafgifter og håndtering af affald samt betaling herfor. Besparelsespotentialet i forhold til sparet arbejdstid i forhold til vask af service vurderes af Café Ingeborg at være begrænset.  

Administrationen vurderer, at det ikke er dyrere for kommunen at kræve at leverandører tager medansvar for f.eks. praktikpladser og lediges mulighed for tilknytning til arbejdsmarkedet. Alt efter kontraktens omfang og område vurderes det ud fra proportionalitetsprincippet hvor meget der kan kræves af leverandørerne - alt fra dialog med jobcentret til specifikke krav og måltal. Det vurderes at der er stor symbolsk værdi i at kræve dette medansvar fra leverandørerne, og ofte har leverandørerne allerede god kontakt med f.eks. jobcentret i egen kommune og er åben overfor dialog.

I forhold til antikorruption og skattelyunddragelse er det gratis at være en del af Oxfam Danmarks charter for skattelyfri kommuner, hvorigennem kommunen forpligter sig til at stille krav om ansvarlig skattepolitik og gennemsigtighed til de virksomheder, der indgås kontrakter med.

2026 er det første år, hvor der skal laves opfølgning på bæredygtighed og socialt ansvar i alle kontrakter fra egne udbud og FUS udbud. Det vurderes, at denne opfølgning kommer til at svare til en lønomkostning på ca. 30.000 kr. årligt. Der er tale om en begrænset opfølgning, hvor leverandøren skriftligt bekræfter at leve op til de krav der stilles i kontrakten, og hvis der ikke er begrundet mistanke om andet, er dette den eneste opfølgning.

Markedsdialog i udbud har stor symbolsk værdi overfor markedet og de potentielle leverandører. Markedsdialog bidrager positivt til kommunens udbud, med f.eks. dialog om krav, potentielle cost drivers for leverandørerne samt markedets interesse i at byde på de forventede konditioner. Omkostninger til markedsdialog er tidsforbrug hos de involverede medarbejdere, ca. 60.000 kr. årligt.  Konsekvensen ved at fjerne markedsdialogen kan være, at udbud skal gå om fordi kravene ikke har været skarpe nok i forhold til markedet, eller at prisen bliver højere end nødvendigt, f.eks. pga. for høje krav i udbudsmaterialet.

Informationsmøde med erhvervslivet forventes at blive afholdt i 2. kvartal 2026 i samarbejde mellem Vej- og Ejendomscenteret, Indkøb samt Ringsted Erhverv. Afholdelse af mødet og forberedelse heraf svarer til lønomkostninger på ca. 30.000 kr., mens gevinsterne er mangeartede, f.eks. symbolværdi om at kommunen gerne vil de lokale erhvervsdrivende i det omfang vi har mulighed for det, f.eks. pga. udbudslovgivningen, ligesom leverandørerne sætter pris på at høre om kommunens planer, og få information om hvordan de kan komme i betragtning til opgaver. 

Politisk handlerum

Det er muligt for økonomiudvalget at til- eller fravælge ovenstående krav i indkøbs- og udbudspolitikken.

Vurdering

Administrationen vurderer, at den reviderede Indkøbs- og Udbudspolitik efterlever gældende lovgivning og sikrer effektive indkøb.

Inddragelse og høring

Oplægget til ny indkøbs- og udbudspolitik, vil efter økonomiudvalgets godkendelse, blive fremlagt i offentlig høring i 4 uger samt sendt til høring hos Dansk Industri Vestsjælland, Dansk Byggeri Vestsjælland, Håndværker- og Industriforeningen for Ringsted og Omegn, Fagbevægelsens Hovedorganisation, Dansk Arbejdsgiverforening, Dansk Industri/Dansk Byggeri, Ringsted Erhvervsforum og Ringsted City. Høringssvar fremlægges i økonomiudvalget efter endt høringsperiode hvorefter der kan træffes endelig beslutning om godkendelse af politikken.

Økonomi

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.