Med denne sag orienteres Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen om, at Hillerød Kommune som opfølgning på økonomiaftalen fra 2026 indgår i samarbejde med de øvrige kommuner i Region Hovedstaden inklusive Solrød Kommune og eksklusive Københavns Kommune om etablering af en fælles it-serviceorganisation i et fælles selskab. Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen forelægges senere i projektet en fælles sag med beslutning om selskabsform og oplæg til opgavesnit mellem selskab og ejerkommuner. Med denne sag lægges der op til, at økonomien til transitionsprogrammet for etablering af it-serviceorganisationen godkendes.

Problemstilling

Økonomiaftalen mellem regeringen og kommunerne for 2026 (ØA26)

Det er i ØA26 aftalt, at ”kommunerne senest d. 1. januar 2027 vil etablere sig i nye, tværkommunale samarbejder i form af 4-5 kommunale it-serviceorganisationer med geografisk udgangspunkt i de fire regioner. De nye IT-serviceorganisationer oprettes som kommunale enheder og vil inden udgangen af 2027 overtage kommunernes drift af server- og netværksinfrastruktur.” I aftalen fremgår det, at formålet med samlingen af IT-driftsopgaverne bl.a. er at øge cybersikkerheden i kommunerne. Desuden er det formålet at understøtte muligheden for at rekruttere og fastholde it-specialister, som for flere kommuner er tiltagende svært. Opgaven, der skal løses af IT-serviceorganisationen, er i første omgang afgrænset til server og netværk. Der er i økonomiaftalen en hensigt om at udvide samarbejdet til også at inkludere slutbruger-it og brugerstyring frem mod 2030, men det er ikke afklaret, hvordan eller hvornår dette vil ske.

Løsning

Samarbejde om etablering af en it-serviceorganisation

I Region Hovedstaden arbejder kommunerne på, at der kan etableres en it-serviceorganisation for de 29 kommuner (Region Hovedstaden inklusive Solrød Kommune og eksklusive Københavns Kommune) under navnet IT29. Der indgås et samarbejde mellem kommunerne i IT29 om at kunne danne en fælles it-serviceorganisation. Organisationen skal levere server- og netværksdrift. Det konkrete opgavesnit og ydelserne skal afklares og besluttes i det videre forløb.

I det videre forløb vil det også blive afklaret under hvilken selskabskonstruktion it-serviceorganisationen skal dannes. Poul Schmith advokaterne (Kammeradvokaten) har peget på to mulige konstruktioner – enten et A/S eller et I/S (§60-selskab). Kommunalbestyrelsen i hver kommune vil blive fremlagt en fælles indstilling fra IT29 om selskabsdannelse. Indstillingen vil ske på baggrund af en grundig afklaring af fordele og ulemper ved de mulige konstruktioner.

Transitionsprogram og tidshorisont

Frem mod etableringen af it-serviceorganisationen vil samarbejdet være organiseret i et fælles transitionsprogram, der skal skabe rammerne og afklare indholdet i den it-serviceorganisation, der skal etableres. Som det fremgår af ØA26, så skal it-serviceorganisationerne være etableret 1. januar 2027 og herefter overtage driften inden udgangen af 2027. I overgangsperioden vil der være fokus på sikker drift samt robust, forudsigelig og gennemsigtig økonomi.

Økonomi

Det er indstillingen fra kommunaldirektørerne i IT29, at der afsættes i alt 3 mio. kr. i hhv. 2026 og 2027 til transitionsprogrammet. Beløbet er vurderet på baggrund af de øvrige regionernes arbejde og budget. Fordelingen af udgifter sker efter indbyggertal til de enkelte kommuner i IT29. For Hillerød Kommune betyder det et bidrag på 127.299 kr. årligt. Hver kommune forventes derudover at bidrage med medarbejdere til transitionsprogrammet. Der lægges med denne sag op til en godkendelse af økonomien for transitionsprogrammet. Økonomien kan desuden variere mellem kommunerne. Samtidig må der forventes både potentielle stordriftsfordele og øgede udgifter som følge af stigende krav til særligt cybersikkerhed. Der vil komme yderligere omkostninger til etableringen af IT29 samarbejdet. Omfanget af disse omkostninger er endnu ikke estimerede.

Videre proces

Alle kommunalbestyrelser i IT29 forelægges denne sag til godkendelse. Herefter igangsættes aktiviteterne i transitionsprogrammet. Kommunalbestyrelserne i IT29 vil senere få forelagt en sag om godkendelse af selskabsform, så selskabet kan etableres herefter.