Sagsprocedure

Plan- og Klimaudvalget.

Resume

Plan- og Tryghedsudvalget godkendte den 3. juni 2025 (pkt. 4) en plan for optimering af lokalplanprocessen. Administrationen vender nu tilbage med en status og konkretisering af det videre arbejde.

Indstilling

Administrationen indstiller,

1. at status og konkretisering af det videre arbejde tages til efterretning, og
2. at det beskrevne fokus for det videre arbejde med optimering af lokalplanprocessen godkendes.

Sagsbeskrivelse

Plan- og Tryghedsudvalget protokollerede på mødet den 4. februar 2025 (pkt. 2):

"Udvalget ønsker, at administrationen vender tilbage med plan for, hvordan der kan optimeres på processen for udarbejdelse af lokalplaner, med fokus på, at det sikres, at der ikke er dobbeltarbejde fx i forhold til arbejdet med byggesagsbehandling. Det skal sikres at hovedfokus er på lokalplanens formål, der skal danne rammen for den efterfølgende byggesagsbehandling. For at sikre fremdrift, er ønsket, at ansøger tilbydes at deltage i alle møder i forbindelse med udarbejdelse af lokalplanen, herunder også de møder, der normalt tænkes som interne. Udvalget beder administrationen om at inddrage erfaringer fra andre kommuner i arbejdet med at optimere sagsgange og procedurer."

På baggrund af denne sag fremlagde administrationen for Plan- og Tryghedsudvalget den 3. juni 2025 (pkt. 4) forslag til tre indsatser for at undersøge, hvordan der kan optimeres på lokalplanprocessen. Indsatserne omfattede:

1. Interview af bygherrer/udviklere
2. Interview med andre kommuner
3. Gennemgang af produkt-leveranceliste til bygherre/udvikler og andre ændringer

Fokus for det videre arbejde med optimering af lokalplanprocessen

Administrationen er i gang med at gennemgå og opdatere kommunens lokalplanprocedure og -skabeloner, herunder også produkt-leverancelisten til bygherre/udvikler, som administrationen anvender som guide til at sikre ensartethed i lokalplanprocessen. Nedenfor beskrives det fokus, administrationen foreslår at lægge for det videre arbejde på baggrund af ovenstående gennemgang, hvor konklusionerne fra de gennemførte interviews er beskrevet i Bilag 1, samt det, som administrationen peger på som de væsentligste udviklingsmuligheder, er beskrevet i Bilag 2.

Forventningsafstemning

Lokalplanprocessen tilrettelægges på baggrund af et mere præcist aftalegrundlag mellem udvikler og administration. Aftalen vil blandt andet omfatte en tydelig beskrivelse af mindstekrav, herunder teknisk bistand, en klar rolle- og ansvarsfordeling samt en bedre afklaring af lokalplanens væsentligste principper og indhold.

Fremdrift via dialog og afklaring

Lokalplanprocessen styres mere aktivt frem mod et lokalplanforslag gennem en tættere dialog og løbende forventningsafstemning mellem administrationen, udvikler og udvalget. Afhængigt af lokalplanens karakter og kompleksitet kan dette indebære faste møder mellem administrationen og udvikler for at sikre kontinuerlig fremdrift og rettidig afklaring. Det kan også betyde, at udvalget inddrages tidligere og mere løbende, f.eks. ved at udvalget træffer go/no-go-beslutninger undervejs. Dette kan være relevant, hvis der opstår forhold, som udvalget ikke tidligere har taget stilling til, eller hvor en politisk beslutning er nødvendig for effektivt at komme videre med arbejdet. Hvis udvikler ikke prioriterer arbejdet, kan administrationen beslutte at sætte lokalplanarbejdet på pause.

Sammenhæng i processen

Ved større projekter udarbejdes en kort projektbeskrivelse, når det findes relevant, med henblik på at sikre rettidig inddragelse af relevante medarbejdere samt kortlægning af væsentlige interessenter og eventuelle risici. Yderligere tilstræbes det, at de samme medarbejdere følger sagen gennem både lokalplanlægningen og den efterfølgende myndighedsbehandling. Herudover arbejdes der mere målrettet med en klar og struktureret overdragelse fra lokalplanlægning til myndighedsbehandling for at undgå uoverensstemmelser og sikre bedre sammenhæng og kvalitet i det samlede sagsforløb. Denne fremgangsmåde er i overvejende i overensstemmelse med den eksisterende, men der kan arbejdes mere fokuseret med samarbejde og procesplanlægning.

Mulighed for at forkorte lokalplanprocessen

I det videre arbejde vil administrationen overveje, hvordan og i hvilket omfang lokalplanprocessen kan forkortes. Dette kan f.eks. ske gennem en mere komprimeret administrativ proces med kortere interne høringer hvor det er muligt, eller ved delegation af beslutningskompetence til administrationen ved lokalplanforslag, hvor der ikke indgives høringssvar. Derudover kan en tydeligere forventningsafstemning med udvikler bidrage til at forkorte processen.

Opfølgning

Administrationen vil på baggrund af ovenstående forsætte med at opdatere interne lokalplanprocedure og -skabeloner, herunder også produkt-leverancelisten til bygherre/udvikler. Yderligere vil administrationen udarbejde en bygherrevejledning for lokalplanlægning, der særligt vil fokusere på forventningsafstemning, fremdrift og dialog. 

Lovgrundlag

Planloven.

Økonomiske konsekvenser 

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser for Greve Kommune.

Øvrige konsekvenser

Arbejdet gennemføres inden for eksisterende rammer. På kort sigt vil der være behov for at dedikere ressourcer til opgaven, men på længere sigt forventes ændringerne implementeret i den daglige drift og optimere og forbedre processen.

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag.

Tidsplan

Arbejdet med optimering af processerne er igangsat og implementeres løbende. Administrationen vil forventelig fremlægge forslag til selve bygherrevejledningen medio 2027.

Øvrige forhold

Faglig koordinator for Plan, Mathilde Lo Sørensen, deltager på mødet.