I Odense Kommune skal udvalgene og forvaltningerne arbejde med effektiviseringer og omprioriteringer for 0,75% af serviceudgifterne, hvoraf 0,25% er til udvalgets egen disposition. Den resterende del går til fælles politiske prioriteringer i byrådet og til at øge det økonomiske råderum i kommunen.

Den del af effektiviserings- og omprioriteringskravet, som går til fælles politisk prioritering udgør for By- og Kulturudvalget 6,5 mio. kr. i 2027. Andelen til udvalgets egen prioritering udgør 2,5 mio. kr.

Ovenstående tabel viser det samlede effektiviserings- og omprioriteringskrav, som By- og Kulturudvalget skal bidrage til i de kommende 4 år. I denne sag findes alene finansiering til kravet for 2027.

Udmøntning af effektiviserings- og omprioriteringskrav for 6,5 mio. kr.

Forvaltningen er i gang med en række analyser af organisationen med henblik på at finde effektiviseringsmuligheder. Nedenstående tabel viser status på analyserne og skønnet potentiale til budget 2027. 

Det bemærkes, at analyserne 1, 4, 5 og 10 fortsat foregår. Analyserne er dog endnu ikke så langt, at et potentiale kan vurderes. Analyserne 2 og 9 er udskudt, da de afhænger af implementering af nyt Facility Management system. For så vidt angår analyserne 3, 6, 7, 8 og 11 er forvaltningen længere i processen, og her er det muligt at skønne et potentiale.

Status på analyserne uddybes i det følgende.

Ad 1 Opgavefordeling internt ejendomsservice

Den første analyse vedrører den interne arbejdsgang i Ejendomsservice. Ejendomsservice står for rengøring og teknisk service i kommunens bygninger. Der er en undersøgelse i gang, som skal afdække om et øget samarbejde mellem de to områder kan medvirke til effektiviseringer.

Analysen er i opstartsfasen og eventuelle potentialer forventes først at kunne præsenteres til budget 2028.

Ad. 2 Opgavefordeling Ejendomsservice og Vedligehold

Analysen skal afdække muligheden for at finde synergier og effektiviseringer gennem at tilpasse opgavefordelingen og snittet på denne mellem Ejendomsservice (Teknisk service og Rengøring) og Vedligehold.

Analysen er afhængig af data fra forvaltningens nye Facility Managementsystem. Grundet forsinkelse af dette er analysen udskudt og forventes derfor først at kunne præsenteres til at indgå i effektiviseringsstrategien for 2028.

Ad. 3 Etablering af internt håndværkerteam

Analyserne har som hypotese, at det er muligt at effektivisere gennem etablering af et internt håndværkerteam. På nuværende tidspunkt bestilles mange håndværkeropgaver hos eksterne. De foreløbige analyse tyder på, at der kan være potentiale i at højne kompetencerne hos medarbejderne ved teknisk service samtidig med at der etableres et håndværkerteam. Hermed kan mindre reparationer håndteres internt, og der være behov for færre bestillinger af eksterne håndværkere. På den måde vil der kunne spares på vedligeholdelsesbudgettet.

Potentialet skønnes foreløbigt til 1,4 mio. kr. Det forventes ikke at medføre afskedigelser. Bemærk at potentialet er opjusteret med 0,2 mio. kr. siden udvalgets drøftelse den 29. april 2026.

Ad. 4 Pilotprojekt med rengøringsrobotter

Rengøring har iværksat et pilotprojekt med brug af robotter til rengøring af gulve på en skole. Der er forskellige udfordringer i relation til forsøget. For det første skal det sikres, at lokalerne er egnede. De er mest effektive ved større gangarealer. For det andet skal det sikres, at robotterne fungerer sammen med eventuelle brugere af lokalerne. Det skal sikres, at robotterne ikke standses af f.eks. elever på skolerne. For det tredje skal det sikres, at brugen er i overensstemmelse med lovgivning. Robotterne styres ved hjælp af kameraer, og det skal ske i overensstemmelse med GDPR-lovgivning.

Tiltaget er stadig på forsøgsbasis og forventes først at kunne bidrage til effektiviseringsstrategien til budget 2028.

Ad. 5 sammenlægning af ejendomsdrift Fritid med ejendomsdrift i resten af BKF

Rengøring, teknisk service og indvendigt vedligehold af kommunens haller og svømmehaller er i dag organiseret under Fritid. Resten af kommunens rengøring, teknisk service og vedligehold er centraliseret. Der foregår en analyse af, om der kan være stordriftsfordele ved sammenlægning. Analysen er stadig i opstartsfasen og eventuelle potentialer forventes først at kunne præsenteres til budget 2028.

Ad. 6 Automatisering af sagsbehandling i Mobil i Odense

Analysens fokus er i første omgang på automatiseringen af sagsbehandlingen vedrørende lægekørsel. Analysen kan udvides til også at omfatte øvrige områder.

På nuværende tidspunkt er processen med håndtering af kvitteringer for lægekørsel manuel. Forvaltningen er i gang med at få udarbejdet en robotløsning, så processen automatiseres og forenkles. Den endelige godkendelse/bevilling vil fortsat blive foretaget af en medarbejder, men oplæg udarbejdes af robot. På nuværende tidspunkt skønnes en minimal tidsbesparelse, som ikke kan kapitaliseres.

Ad. 7 Tilskudsområderne under Fritid og Kultursekretariatet

Der er to spor i analysen. For det første en analyse af selve tilskuddene indenfor de to områder og for det andet, om der kan være effektiviseringer og synergier at finde ved sammenlægning af sekretariaterne i hhv. Fritid og Kultursekretariatet.

Tilskudsdelen

En gennemgang af de historiske udbetalinger af tilskud viser et strukturelt mindreforbrug på folkeoplysende voksenundervisning.

Nedenstående tabel viser regnskab i perioden 2022-2025. Regnskabet de seneste 3 år viser et mindreforbrug på mellem 1,5 og 2,5 mio. kr. I 2026 skønnes et mindreforbrug på 1,4 mio.kr. Der er tale om et konservativt skøn. Det foreslås at reducere budgettet med 1,2 mio. kr. fra 2027. Hermed vil der stadig være plads til eventuelle stigninger i aktiviteten.

 
Det er vigtigt at bemærke, at i det øjeblik aktiviteten stiger igen, er kommunen forpligtiget til at udbetale tilskud. Hvis det sker, skal der foretages omprioritering til området. På nuværende tidspunkt er der imidlertid ikke tegn på stigning.

Analyse af sekretariatsdelen

Analysen af en mulig synergi ved sammenlægning af fritids- og kultursekretariatet er fortsat i gang. Det skal analyseres, om der kan være stordriftsfordele ved sammenlægning af de to sekretariater. Analysen er stadig i opstartsfasen og eventuelle potentialer i denne del af analysen forventes først at kunne præsenteres og eventuelt indgå til budget 2028.

Ad. 8 Analyse af bibliotekerne

På bibliotekerne er gennemført en fuldstændig budgetanalyse af området. Budgetanalysen viser mulige effektiviseringer og omprioriteringer for i alt 1,3 mio. kr. Det vedrører følgende tre tiltag:

Det foreslås for det første, at reserveringsbeskeder via SMS kan erstattes af notifikationer fra biblioteksapp. Det kan give en effektivisering på 0,1 mio.kr. Den tilgængelige biblioteksapp tilbyder denne service. Der er således tale om en dobbeltservice. Ændringen vil betyde at nogle borgere skal til at bruge biblioteksappen for at få reserveringsbeskeder. Det vil muligvis kunne opleves af nogle borgere som en serviceforringelse. Det vurderes dog alene at være et spørgsmål om tilvænning.

For det andet viser analysen, at driftsopgaver på lokalbibliotekerne kan omstruktureres og delvist centraliseres på Hovedbiblioteket. Det vil muliggøre en reduktion svarende til to stillinger eller 0,9 mio. kr. Det vurderes, at borgerne kun vil opleve en marginal ændret service.

For det tredje viser analysen, at åbningstiden med betjening kan reduceres med 1 time om dagen på hovedbiblioteket. Antallet af forespørgsler til bibliotekspersonalet er således langt mindre mellem kl. 18 og 19, og det kan uden større serviceforringelser overgå til selvbetjening. Der kan spares 0,3 mio. kr. svarende til en halv stilling.  

Ad. 9. Analyse af sikringsenheden

Analysen er udskudt til de kommende års budgetter. Analysen afventer implementering af forvaltningens nye Facility Management system.

Ad. 10 Analyse af ledelsesspænd

Ledelsesspænd er et konstant fokus for forvaltningen. Med den nye forvaltningsstruktur pr. 1. januar 2026 er flere områder flyttet til Klima og Miljøforvaltningen. Der giver anledning til at kigge på ledelsesspændet i forvaltningen.

Analysen er stadig i opstartsfasen og eventuelle potentialer i denne del af analysen forventes først at kunne præsenteres til budget 2028.

Ad. 11 Businesscases på bygninger

Forvaltningen arbejder løbende med at optimere brugen af bygninger. På nuværende tidspunkt har forvaltningen businesscases på flere bygninger. Det skønnes, at personalet kan samles på færre matrikler og bygninger kan sælges.

Der skønnes en besparelse på 3,7 mio. kr. til forbrugsudgifter (el, vand og varme), vedligehold, rengøring og teknisk service. Heraf tilgår 1,0 mio. kr. effektiviseringsprojekt ”Vores bygninger”, hvor der resterer et ikke udmøntet krav på ca. 1,0 mio. kr. Den øvrige driftsbesparelse på 2,7 mio.kr. indgår i effektiviserings- og omsprioriteringskravet til budget 2027.

Bemærk at potentialet er opjusteret med 0,2 mio. kr. siden udvalgets drøftelse den 29. april 2026. Det bemærkes desuden, at salgsprovenuet modregnet anlægsudgifter forbundet med flytning af medarbejderne tilgår kassen.

Effektiviserings- og omprioriteringstiltag til udvalgets egen prioritering

Den del af effektiviserings- og omprioriteringskravet, som er til udvalgets egen prioritering, udgør 2,5 mio. kr.

Forvaltningen har oplistet følgende 4 tiltag:

 Ad. A Entre til svømmehaller og isstadion

På nuværende tidspunkt forhøjes prisen for entre i svømmehaller og isstadion hvert andet år (ulige år) med 1 kr. for børn og 2 kr. for voksne –tilpasset den kommunale prisfremskrivning af budgettet. Med dette tiltag foreslås at forhøje priserne yderligere med 1 kr. for børn og 2 kr. for voksne. Ved denne ekstra prisstigning opnås en indtægt på 0,5 mio. kr.

Taksten i 2026 for et barn er 22 kr. I 2027 vil prisen normalvis stige til 23 kr. Hvis ovenstående tiltag besluttes, stiger den yderligere til 24 kr. For voksne er taksten 44 kr. Taksten vil som følge af den almindelige prisstigning stige til 46 kr. i 2027. Med tiltaget stiger taksten til 48 kr. Titurskort mv. stiger tilsvarende.

Ad. B Tilskud til de fem største Kulturinstitutioner

Forvaltningen har i forbindelse med tidligere drøftelser foreslået en rammereduktion på 0,6 mio. kr. på kulturtilskud svarende til 0,5% af budgettet.

I forlængelse af drøftelsen i udvalget den 29. april blev det til drøftelsen i udvalget den 20. maj 2026 foreslået, at rammebesparelsen på 0,6 mio. kr. udelukkende skulle findes på de 5 største kulturinstitutioner, som i begrænset omfang drives af frivillige. Det ville dreje sig om Brandts, Museum Odense, Odense Symfoniorkester, Odense Zoo og Odense Live Fonden. Reduktionen ville svare til, at budgettet til tilskud på de 5 institutioner blev reduceret med 0,65%. Forslagets effekt på tilskudsbudgettet til de enkelte kulturinstitutioner fremgår af nedenstående tabel.

På udvalgets drøftelse den 20. maj 2026, har et flertal i udvalget indikeret, at de ikke ønsker at effektivisere og omprioritere i tilskud til de fem største kulturinstitutioner. Forvaltningen indstiller derfor, at der ikke effektiviseres- og omprioriteres for denne del.

Ad. C Rammereduktion på vedligeholdelsesrammen

Vedligeholdelsesbudgettet reduceres med 0,4 mio. kr., hvilket svarer til 0,5 % af det afsatte budget til området. Det vil betyde et øget vedligeholdelsesefterslæb på kommunens bygninger.

Ad. D Rammereduktion på alle områder

Rammereduktion på alle budget poster for samlet set 1,0 mio. kr. Det vil betyde, at alle områder skal udvise tilbageholdenhed og/eller effektivisere på egne budgetter. Det eneste område som undtages rammereduktionen, er tilskud til kulturinstitutioner, jævnfør at udvalget har indikeret at de ikke ønsker at effektivisere- og omprioritere på det område.

En mindre rammereduktion på alle kontorer kan fungere som et fælles incitament til at arbejde mere systematisk med effektiviseringer i hverdagen. Når alle kontorer bidrager med et begrænset beløb, skabes der et håndterbart pres for lokalt at identificere smartere arbejdsgange, reducere unødige omkostninger og prioritere ressourcerne bedre.

Forvaltningens anbefaling

På baggrund af udvalgets drøftelser af ovenstående analyser anbefaler forvaltningen, at de fremsatte effektiviserings- og omprioriteringstiltag til fælles politiske prioriteringer i byrådet for i alt 6,5 mio. kr. godkendes. Det drejer sig om forslag vedrørende etablering af internt håndværkerteam, Strukturelt mindreforbrug på tilskud under fritidsområdet, de tre tiltag på biblioteksområdet samt Businesscases på bygninger.

Ligeledes på baggrund af udvalgets drøftelser anbefaler forvaltningen 3 af de 4 bidrag til effektiviseringer og omprioriteringer til udvalgets egen prioritering til budget 2027 og frem for i alt 1,9 mio. kr. Det drejer sig om forøgelse af pris på entre til svømmehaller og isstadion, rammebesparelse på vedligeholdelsesrammen samt rammereduktion af alle budgetter (undtaget kulturtilskud). 

Bemærkninger fra medarbejdersiden

Forvaltningsudvalget er kommet med bemærkninger til forslagene til effektiviseringer og omprioriteringer. Bemærkningerne er vedlagt som bilag 1.