På udvalgsmøde den 4. februar 2025 behandlede udvalget et initiativretsforslag fra Claus Houden (V) om at forvaltningen skulle undersøge muligheden for at afprøve AI-løsningen Roboref til notat- og referatskrivning i en forsøgsperiode.  

Med denne sag får udvalget en orientering om forvaltningens afprøvning af Roboref.

Afprøvning af Roboref i Beskæftigelses- og Socialforvaltningen

Hjemmel til anvendelse af AI

Siden initiativretsforslaget har kommunerne med beskæftigelsesreformen fået hjemmel til at anvende AI i dele af beskæftigelsesindsatsen. AI-løsninger kan anvendes til at understøtte sagsbehandlingen – fx ved at samkøre personoplysninger eller til referatskrivning. AI-løsninger må ikke anvendes til at træffe myndighedsbeslutninger. 

Hjemlen til at anvende AI gælder alene beskæftigelsesloven. Det betyder, at eksempelvis Roboref kun kan bruges til referatskrivning af samtaler med borgere, der vedrører deres beskæftigelsessituation. Roboref – eller en hvilken som helst anden AI-løsning – må ikke anvendes til samtaler efter serviceloven eller integrationsloven eller til samtaler, der vedrører borgernes forsørgelsesydelse (aktivloven).

Forvaltningen ved på nuværende tidspunkt ikke, hvorvidt Folketinget og ny regering planlægger at udstede en lignende hjemmel på social-, integrations- og ydelsesområderne. Mulige effektiviseringsgevinster ved implementering af Roboref afhænger heraf og vil indgå i det tværgående effektiviseringsprojekt Fremtidens Administration. 

Om Roboref

Roboref er en AI-løsning, der er udviklet i et samarbejde mellem Droids Agency og Roskilde Kommune. Roboref bruges til at transskribere, tage notater og skrive referater fra både fysiske og onlinemøder. Løsningen kan benyttes på både smartphones, tablets og PC. 

Status på afprøvningen af Roboref

Roboref blev afprøvet til referatskrivning på en række interne administrative møder i forvaltningen i foråret 2025 i regi af Fremtidens Administration. Formålet var primært at afprøve de tekniske funktionaliteter i løsningen. Den indledende afprøvning viste potentiale, hvorfor forvaltningen besluttede at gå videre med en større afprøvning i en række fiktive borgersamtaler i en beskæftigelsesafdeling. Også her har løsningen vist positive takter. Inden afprøvning på rigtige samtaler med borgere skal forvaltningen sikre, at IT-sikkerhedsvurderingen af løsningen er på plads. Denne vurdering pågår fortsat. 

Umiddelbare resultater af afprøvningen af Roboref 

De indledende erfaringer viser, at Roboref til referatskrivning af møder og samtaler har et potentiale. Roboref kan bidrage til at hjælpe flere borgere i uddannelse og job ved at skabe mere nærvær i samtalen med borgeren, øge kvalitet, ensartethed og retssikkerhed i dokumentationen samt reducere den tid, medarbejdere bruger på referatskrivning. Der er dog også et par opmærksomheder inden udrulning. Anvendelse af AI-løsning til referatskrivning kan gøre mødet mere ”låst”, fordi man i højere grad skal følge dagsordenen (skabelonen) for mødet, og ved sårbare eller svære samtaler kan nogle borgere blive påvirket af, at samtalen bliver optaget. Her kan man selvfølgelig gøre en undtagelse fra at bruge Roboref, hvis rådgiveren vurderer det hensigtsmæssigt. Herudover forudsætter implementering af Roboref og AI generelt, at der investeres tid og ressourcer i at lære at bruge det. -Og ikke mindst, at organisationen modnes i at bruge AI klogt som et greb i at lykkes med at få borgere i uddannelse og job. 

Videre proces

Hvis Roboref sikkerhedsgodkendes, og det efter afprøvningen besluttes at implementere Roboref, vil løsningen formentlig kunne udrulles i løbet af 6-9 måneder på de områder i forvaltningen, hvor der er lovhjemmel.