Sagsprocedure

Trafik- og Miljøudvalget, Økonomi- og Erhvervsudvalget og Byrådet

Resume

I investeringsplanen for Greve Kommune er der løbende anlægsprojekter, som ikke eksekveres, og derved rykkes ud i årene. Samtidig er der et stigende pres på investeringsplanen, da der er mange nye kapacitetsbehov på bl.a. ældre- og børneområdet samt renoveringsprojekter, som kræver eksekvering. I denne sag fremlægges en model for, hvordan der kan sikres tilstrækkelige ressourcer til eksekvering af et større anlægsprogram i kommunen, som samtidig kan nedjusteres, hvis anlægsbehovet mindskes.

Indstilling

Administrationen indstiller, at ressourcemodellen godkendes. 

Sagsbeskrivelse

Siden 2020 har administrationen eksekveret for i gennemsnit ca. 130 mio. kr. om året i anlægsmidler jf. nedenstående tabel 1. Derved har der i de sidste to budgetår været overførsler på ca. 110 mio. kr. hvert år på anlægsprojekter, som ikke gennemføres (109 mio. kr. fra 2024 til 2025 og 113,6 mio. kr. fra 2025 til 2026). Hvis det ønskes, at der skal eksekveres yderligere anlægsprojekter, er der derfor behov for at afsætte flere ressourcer til administrationen. På nuværende tidspunkt er der en forventet anlægsramme i 2027 og frem på ca. 170 mio. kr.

 Tabel 1. Eksekvering af anlægsmidler i Greve Kommune

Administrationen estimerer, at der på nuværende tidspunkt er afsat ca. fire årsværk til eksekvering af anlægsprojekter på vej og landskabsområdet og ca. syv årsværk til eksekvering af anlægsprojekter på de kommunale bygninger svarende til i alt 11 årsværk. Der er tale om et estimat, da der ikke er nogle medarbejdere, der alene arbejder med anlægsprojekter. Af de 130 mio. kr. som kommunen anvender i anlægsmidler i alt er disse årsværk tilknyttet til de 110 mio. kr. Dertil kommer et ledelsesårsværk og støtte til administration og udvikling/strategi svarende til yderligere 3 årsværk. I alt 14 årsværk fordelt på flere forskellige medarbejdere. 

Lønudgiften til medarbejderne er primært dækket af varige driftsmidler, men der er på nuværende tidspunkt seks årsværk som er dækket af midlertidige driftsmidler som følge af eksekvering af anlægsprojekter forbundet med budgetanalysen for bygningsoptimering og 10 årsplanen for skoler og dagtilbud.

Administrationen foreslår at der fremadrettet sker en opdeling i finansiering af årsværk til anlægsprojekter, i en grundbemanding og en porteføljebemanding.

Grundbemandingen på anlæg vil skulle dække, at der kan eksekveres på den anlægsramme på 70 mio. kr. som er fastsat i den finansielle politik, og som bl.a. vil dække de nødvendige puljer til anlægsprojekter som vedrører vedligehold af veje, udearealer og bygninger (herunder Genopretningspuljen samt Vej- og Landskabspuljen). Inkluderet i grundbemandingen er desuden basisopgaver indenfor anlæg som analyser, møder med brugerne om deres behov, tilstandsvurderinger og lignende. Det anslås, at der er behov for 9 årsværk i grundbemandingen inklusive overhead i form af ledelse, administrativ support og IT, som finansieres af driftsmidler. Derudover indeholder grundbemandingen en leder i området samt en administrativ medarbejder.

Porteføljebemandingen foreslås, at være den bemanding, der afsættes derudover til eksekvering af det vedtagne budget og som derved kan reguleres over tid. Det estimeres, at det medfører medarbejderressourcer svarende til 10% af en anlægssum. Procentdelen er beregnet ud fra et forventet tidsforbrug hos projektledere, samt støttefunktioner (ledelse, IT, udvikling/strategi mv.). For større projekter over 10 mio. kr. vil procentdelen være lavere (fx 5%) mens den for mindre projekter med stor brugerinddragelse vil være højere (ca. 20-25%). Samtidig vil udgiften være højere ved for eksempel foranalyser hvor op til 50% af midlerne skal bruges til projektledelse. Den gennemsnitlige procentdel tager derfor højde for, at projektlederne udfører mange små projekter (projekter under 3 mio. kr.), hvilket har høje transaktionsomkostninger pr. projekt. Det skyldes at opgaven med myndighedsbehandling, udbud, brugerinddragelse mv. er den samme uanset størrelsen af projekter.

Det foreslås desuden, at modellen evalueres frem mod næste budgetforhandlinger i 2028. 

Økonomiske konsekvenser 

Hvis modellen godkendes, indarbejder administrationen procenterne i de konkrete bruttoanlægsforslag fremadrettet. Derudover udarbejder administrationen et forslag til håndtering af de allerede finansierede anlægsprojekter.

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag.