Baggrund

Byrådet vedtog den 30. oktober 2024 at igangsætte en afdækning af vilkår og ressourcemæssige krav for at være værtsby for Royal Run i Skanderborg Kommune. Formålet var at skabe et oplyst grundlag for en senere politisk beslutning om, hvorvidt kommunen skal arbejde for at blive værtsby.

Efterfølgende besluttede Økonomi- og Erhvervsudvalget den 22. januar 2025, at det - som grundlag for budgetarbejdet i 2026 (Budget 2027-2030) - undersøges om og i hvilket omfang og på hvilken måde det lokale foreningsliv og deres frivillige og/eller erhvervslivet ønsker at bistå med afviklingen af arrangementet. 

Om Royal Run

Royal Run-sekretariatets udvælgelse af værtsbyer er et puslespil, hvor den lokale interesse, opbakning og initiativ er vigtig, men også et spørgsmål om at få Royal Run rundt i hele landet, besøge både større og mindre byer samt kunne lave en plan for dagen, hvor de kongelige i praksis kan nå rundt i alle byer.

Royal Run bliver afholdt samme dag hvert år mandag 2. pinsedag. At blive værtsby for Royal Run er en ambitiøs proces. Byer melder deres interesse i efteråret, halvandet år før et muligt værtskab, og indgår derefter i en tæt dialog med Royal Run, som kan føre til en ansøgning. På grund af 10-års jubilæum i 2028 kan værtskab først blive aktuelt i 2029, og der ventes fortsat stor konkurrence om at blive udvalgt.

Ansøgningen skal give et billede af byens potentiale og omfatter (jf. bilag 1):

• En præsentation af byen og motivation for værtskab
• Politisk opbakning og prioritering af de nødvendige ressourcer
• Ambitioner for afviklingsdagen, fx ruteforslag, aktiviteter og tidligere eventerfaringer
• En vision for, hvordan Royal Run kan bruges som løftestang for mere bevægelse
• Billeder af steder, seværdigheder og evt. relevante tidligere afviklinger.

Interessetilkendegivelsen står ikke alene, men suppleres af en løbende dialog mellem kandidatbyen og Royal Run-sekretariatet. Udvalgte byer får besked, om de er værtsbyer et år inden, at Royal Run afholdes. Derfra indgås samarbejdsaftaler med værtsbyerne om den lokale organisering af Royal Run. 

Organisering af Royal Run 

Royal Run-sekretariatet varetager de nationale opgaver omkring Royal Run-eventet såsom koordinering med kongehuset og TV 2, overordnet markedsføring, national presseindsats, kundeservice, tilmeldingssystem, t-shirts og medaljer samt levering af en standardpakke med visuel branding og markedsføring af Royal Run, som værtskommunen forpligter sig til at sætte op.

Lokale aktørers roller

Lokal opbakning til afvikling af Royal Run

Administrationen har undersøgt om og i hvilket omfang og på hvilken måde de lokale aktører i kommunen, bl.a. de lokale løbeklubber, erhvervslivet, detailhandelen og Skanderborg Festivalklub (Smukfest) som central eventaktør kan bistå med afviklingen af Royal Run. Dialogen er sammenfattet nedenfor.

De lokale løbeklubber

Det lokale erhvervsliv og detailhandel

Den gennemførte dialog med det lokale erhvervsliv på henholdsvis rådsmøde i BusinessForum Skanderborg og på bestyrelsesmøde i ErhvervSkanderborg viser en generel positiv holdning til et muligt Royal Run. Virksomhederne ser Royal Run som en god anledning til fællesskab og synlighed for kommunen, men tilkendegiver samtidig, at det ikke er en strategisk topprioritet for erhvervslivet. Samtidig udtrykkes forbehold i forhold til de begrænsede muligheder for lokal sponsorsynlighed, og at den lokale erhvervsstruktur med mange små og mellemstore virksomheder kan spille ind på forventningerne til, hvor meget der kan hentes i sponsorfinansiering.

Skanderborg Cityforening, som har til formål at fremme detailhandlen og bylivet og helhedsoplevelsen i Skanderborg bymidte, ser også positivt på et Royal Run i kommunen og er åben over for eksempelvis at holde butiksåbent på løbsdagen.  

Skønnest ved Skanderborg 

Skønnest ved Skanderborg er en lokal forening, der understøtter et levende byrum i Skanderborg midtby gennem samarbejde med borgere, detailhandel, bygningsejere og offentlige/private organisationer. Foreningen har ca. 150 medlemmer og en bestyrelse på fire personer.

Formanden for Skønnest ved Skanderborg har oplyst, at foreningen har været i dialog med lokale virksomheder og den lokale detailhandel, som generelt er positive over for et muligt Royal Run-værtskab i kommunen. Foreningen vurderer, at det vil være muligt at mobilisere de nødvendige frivillige og vil gerne påtage sig opgaven med at rekruttere og organisere frivillige på løbsdagen. Foreningen bidrager også gerne i planlægningen af Royal Run i samarbejde med Skanderborg Kommune.

Derudover ønsker foreningen at stå for at organisere underholdning i Skanderborg bymidte – eksempelvis i eventzoner – og undersøge mulighederne for lokal sponsorfinansiering. De virksomheder, foreningen har været i dialog med, er positive, men vil først tage stilling til eventuel sponsorstøtte, såfremt der foreligger en politisk beslutning om at arbejde for værtskabet.

Skønnest ved Skanderborg har udarbejdet et oplæg, som vedlægges som bilag 4. Oplægget indeholder bl.a. et lavere budgetestimat baseret på dialog med Brønderslev Kommune om Royal Run 2024. Skanderborg Kommunes budget er udarbejdet på baggrund af samtaler med Royal Run-sekretariatet og dialog med andre tidligere værtskommuner.

Skanderborg Festivalklub (Smukfest)

Administrationen har været i dialog med Skanderborg Festivalklub, som arrangerer Smukfest, omkring deres muligheder for at støtte op om afviklingen af Royal Run på baggrund af deres mangeårige festivalerfaring. Skanderborg Festivalklub vil kunne tilbyde tilkøbt bistand fra deres søsterorganiseringer Event Safety og Smuk Event. Event Safety – Smukfest og Muskelsvindfondens fælles sikkerhedsorganisation – arbejder med sikkerhed ved store arrangementer, herunder crowd safety, sikkerhedsvagter og beredskab. Event Safety håndterer allerede sikkerheden omkring den royale del af Royal Run, hvilket giver dem indblik i arrangementets krav, som de vil kunne benytte sig af, hvis kommunen vælger at tilkøbe dem til den lokale løbssikkerhed. Derudover vil Smuk Event kunne tilkøbes til at levere forplejning og eventunderstøttelse til Royal Run. Skanderborg Festivalklub er positive over for et muligt Royal Run i Skanderborg Kommune og vil gerne bistå med generel sparring omkring eventafholdelse og frivilliginvolvering, mens øvrige ydelser forudsætter tilkøb gennem deres enheder Event Safety og Smuk Event. Der er ikke indhentet konkret pris herpå.

Frivillige

Ressourcer

Ifølge Royal Run-sekretariatet er det svært at skabe et klart billede af det samlede ressourceforbrug ved at være værtsby for løbet. Mange værtskommuner har ikke opgjort deres samlede ressourceforbrug eller medregnet medarbejderressourcer i deres budget. 

Horsens Kommune har dog ved det seneste Royal Run i 2025 fremlagt en detaljeret budgetopgørelse for deres løbsafvikling. Den viser, at Royal Run kostede kommunen 2,5 mio. kr. Horsens Kommune har dog ikke registreret, hvor mange medarbejdertimer, der er brugt på afviklingen af Royal Run herudover. På baggrund af erfaringer i andre kommuner anslås det, at der i kommunen skal afsættes to årsværk til planlægning, kommunikation, myndighedsgodkendelser og ledelseskræfter til gennemførelse af Royal Run. Heraf et betydeligt ressourcetræk i Teknik og Miljø til eksempelvis myndighedsgodkendelser og omlægning af trafikale forhold, der eventuelt kan betyde nedprioritering af andre opgaver i perioden. Horsens Kommune har også haft indtægter til afviklingen af Royal Run fra blandt andet Danmarks Idrætsforbund og fra forskellige sponsorater. Horsens Kommune har ikke oplyst, hvor stor indtægten var lokalt.

Ifølge Royal Run-sekretariatet skal ressourceforbruget i de kommunale medarbejdertimer ses i lyset af flere faktorer, bl.a. hvor krævende løbsruter, der vælges, om det kræver stor trafikal omlægning, af ambitionerne med underholdning til løbet, af eksisterende eventkompetencer i den kommunale forvaltning og ekspertisen i løbsafvikling hos de lokale løbeklubber. Skanderborg Kommune har ikke eventkompetencer i stor skala på hylden i administrationen eller i de lokale løbeklubber. Selv kommuner med en egentlig eventorganisation tilkendegiver, at det er en af de mest krævende opgaver, de har håndteret. Eksempelvis er Herning Kommune en af Danmarks mest erfarne eventkommuner, og kommunen oplyser, at der i forbindelse med afviklingen af Royal Run skal påregnes et betydeligt kommunalt ressourcetræk.

Endvidere skal kommunen, som tidligere beskrevet, som del af et Royal Run-værtskab, medfinansiere en bevægelsesmedarbejder, der er ansat helt eller delvist i tre år.

Ambitioner med Royal Run

Royal Run giver anledning til en generel drøftelse af, hvad Skanderborg Kommunes ambitioner er med Royal Run-eventet på idræts- og sundhedsområdet.

Royal Run er en festdag, hvor man ud over kongeligt visit, får mange besøgende – både deltagere og tilskuere. Erfaringerne fra tidligere værtsbyer er dog, at det primært er egne borgere og borgere fra omkringliggende kommuner, der deltager i Royal Run. Eventet kan være inspiration til mere bevægelse blandt borgere før og efter løbet.

I Skanderborg Kommune er der tradition for lokalt initierede og drevne arrangementer. Hvis der med satsninger som Royal Run ønskes et større fokus på understøttelse af større events, vil det kræve, at der afsættes ekstra ressourcer til formålet, da det er en tung opgave at tiltrække, planlægge og afvikle den type events. Det rejser også spørgsmålet om, hvorvidt Royal Run er startskud til en eventkommune, hvor administrationen skal læres op i eventafvikling, eller om Royal Run tænkes som en engangsevent. I sidstnævnte tilfælde kan det vise sig ressourcemæssigt mest hensigtsmæssigt, at administrationen uddelegerer Royal Run helt eller delvist til en professionel eventaktør.