Direktionen indstiller, at der forhandles med de nuværende leverandører om levering af mad to gange om ugen

Supplerende sagsfremstilling til Ældre-, Social- og Sundhedsudvalget den 18-05-2026

På møde i Ældre,- Social og Sundhedsudvalget den 16. februar 2026 blev det besluttet, at det skal undersøges, om det kan blive valgfrit for den enkelte, om der skal leveres 1 eller 2 gange om ugen, og de økonomiske konsekvenser af forhandlingerne skal kendes, samt bemærkninger fra Handicapråd og Ældreråd skal indgå i udvalgets behandling.

Endvidere ønskede udvalget en temadrøftelse om levering og kvaliteten af mad. Der vil blive forelagt en sag om temadrøftelse.

Kan det blive valgfrit for den enkelte, om der skal leveres 1 eller 2 gange om ugen?

Der vil i stor udstrækning blive mulighed for valgfrihed i forhold til om den enkelte borger ønsker 1 eller 2 leveringer om ugen. Der vil dog være nogle begrænsninger i forhold til, at borgeren ved levering nr. 2, som minimum skal have leveret 3 retter.

I praksis betyder det, at borgeren ugentlig skal have leveret 4 retter mad. I den første levering kan der leveres 1 ret til borgeren og i levering nr. 2 kan der leveres 3 retter.

Borgere der får leveret færre end 4 retter om ugen har derfor ikke mulighed for at få leveret mad 2 gange om ugen.

Borgere der får leveret 4 retter eller flere kan ændre sit valg om 1 eller 2 ugentlige leverancer med en frist på løbende måned til udgangen af efterfølgende måned. Det vil sige, hvis borgeren i maj måned ønsker at ændre leveringsfrekvensen, kan det ske med virkning fra den 1. juli.

Hvis borgeren normalt har bestilt 4 retter om ugen, men i ny bestilling for kommende måned bestiller 3 retter, så vil denne borger i en periode fortsat få 2 ugentlige leveringer. Kørslen vil blive rettet til på et tidspunkt.

Det er fortsat sådan, at ved to leverancer om ugen, der vil produktionsdagen være den samme. Eksempel: Maden produceres torsdag i uge 12. Første leverance er tirsdag i uge 13, og anden leverance er torsdag uge 13. Begge leverancer er produceret torsdag i uge 12.

De økonomiske konsekvenser af forhandlingerne

I lukket bilag 4 er der en nærmere beskrivelse af de økonomiske konsekvenser af forhandlingerne med leverandørerne af madservice.

Risici ved ændringer i leveringsfrekvensen

I bilag 3 Notat om ændringsadgang ifm kontrakter om madservice fra DLA Piper Denmark står der følgende: ”Jeg finder overordnet, at Ringsted Kommune ikke uden betydelig udbudsretlig risiko kan ændre leveringsfrekvensen fra én til to ugentlige leveringer inden for rammerne af de indgåede kontrakter.

En gennemførelse af ændringen uden fornyet udbud vil indebære en nærliggende risiko for, at forholdet kvalificeres som en ulovlig direkte tildeling med risiko for sanktionen, uden virkning, ledsaget af en økonomisk sanktion på % af kontraktens udnyttede værdi efter ændringen.”

Tolkningen af notatet er, at der ikke vil være nogen risici, i det tilfælde, hvor borgerne fortsat modtager 1 levering mad om ugen.

Der vil heller ikke være en juridisk risiko i det tilfælde, hvor nuværende leverandører opsiges med et varsel på seks måneder, og der gennemføres et nyt udbud af madservice, hvor der er krav om to leveringer om ugen. Der vil dog i det tilfælde være en betydelig økonomisk udgift, dels i forbindelse med et nyt udbud, og dels i forhold til den forventede stigende samlede pris til leverandørerne efter et nyt udbud. Grundet de samlede prisstigninger der har været siden gennemførelse af udbuddet, så må det forventes, at kommende bud i en ny budrunde vil få en væsentligt økonomisk ændring i fordyrende retning.

I det tilfælde, hvor der gennemføres en forhandling med nuværende leverandører, og der aftales levering 2 gange om ugen, der har DLA Piper Denmark vurderet, at det ikke er uden betydelig udbudsretlig risiko at ændre leveringsfrekvensen fra 1 til 2 leveringer om ugen. Dette er omregnet til den omtalte procesrisiko som tidligere omtalt: Den økonomiske sanktion kan være op til 5 % af kontraktens værdi, hvilke svarer til ca. 13.000 kr. pr. måned, hvor kontrakten har været i kraft. I maj måned 2026 vil det være på ca. 91.000 kr.

Hertil kommer sagsomkostninger op til ca. 150.000 kr.

Sammenlagt er det en udgift på 241.000 kr.

Bemærkninger fra Handicaprådet og Ældrerådet

Handicaprådet har følgende bemærkninger til sagen:

DH-siden af Handicaprådet syntes det er svært at vurdere spørgsmålet. En gang om ugen lyder dog fornuftigt ud fra undersøgelsen. Der stilles spørgsmål til kvaliteten af maden ved levering én gang om ugen. Det anbefales, at hvis man vil kigge på kvaliteten af maden, bør man også kigge på antal leveringer igen.

Ældrerådet har følgende bemærkninger til sagen:

Til sagen om levering af madservice efterspurgte Ældrerådet, at borgerne frit kan vælge mellem levering af mad en eller to gange ugentligt. Ældrerådet bemærkede herudover, at der overordnet er tilfredshed med levering af madservice og at madkvaliteten er ens, uanset om maden leveres en eller to gange ugentligt.

Vurdering

Det er fortsat administrationens vurdering, at der uden risiko kan fortsættes med levering af mad en gang om ugen.

I det tilfælde, at byrådet ønsker to leveringer af mad om ugen, vurderer administrationen, at den billigste løsning vil være, at der forhandles med de nuværende leverandører om levering af mad to gange om ugen.

Det kan medføre en risiko for, at der pålægges en sanktion i det tilfælde, at en anden leverandør klager og får medhold.

Indstilling

Direktionen indstiller, 

1. at der forhandles med de nuværende leverandører om levering af mad to gange om ugen ved en genforhandling af de eksisterende kontrakter. Muligheden for 2 leverancer gælder for de borgere, som ønsker det, og har tilstrækkelig antal ugentlige bestillinger til at få leveret to gange om ugen.
2. at når der har været forhandlet med leverandørerne, forelægges der en ny sag, hvor den forhandlede merudgift til madleverance kan godkendes

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ABU= Arbejdsmarkeds- og Beskæftigelsesudvalget, BFU=Børne- og Familieudvalget, SUU=Skole- og Undervisningsudvalget, SKFU=Sport-, Kultur- og Fritidsudvalget, ULBTM=Udvalget for Land og By, Teknik og Miljø, ÆSSU=Ældre-, Social- og Sundhedsudvalget

Sagsfremstilling

I 2025 blev der gennemført udbud af madservice. I forbindelse med udbuddet blev leverancen af mad ændret fra 2 leveringer om ugen til 1 levering om ugen. Den ændring blev ikke forelagt politisk.

Ældre-, Social- og Sundhedsudvalget har på møde den 10. november 2025 besluttet, at der skal forelægges et oplæg til udbudskriterier for levering af madservice, samt proces for fornyet udbud, og det skal undersøges om, der indtil et nyt udbud er gennemført, kan ske madlevering to gange om ugen, til de borgere, der modtager 5 eller flere måltider ugentligt.

Der er ikke mulighed for, at der leveres mad to gange om ugen, uden at den nuværende kontrakt skal ændres. Hvis leveringsfrekvensen skal hæves til to gange ugentligt, kræver det enten et nyt udbud, eller at der indgås en tillægsaftale med de nuværende leverandører. Muligheder og risici er beskrevet under punktet ”Politisk handlerum”.

Myndighedsenheden har telefonisk kontaktet 210 modtagere af madservice, for at høre deres mening om levering af madservice. Kontakten er foretaget fra den 15. til den 19. december. Hvis borgeren ikke har taget telefonen, er der forsøgt med to opkald i alt. Der er opnået kontakt til 154 borgere.

116 borgere har svaret, at de er tilfreds med levering af mad en gang om ugen.

8 borgere har svaret ved ikke.

30 borgere har været utilfreds med levering en gang om ugen, og af disse ønsker 29 borgere levering 2 gange om ugen. 1 af de 30 borgere har svaret ved ikke, om der ønskes levering 2 gange om ugen.

Resultatet af undersøgelsen kan ses i bilag 2.

Politisk handlerum

Der er tre handlemuligheder. Der kan tages stilling til om

• der fortsat skal være en ugentlig leverance af mad,
• der skal forhandles en tillægsaftale med nuværende leverandører om to ugentlige leverancer,
• der skal foretages et nyt udbud, hvor der er krav om to ugentlige leverancer.

De tre muligheder er nærmere beskrevet i ”Bilag: Beskrivelse af det politiske handlerum”.

Vurdering

Det er administrationens vurdering, at der uden risiko kan fortsættes med levering af mad en gang om ugen.

I det tilfælde, at byrådet ønsker to leveringer af mad om ugen, vurderer administrationen, at den billigste løsning vil være, at der forhandles med de nuværende leverandører om levering af mad to gange om ugen.

Det kan medføre en risiko for, at der pålægges en sanktion i det tilfælde, at en anden leverandør klager og får medhold.

Inddragelse og høring

Sagen sendes til orientering i Ældrerådet og i Handicaprådet.

Økonomi

Det vil ikke få nogle økonomiske konsekvenser, hvis der fastholdes en leverance om ugen.

Ved en tillægsaftale med nuværende leverandører vil det medføre udgifter på ca. 180.000 kr. om året. Derudover er der en risiko for en udgift på ca. 13.000 kr. pr. måned kontrakten har været i kraft, samt sagsomkostninger på ca. 150.000 kr., hvis der klages til Klagenævnet for udbud.