Der er lange sagsbehandlingstider på en række sager - særligt til hjælpemidler - som sagsbehandles i sektionen Visitation og Hjælpemidler. Både politikere og forvaltning modtager løbende henvendelser og klager over de maksimale sagsbehandlingsfrister og over de sagsbehandlingstider, som borgerne oplever. Udvalget skal her godkende kommissoriet for en analyse af sagsbehandlingstider og arbejdsgange i Visitation og Hjælpemidler. Kommissoriet er vedlagt som bilag.

Sektionsleder for Visitation og Hjælpemidler deltager under punktet.

Baggrund

Visitation og Hjælpemidler er myndighedsfunktion i Ældre og Sundhed, og visiterer til madlevering, praktisk hjælp og personlig pleje, afløsning og aflastning, hjælpemidler m.m. efter Serviceloven, samt madlevering, pleje- og omsorgsforløb m.m. efter Ældreloven.

De maksimale sagsbehandlingsfrister er politisk besluttet og bliver behandlet af Kommunalbestyrelsen hvert andet år, senest i maj 2026.

Analysen

Formålet med analysen er at afdække, hvordan de lange sagsbehandlingstider – og dermed også sagsbehandlingsfrister – på bl.a. hjælpemidler kan være kortere. Analysen skal beskrive arbejdsgange og effektiviseringspotentialer, samt hvordan straks udlevering af hjælpemidler kan blive øget i omfang.

Analysen vil have følgende fokus – særligt ift. hjælpemidler:

• Opgørelse af sagsbehandlernes konkrete tidsforbrug på de væsentlige opgavekategorier – fx hvor lang tid der bruges på sagsbehandling (herunder de enkelte elementer i sagsbehandlingen), telefontider, dialog med borger/pårørende, samarbejdsmøder med hjemmepleje, administrative opgaver mv.
• Analyse af sagsgange
• Opgørelse af faktiske sagsbehandlingstider, antal sager pr. sagsbehandler bl.a. i forhold til praktisk hjælp, personlig pleje, helhedspleje, hjælpemidler, bilsager og boligindretning
• Muligheder for differentierede sagsbehandlingstider særligt ift. hjælpemidler
• Anbefalinger til etablering af datagrundlag i det eksisterende it-system som muliggør at følge sagsbehandlingstiderne og sagsbehandlingen
• Organisering og funktioner i Visitation og Hjælpemidler
• De nuværende sagsbehandlingsfrister og -tider skal sammenlignes med de øvrige nordsjællandske kommuner.

Analysen skal:

• Komme med anbefalinger til, hvordan Visitation og Hjælpemidler fremadrettet kan organiseres, så ressourcerne bliver anvendt så effektivt som muligt med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne særligt ift. hjælpemidler, sikre mere enkle arbejdsgange samt fortsat implementering af ældreloven.
• Pege på mulighed for at omlægge ressourcerne mellem forskellige typer sager, når der er behov for det samt på mulighederne i forhold til brug af tro- og loveerklæringer og potentialerne i øget brug af digitale løsninger
• Pege på løsninger i forhold til at frembringe datagrundlag vedrørende den faktiske sagsbehandlingstid og i hvilket omfang sagsbehandlingen sker hurtigere end de politisk besluttede sagsbehandlingsfrister.
• Komme med anbefaling til evt. anden organisering af sagsbehandlerne. Fx om sagsbehandlerne med fordel kan være organiseret i sammenhæng med eller tættere knyttet til de faste teams i hos leverandørerne af hjemmepleje/helhedspleje.

Tidsplan for analysen

3. juni 2026 – Ældre, Social og Sundhedsudvalget får forelagt kommissorium mhp. godkendelse

4. juni – 20. juni 2026 – Tilbud indhentes (relevante konsulenthuse er adviseret i maj måned)

Ultimo juni 2026 – aftale indgås med konsulentfirma

Primo august 2026 – analysen igangsættes

Ultimo oktober 2026 – analyse afsluttet/ rapport udarbejdet

Primo november/ december 2026 – rapport og anbefalinger bliver forelagt Ældre, Social og Sundhedsudvalget.