Administrationen forstår behovet således, at det skal medvirke til at gøre dagsordener og dagsordenspunkter så let forståelige som muligt.

I den sammenhæng kan både opsætning og indholdet, herunder krav til sproget, medvirke til at hjælpe læseren på vej.

1. Dagsordensskabelon og opdatering:
Dagsordener publiceres til First Agenda og til hjemmesiden via Acadre.

Ny version af Acadre udrulles primo maj måned, hvorfor der er behov for at udarbejde en ny skabelon til dagsordener.

Den nye skabelon er udarbejdet med respekt for Økonomi- og Erhvervsudvalgets drøftelse, så den kun omfatter overordnede ændringer i indhold og overskrifter men derimod ikke ændringer ift. den indholdsmæssige del.

Punkterne ”Øvrige deltagere” og ”Sagens forløb” er derfor indsat øverst i dagsordenspunktet fremadrettet, så det er nemt at skabe sig et overblik over sagens gang, og så det fremgår tydeligt, om udvalget kan forvente, at teksten uddybes på selve mødet.

Byrådet og udvalgene vil derfor allerede i løbet af maj måned opleve, at dagsordenerne har et lidt ændret udseende.

2. Udarbejdelse af dagsordener og indhold:
Dagsordenspunkter udarbejdes med udgangspunkt i vejledningen ”Bedre dagsordener – sådan gør du”.

Udover de overordnede rammer for overskrifter og indhold under de enkelte overskrifter, indeholder vejledningen anbefalinger til sprog og opsætning, så indholdet bliver så let forståeligt som muligt.

Der er en tendens til, at nogle dagsordenspunkter bliver ret lange og komplekse og i et kompliceret sprog, hvorfor der nok kan være behov for at minde sagsbehandlere om, at de skal skele til vejledningen, når de udarbejder dagsordenspunkter til forelæggelse for Byråd og udvalg.

Med bemærkningerne fra Økonomi- og Erhvervsudvalget kan det tyde på, at der er behov for at skærpe opmærksomheden på vejledningen til udarbejdelse af dagsordener.

Dette kan ske uafhængigt af, om der fastlægges en ny overordnet skabelon for dagsordenspunkterne og/eller ændrede rammer for det faglige indhold.

3. Videre proces for arbejdet med letforståelige dagsordener:
Der er umiddelbart 2 temaer, som på baggrund af Økonomi- og Erhvervsudvalgets anmodning kan være relevant at drøfte:

a)     Dagsordensskabelonens opbygning

b)     Sagsindhold og sagens fremlæggelse

Ad a:
På mødet den 20. april 2026 blev foreslået, at indstillingen flyttes op i skabelonen, så læseren har indstillingen for øje ved læsning af hele sagen.

Det vil være naturligt at fagudvalgenes indstillinger følger i umiddelbar forlængelse af administrationens indstilling, så læseren også har fagudvalgets indstilling for øje.

Et forslag til rækkefølgende på den baggrund er følgende:

• Indledning
• Indstilling
• Beslutninger XX-udvalget
• Sagsfremstilling
   

Dette leder hen til, at der ligeledes potentielt skal træffes en beslutning om placeringen for en fornyet indstilling fra administrationen på baggrund af en supplerende sagsfremstilling.

En supplerende sagsfremstilling vil altid naturligt blive placeret efter den allerede eksisterende dagsorden. Vi kan således ikke rette i en allerede forelagt dagsorden, og det kan derfor virke forstyrrende og misvisende, hvis en supplerende sagsfremstilling rykkes opad i teksten. For at gøre læsningen lettest muligt for læseren, foreslås det derfor, at en supplerende sagsfremstilling altid ledsages af et indstillingspunkt, så det herefter fremgår klart, hvad den supplerende sagsfremstilling efter administrationens opfattelse giver anledning til. En indstilling på baggrund heraf kan sagtens være en gentagelse af en tidligere indstilling.

Derudover kan der være forskellige prioritering af, hvilken baggrundsinformation, som er vigtig for læserens forståelse af sagens indhold, men som er nødvendig information for sagen, fx følgende punkter:

• Retsgrundlag
• Relation for vision og tværgående politikker
• Økonomi/Personaleforhold
• Kommunikation/Høring/Borgerinddragelse

På baggrund af Byrådets drøftelser på Strategiseminar 2026 er det formentlig værd at overveje, hvilken position overskriften ”Relation for vision og tværgående politikker” samt indholdet af afsnittet skal have.

Ad b:
Som det fremgår af vejledningen, er indledningen tiltænkt at give et overblik over sagens ramme. P.t. anvendes den til at informere om sagens procesmæssige baggrund men uden at indeholde en faglig beskrivelse af sagen.

Det er selvsagt muligt at anvende indledningsafsnittet til også at indeholde en kort faglig indgang til sagen. Da dette vil være en anden arbejdsgang end den nuværende, vil det formentlig betyde et større tidsforbrug for sagsbehandleren til at udarbejde sagen eller det særskilte afsnit. Det kan være en vanskelig øvelse at lave et kort resume af sagen til indledningsafsnittet, så man får en kortfattet men retvisende beskrivelse af hele sagen og dens indhold.