Orientering om ophør af referater fra borgermøder som følge af administrative besparelser

Besparelserne på administrationen i byrådets budget for 2026-2029 har betydet, at afdelingen Byudvikling under Center for By og Bæredygtighed har færre personaleressourcer til rådighed. Det medfører, at visse opgaver ikke længere kan prioriteres inden for den nuværende ramme. Én af de opgaver, der bortfalder, er udarbejdelse af referater fra borgermøder.

Udarbejdelse af referater fra borgermøder er ressourcekrævende, idet det både forudsætter ekstra bemanding i forbindelse med selve afholdelsen af mødet og efterfølgende administrativ tid til bearbejdning og kvalitetssikring af referatet.

Udfordringer ved nuværende praksis og anbefaling om alternativ

Administrationen vurderer, at referater fra borgermøder kan give anledning til uklarhed i forhold til, om alle synspunkter og nuancer er tilstrækkeligt gengivet i den videre sagsbehandling. Det kan således være vanskeligt at sikre en fuldstændig og præcis formidling af de fremførte bemærkninger i referatform. På den baggrund anbefales det, at borgere indsender høringssvar, idet disse indgår som klare og entydige bidrag til sagens behandling. Tidligere er referaterne blevet vedhæftet de politiske sager, men det er administrationens oplevelse, at det kan skabe uklarhed for borgerne om deres anvendelse og status, herunder i forhold til, om de indgår som grundlag for beslutninger.

Administrationen vil ved borgermøderne tydeliggøre, at der ikke føres referat, og at input til planerne skal indsendes som høringssvar. Dette sikrer en tydelig, gennemsigtig og formelt korrekt behandling af input i den videre planproces.

Fremtidige muligheder

Administrationen vil fremadrettet, i takt med den generelle udvikling på området, overveje mulighederne for anvendelse af AI-baseret referatunderstøttelse, men der lægges ikke op til implementering på nuværende tidspunkt.

Deltagere fra administrationen

Desuden tilpasses antallet af deltagere fra administrationen til det enkelte borgermøde. Dette vil bero på en konkret vurdering i forhold til sagens kompleksitet og bevågenhed blandt borgerne.

Det er ikke et lovkrav, at der udarbejdes referater fra borgermøder. En lang række andre kommuner udarbejder ligeledes ikke referater af borgermøder, herunder kommuner som Næstved, Herlev og København.