Der har gennem flere år været en opadgående trend i det tidsforbrug, som i kommunens administration bruges på politisk betjening af de enkelte grupper og af de politiske udvalg.

Der har været flere drøftelser og politiske tilkendegivelser af, at der bør være opmærksomhed på at tilpasse det politiske ”træk” på administrationen, bl.a. i forbindelse med forskellige besparelser i budgetterne. I budgettet for 2020 blev der vedtaget reduktioner for 7 mio. kr. på administrative medarbejdere, 3,5 mio. kr. i 2022 og 12,5 mio. kr. i 2023, mens der i 2021 gennemførtes en reduktion med 4 mio. kr. i ekstern konsulentbistand. I alt altså 27 mio. kr. i administration og konsulenter over de 4 budgetforlig.

Oplevelsen i organisationen er, at de hensigtserklæringer, der har ledsaget reduktionerne, har haft en begrænset effekt på ressourcetrækket på administrationen. Kommunalbestyrelsen i Hørsholm har traditionelt haft ret vide muligheder for administrativ betjening, og de muligheder er blevet fyldt godt ud.

Dette er der ikke noget galt i, men det rejser – i sammenhæng med besparelserne på administrationen – spørgsmålet om, hvordan det sikres, at administrationen også har tid til at tage sig af andre opgaver. Opgaver som er vigtige for at drifte, vedligeholde og udvikle organisationen – herunder at understøtte de politiske udvalg med gode sager og gode processer.

Fra 1. januar 2026 har ressourcetrækket fået yderligere et nøk opad, bl.a. fordi der efter valget er 9 partier repræsenteret i kommunalbestyrelsen, mod 7 før valget – heraf 6 partier med kun én repræsentant.

Det er kommunaldirektørens vurdering, at kommunalbestyrelsen bør forholde sig til situationen og træffe en af følgende 2 beslutninger, eller evt. en kombination:

1)     At tilføre flere ressourcer til administrationen, så den øgede efterspørgsel kan imødekommes.

2)     At tilpasse serviceniveauet for kommunalbestyrelsens enkeltmedlemmer og udvalg så det i højere grad er i overensstemmelse med de til rådighed værende ressourcer

Hvilke rammer sætter lovgivningen?

Styrelsesloven har som helt overvejende princip, at flertallet bestemmer, hvad administrationen skal lave. Herudover har enkeltmedlemmer nogle lovfæstede rettigheder i form af sagsindsigt og initiativretten. Ud over de lovfæstede rettigheder har kommunalbestyrelsen ret til at fastsætte et serviceniveau for administrationens betjening af kommunalbestyrelsens medlemmer. Dette serviceniveau skal være ens for alle. For mere herom, se bilag 1.

Hvad gælder i andre kommuner?

Som forberedelse af denne sag, er der sendt et spørgeskema med 12 spørgsmål ud til alle kommuner i regionen, ekskl. København. Heraf har 20 svaret, og svarene er gengivet i det vedlagte bilag 2. Spørgeskemaet er lagt lidt bredt an, så det både svarer på forhold om mødeafviklingen i kommunalbestyrelsen, brugen af meddelelsespunkter i fagudvalgene og serviceniveau mht. almindelige spørgsmål og budgetnotater.

Som det fremgår af bilag 2, er der en forholdsvis stor variation i, hvordan tingene tilrettelægges i de enkelte kommuner, og selv om Hørsholm Kommunes serviceniveau ligger i den høje ende, er der flere andre kommuner, som har et lignende serviceniveau.

Forslag til nyt serviceniveau

Siden udfordringerne med ressourceforbruget blev italesat, har der været en bevægelse hen mod en større selvjustits blandt de politiske partier/lister, selv om det er svært at opnå en nogenlunde fælles forståelse af, hvad der er retfærdigt og ret og rimeligt i forhold til at understøtte de demokratiske processer.

For at fastholde en positiv bevægelse hen mod en balance mellem udbud og efterspørgsel foreslås det, at et nyt serviceniveau formuleres, så det stadig indeholder en fleksibilitet.

KB-spørgsmål

Det foreslås, at administrationen bemyndiges til at svare kortfattet og inden for eksisterende viden og mere konsekvent at afvise at give længere svar og svar på opfølgende spørgsmål. Som alternativ kan henvises til at stille initiativretsforslag eller at få en mundtlig redegørelse på et møde med administrationen.

I forhold til antallet af spørgsmål foreslås det, at der indføres en kvartalsvis afrapportering til Økonomiudvalget af omfanget af spørgsmål fra enkeltmedlemmer, samt at administrationen arbejder videre med at etablere en web-baseret spørgsmål-svar løsning, hvor kommunalbestyrelsens medlemmer løbende kan følge med i stillede spørgsmål og svar.  Hvis omfanget af spørgsmål efter en indfasning på 6 måneder fortsat ligger på et højere niveau, end der er ressourcer til at løfte, vil administrationen fremlægge en sag, hvor der indstilles en fast overgrænse for antal og omfang af spørgsmål.

Bestilling af budgetønsker og baggrundsnotater

Det foreslås, at ØKU fremlægger en liste med budgetbestillinger, når tidsfristen for bestillinger er udløbet, og at det anføres, om der er behov for at reducere i bestillingerne. Herefter vil det i første omgang være op til selvjustits blandt forslagsstillerne, og endelig kan det i sidste instans være Økonomiudvalget, der træffer beslutning om, hvilke bestillinger der effektueres.

Opmærksomhed om fagudvalgenes bestillinger

Der ligger et betydeligt ressourcetræk i de bestillinger, der afgives i fagudvalgene, og der ligger derfor en opgave hos udvalgsformanden og medlemmerne af udvalget i at være opmærksom på, om der er en rimelig sammenhæng mellem ressourceforbrug og udbytte i de bestillinger, udvalget afgiver. For at hjælpe med denne vurdering foreslås det, at der følges op på bestillinger i udvalgene på en struktureret måde, hvor der vedligeholdes lister over bestilte og udførte opgaver; at disse lister vedlægges dagsordener til udvalget; og at der ved større bestillinger følges op med sager, hvor bestillingernes omfang og tidshorisont for udførelse godkendes af udvalget.