Den nuværende drifts- og samarbejdsaftale mellem Fonden for FrederiksborgCentret (Fonden) og Hillerød Kommune om drift og anvendelse af faciliteter ved FrederiksborgCentret er fra 2014 (bilag 12-17 til sagen). Aftalen har dannet grundlag for kommunens brug af Fondens bygninger til kultur- og fritidsaktiviteter samt for samarbejdet om drift af kommunale bygninger og udearealer i området.

Byrådet godkendte i december 2025 en ny og midlertidig aftale for kommunens anvendelse af Fondens bygninger (bilag 10 og 11 til sagen) som et foreløbigt arbejdsgrundlag med følgende beslutning:

Økonomiudvalget indstiller til byrådet at godkende den foreslåede samarbejdsaftale som et foreløbigt arbejdsgrundlag, da visse oplysninger mangler i aftalen og bilagene.

Økonomiudvalget indstiller til byrådet, at det kommende udvalg for Kultur, Idræt og Lokalsamfund tidligt bliver inddraget i arbejdet med samarbejdsaftalen med henblik på at forelægge en revideret aftale i foråret til endelig vedtagelse i Kommunalbestyrelsen i juni 2026.

Økonomiudvalget beder desuden Fonden for FrederiksborgCentret (FBC) arbejde med at finde priser på forplejning til stævner, som svarer til det unge foreningsmedlemmer (deres foreninger) kan betale. Målet er, at de unge kan indtage deres måltider i FBC under stævner, enten ved køb i FBC eller at FBC accepterer medbragt mad.

Forvaltningen har siden december haft løbende dialog med Fonden om udmøntning af den midlertidige samarbejdsaftale, herunder aftalens betydning for foreningernes anvendelse af faciliteterne samt administrative arbejdsgange for at sikre tydelig kommunikation til brugerne. Forvaltningen har desuden inviteret alle foreninger som fast benytter faciliteter i Frederiksborgcenter-området til dialogmøder i løbet af marts 2026 med henblik på en dialog om foreningernes oplevelser, behov og ønsker til brug af faciliteterne og samarbejdet med Fonden. Fondens bestyrelse valgte at deltage med repræsentanter på møderne for at få en direkte fornemmelse for brugernes oplevelser. Kultur, Idræt og Lokalsamfundsudvalget fik præsenteret foreningernes tilbagemeldinger på udvalgets møde i april 2026.

På baggrund af foreningernes tilbagemeldinger og beslutning i byrådet i december 2025 og Kultur, Idræt og Lokalsamfundsudvalg i april 2026 har forvaltningen arbejdet videre på et nyt aftalegrundlag i samarbejde med Fondens bestyrelse og administration. Det nye aftaleudkast er vedlagt sagen som bilag 1-9.

Aftaleudkastet består af en hovedaftale (bilag 1 til sagen) med tilhørende bilag:

Bilag 1: Drift og service af kommunens bygninger (bilag 2 til sagen)

Bilag 1A: Drift og service af kommunens bygninger (bilag 3 til sagen)

Bilag 2: Drift og service af de kommunale udearealer (bilag 4 til sagen)

Bilag 2A: Drift og service af de kommunale udearealer (bilag 5 til sagen)

Bilag 3: Kommunens anvendelse af Fondens bygninger (bilag 6 til sagen)

Bilag 4: Oversigt over bygninger, faciliteter og udearealer i området (bilag 7 til sagen)

Bilag 5: Kort over matrikler i området (bilag 8 til sagen)

Bilag 6: Kommunikation (bilag 9 til sagen).

Hovedaftalen fastlægger rammerne for samarbejdet, mens bilagene beskriver specifikke forhold. Bilag 1 og 2 til hovedaftalen omhandler drift og service af kommunale bygninger og udearealer. Bilag 3 beskriver kommunens rådighed i Fondens bygninger (haller, træningslokaler, klublokaler og StreetLab), herunder tidsrum for anvendelse, regler for nøgler og ansvarsforhold.

Formålet med aftalen er at sikre en klar og gennemsigtig aftale, hvor det tydeligt fremgår, hvilke faciliteter Fonden stiller til rådighed for kultur- og fritidsaktiviteter i Hillerød Kommune samt klarhed over hvilke drifts- og serviceopgaver, der indgår i aftalen. Aftalen bygger på lokalplanen for området og Fondens vedtægter.