Kompetence

Familie-, Børne- og Uddannelsesudvalget.

Beslutningstema

Konsulent firmaet Riedl og Co. har udarbejdet en analyse (2024) af driften og styringen af børne- og ungeområdet i forbindelse med indkøb af sociale ydelser fra interne og eksterne tilbud. Baggrunden for analysen er, at der i Center for Børn og Unge ses et behov for at skabe mere gennemsigtighed i anvendelsen af ressourcer, så der er bedre mulighed for at sammenligne indkøb af ydelser, forhandle pris og indgå kontrakter med fokus på effekt og målopfyldelse. Målet er også, at det skal bidrage til at optimere kapaciteten, så der skabes bæredygtige interne tilbud, bedre flow i sagerne og at indsatser kan iværksættes hurtigt i tråd med Barnets lov. Familie-, Børne- og Uddannelsesudvalget orienteres om status på dette arbejde.

Indstilling

Chefen for Børn og Unge indstiller,

1. at Familie-, Børne- og Uddannelsesudvalget orienteres om status på arbejdet med at optimere indkøb og styringen af ydelser og indsatser på børne- og ungeområdet.

Sagens indhold

I Center for Børn og Unge er der et stærkt vedvarende fokus på at sikre høj kvalitet og bæredygtighed i indsatserne for børn, unge og deres familier. Det indebærer hurtig iværksættelse af indsatser i tråd med Barnets lov samt en effektiv anvendelse af ressourcerne. Der har derfor været behov for større gennemsigtighed i ressourceforbruget og mulighed for at sammenligne interne og eksterne tilbud med henblik på at sikre sammenhæng mellem kvalitet, pris og effekt.

Riedl&Co har i perioden fra december 2023 til maj 2024 gennemført en analyse af praksis i Børn og Unge, herunder driften og styringen på børne- og ungeområdet. Den afsluttende rapport er vedlagt som bilag til sagen. Analysen har haft sit særlige fokus på interaktionen mellem afdeling Trivsel og Udvikling (udfører) og afdeling Børn og Familie (myndighed), med fokus på interne tilbud og samarbejdet med eksterne leverandører. Analysen indeholder således en afdækning af, hvilke procedurer og ledelsesmæssige redskaber der primært anvendes, ligesom der gives anbefalinger til, hvordan området kan optimeres, driftes og styres både ift. den faglige kvalitet af tilbuddene, indkøb, kontrakt- og økonomistyring. Det daværende Socialudvalg er præsenteret for analysen ved udvalgsmøde den 15. maj 2025.

Interne tilbud
Slagelse Kommune driver fire familiehuse. Familiehusene er lokaliseret i henholdsvis Slagelse, Skælskør og Korsør og et småbørnshus for 0-3-årige og deres familier i Slagelse. Derudover har kommunen Børne- og Ungehjemmet Havrebjerg, i Havrebjerg nord for Slagelse. Tilbuddene er forankret i Trivsel og Udvikling og visitation til interne tilbud sker gennem myndighedsområdet i Børn og Familie.

Eksterne tilbud
Eksterne leverandører anvendes, når børne- og ungerådgiveren, ansat i Børn og Familie, vurderer behov for indsatser, der ikke kan leveres internt, fx ved specialiserede kompetencer til komplekse problemstillinger eller manglende intern kapacitet.

Analysens fund og anbefalinger

Interne tilbud

• Samarbejdsaftale og styrket samarbejdsmodel
  Der vurderes behov for tydeligere forventningsafstemning mellem myndighed og interne tilbud gennem en samarbejdsaftale der beskriver fælles procedurer for bl.a. samarbejde, visitation mv.

• Ydelsesbeskrivelser
  Det anbefales at der udarbejdes konkrete ydelsesbeskrivelser, da der mangler klarhed om indholdet i interne ydelser har medført eksterne køb.

• Kapacitetsstyring
  Den tidligere enhedsmodel skabte ikke gennemsigtighed. Det anbefales at der udvikles et nyt kapacitetsstyringsredskab baseret på reelt tidsforbrug.

• Registreringspraksis og controlling
  Der er konstateret fejlregistreringer i fagsystemet DUBU (Digitalisering - Udsatte Børn og Unge), som påvirker det økonomiske overblik. Det anbefales at optimere registreringspraksis og øge controlling.

Eksterne tilbud

• Kontraktskabeloner og leverandørliste
  Kontrakter har hidtil været vanskelige at sammenligne. Det anbefales at benytte standard kontraktskabeloner baseret på KL’s standarder og rammeaftalen i Region Sjælland. 

• Prisstruktur
  Der mangler gennemsigtighed i leverandørernes tidsforbrug. Det anbefales at kræve prisoplysninger baseret på ATA-tid (den reelle tid som borgerne får ansigt-til-ansigt med fx deres familiebehandler eller kontaktperson).

Status på optimering af drift og styring

Interne tilbud

• Samarbejdsaftale og styrket samarbejdsmodel
  Der er udarbejdet en samarbejdsaftale, i marts 2025, mellem Trivsel og Udvikling og Børn og Familie. Samarbejdsaftalen beskriver fælles procedurer for bl.a. samarbejde, visitation, opstart, levering, opgørelse af tid, afslutning, budgetopfølgning mv. Samarbejdsaftalen har nu eksisteret i et års tid og der skal tages stilling til om aftalen skal revideres i fællesskab mellem Børn og Familie og Trivsel og Udvikling.
  

• Ydelsesbeskrivelser
  I marts 2025 er der udarbejdet en samlet tilbudsvifte, der grundigt beskriver alle støttende indsatser som tilbydes i familiehusene. Tilbudsviften er tilgængelig på Slagelse Kommunes intranet for alle ansatte Trivsel og Udvikling. Ydermere er tilbudsviften sendt ud til alle medarbejdere i Børn og Familie. Der arbejdes på at tilbudsviften også lægges tilgængeligt på intranettet for alle ansatte i Børn og Familie.
  
  Der er blevet bygget en hjemmeside til Børne- og Ungehjemmet Havrebjerg (havrebjerg.slagelse.dk), der giver et detaljeret overblik over og indblik i hvad Børne- og Ungehjemmet Havrebjerg er og kan tilbyde. Beskrivelserne på hjemmesiden er målrettet børn og unge og er derfor skrevet i et letforståeligt sprog.
  Der vil blive igangsat en proces med udarbejdelse af en kort- og en langsigtet strategiplan for Børne- og Ungehjemmet Havrebjerg. Strategiplanen skal både indeholde nærmere detaljerede beskrivelser af pædagogiske og psykologiske tilgange, arbejdsgange, værdigrundlag og en økonomisk strategi med henblik på bæredygtig ressourceanvendelse. 

  
  

• Kapacitetsstyring
  Der er udarbejdet et kapacitetsstyringsredskab (herefter kapacitetsark), der er sat i anvendelse fra januar 2025. Kapacitetsarket baseres på en udregning af reelt tidsforbrug. Kapacitetsarket tydeliggør et detaljeret timeforbrug, der giver et bedre ledelsesoverblik og dermed også en bedre styring af kapacitet og ressourceanvendelse på området. Kapacitetsarket bidrager til at synliggøre ressourceanvendelse med henblik på at øge den interne kapacitet og samtidig muliggør mere præcise prisberegninger.
  Kapacitetsarket anvendes som styringsværktøj i det daglige ledelsesrum og giver et overordnet blik for mere detaljeret ressourceanvendelse fordelt på de 4 familiehuse. Kapacitetsarket har sine styrker i form af overblik og beregning af ressourcer, men også sine svagheder i form af, at det er et stort og komplekst ark, hvor selv den mindste fejltastning får betydning for den samlede beregning. Det skal vurderes om kapacitetsarket skal revideres og forsøges forsimplet en smule for bedre og mere brugervenlig anvendelse.

• Registreringspraksis og controlling
  Der er foregået en proces med forenkling af ydelseskataloget (udvalget af indsatser der kan oprettes i fagsystemet DUBU) på Børn og Familie-området i perioden 3. kvartal 2024 til 1. kvartal 2026. Ydelseskataloget er betegnelsen for det udvalg af tekniske indsatser i fagsystemet, som børne- og ungerådgiverne har mulighed for at oprette på den konkrete borgersag.
  Forenklingen af Ydelseskataloget har haft til formål at optimere og forsimple arbejdsgange med hensyn til oprettelse og registrering af indsatser i fagsystemet samt at skabe mere valid ledelsesinformation på området. Processen er i sin afsluttende fase og forventes afsluttet 1. april 2026. Der foretages kontrol i 2. kvartal for at sikre korrekt anvendelse af det slankede Ydelseskatalog. 
  Som led i kvartalsvise sagsgennemgange foretager de faglige koordinatorer, der er tilknyttet hvert team under Børn og Familie den løbende controlling afregistreringspraksis. Derudover udføres der løbende stikprøvekontroller i fagsystemet af superbruger/dataansvarlig fra Børne- og Ungesekretariatet.
  
  Alle henvisninger/sager til opstart af indsats i Familiehusene via DUBU, registreres også i fagsystemet Sofus (Socialfaglige Udviklingssystemer), som er det fagsystem der anvendes i Trivsel og Udvikling. Sofus giver et overblik over aktive/lukkede sager samt et overblik over sagslængde. Der sker ligeledes løbende faglig og økonomisk ledelsesmæssig controlling i Sofus.
  
  På grund af uoverensstemmelser i data imellem DUBU og Sofus ønsker Børn og Familie og Trivsel og Udvikling mere fokus på sammenligning af data på tværs af de to fagsystemer for sikre bedre overensstemmelser i data.

Eksterne tilbud

• Kontraktskabeloner, leverandørliste og prisstruktur 
  

  Arbejdet med udarbejdelse og implementering af standardkontrakter, baseret på KL’s standarder og rammeaftalen i Region Sjælland, i forhold til støttende indsatser, er endnu ikke igangsat i Børn og Familie.
  På anbringelsesområdet bruger Børn og Familie udelukkende KL's standardkonktrakter i forbindelse med kontrakter vedrørende anbringelser på Børne- og Ungehjem.
  
  Der er endnu ikke etableret en systematik for eksternkøb. Der er en ambition om at anvende standardkontrakter på alle områder, men det kræver ekstra ressourcer.
  I løbet af 2026 vil Børn og Familie udarbejde kontraktskabeloner der baserer sig på KL’s standarder og rammeaftalen i Region Sjælland. Der skal etableres en systematik for indkøb af eksterne indsatser og der er en ambition om at anvende standardkontrakter på alle områder. I de nye standardkonktrakter vil der være krav om prisoplysninger baseret på ATA-tid (ansigt-til-ansigt), så kontrakterne også kan bruges til sammenligning med interne tilbud i kommunen.

Retligt grundlag

Barnets Lov §§ 28-32 samt §§ 104-105 hvori det fremgår, at Kommunalbestyrelsen skal tilbyde rådgivning samt tidligt forebyggende indsatser og støttende indsatser til børn, unge og familier.

I Social- og Boligstyrelsens håndbog om barnets lov fremgår det yderligere, at det er et centralt element i barnets lov, at barnet/den unge og familien tilbydes den rette hjælp så hurtigt som muligt. Af samme årsag er der ændret på flere proceskrav, blandt andet at støttende indsatser kan iværksættes allerede på baggrund af en afdækning og ikke nødvendigvis kræver en børnefaglig undersøgelse.

Økonomiske og personalemæssige konsekvenser

Ingen bemærkninger.

Tværgående konsekvenser

Sagen har en sammenhæng til kommunens indkøbspolitik, som blandt andet har fokus på at sætte indkøb ind i en mere bæredygtig retning, at tænke indkøb ind i kerneforretningen som et fælles ansvar og dermed skabe mere værdi for pengene.

Sagens videre forløb

Familie-, Børne- og Uddannelsesudvalget vil blive orienteret igen, om arbejdet med at optimere driften og styringen på børne- og ungeområdet, i foråret 2027.