Sagsprocedure

Social- og Handicapudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet.

Resume

Social- og Handicapudvalget har ønsket en årlig afrapportering af sagsbehandlingstiderne inden for udvalgets område. Sagen redegør for de faktiske sagsbehandlingstider sammenholdt med de politisk fastsatte sagsbehandlingsfrister. Administrationen foreslår nye politisk fastsatte sagsbehandlingsfrister i de tilfælde, hvor de ikke er retvisende for de faktiske sagsbehandlingstider.

Indstilling

Administrationen indstiller,

1. at orienteringen tages til efterretning,
2. at det godkendes, at sagsbehandlingsfristen for ansøgninger efter barnets lov § 90, støtte med henvisning til serviceloven, ændres fra 10 uger til 12 uger, og
3. at det godkendes, at sagsbehandlingsfristen for ansøgninger efter barnets lov § 86, kompensationsydelse, ændres fra 10 uger til 15 uger.

Sagsbeskrivelse

Social- og Handicapudvalget besluttede den 25. april 2022 (pkt. 3), at de relevante fagcentre påbegyndte registrering af sagsbehandlingstider, og at der årligt skulle afrapporteres på de registrerede sagsbehandlingstider.

På det voksensociale område var der på daværende tidspunkt ikke et IT-system til registrering af sagsbehandlingstiderne, hvorfor manuel registrering var eneste mulighed. Der blev udvalgt de to hyppigst forekommende sagsområder: socialpædagogisk støtte i eget hjem efter servicelovens § 85 og midlertidigt botilbud efter § 107. Efterfølgende er det blevet muligt at registrere sagsbehandlingstiderne digitalt, og sagen omfatter denne gang derfor også sagsbehandlingstider på servicelovens § 104 om aktivitets- og samværstilbud. Der mangler dog stadig sagsbehandlingstider for andre paragraffer på voksenområdet. Det skyldes, at der stadig arbejdes på at implementere ensartede arbejdsgange og registreringspraksis i den nye version af IT-systemet. Målet er at udvide opgørelsen af sagsbehandlingstiden med yderligere 2-3 paragraffer i 2026, og at alle paragraffer er med i opgørelsen for 2027.   

Opgørelsen over de enkelte sagsområder med politisk fastsatte sagsbehandlingstider samt den faktiske, registrerede sagsbehandlingstid for nye ansøgninger afgjort i 2025 er vedhæftet som bilag 1.

Som noget nyt opgøres også den procentvise overskridelse af sagernes sagsbehandlingsfrist. Det skyldes, at Ankestyrelsen anbefaler, at sagsbehandlingsfrister tages op til revision, når antallet af fristoverskridelser overstiger 10 – 20 %. De politisk fastsatte og offentliggjorte sagsbehandlingsfrister skal være udtryk for den reelle faktiske sagsbehandlingstid fra ansøgning til afgørelse og ikke en hensigt om sagsbehandlingstiden.

Opgørelsen viser, at følgende sagstyper har en overskreden sagsbehandlingstid i minimum 20 % af afgørelserne:

• § 85, Socialpædagogisk støtte (24 %)
• § 114, Støtte til køb af bil (34 %)
• § 116, Mindre boligindretning (28 %)
• § 116, Større boligindretning (50 %)
• § 85, Hjemmetræning (100 %)
• § 86, merudgifter (nu kompensationsydelse) (41 %)
• § 87, Tabt arbejdsfortjeneste (34 %)
• § 90, støtte med henvisning til serviceloven, fx aflastning (26 %)

I forhold til de sagstyper, hvor andelen af overskredne sager er mellem 10-20 % vil Administrationen have skærpet opmærksomhed og vil i forbindelse med opgørelsen for 2026 vurdere, hvorvidt der er tale om midlertidige overskridelser eller udtryk for en egentlig længere sagsbehandlingstid end den politisk fastsatte og offentliggjorte. Der vil derfor i forbindelse med sagen for 2026 blive taget stilling til, hvorvidt der skal ske ændring af de politisk fastsatte og offentliggjorte sagsbehandlingstider for de sager.

I forhold til de øvrige sagstyper bemærkes

§ 85, Socialpædagogisk støtte (24 %)

I 2024 blev der på det specialiserede voksenområde implementeret både et nyt fagsystem og metode (VUM 2.0). Implementeringen har fortsat haft betydning ind i 2025, da nye arbejdsgange, undervisning, tilvænning og ændret registreringspraksis har været ressourcekrævende. Det er en medvirkende årsag til, at sagsbehandlingstiden er overskredet i ca. en fjerdedel af de 50 sager på § 85. Derudover kan organisatoriske forhold, herunder sygdom og ændringer i bemanding, påvirke sagsbehandlingstiden.

Administrationen anbefaler ikke at ændre fristen på nuværende tidspunkt. I takt med at myndighedsteamet bliver mere fortrolige med det nye system og metoden, samt at registreringspraksis ensrettes, forventes sagsbehandlingstiden igen at stabilisere sig på et mere hensigtsmæssigt niveau.

Det bemærkes desuden, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid allerede er reduceret i 2025 – fra 8,6 uger i 2024 til nu 6,2 uger.

§ 114, Støtte til køb af bil (34 %)

Administrationen har revideret proceduren for at nedbringe sagsbehandlingstiden for behandling af sager om støtte til køb af bil. Der ses allerede en positiv effekt på baggrund af revideringen, men der vil gå længere tid, før andelen af overskridelser falder yderligere. Administrationen anbefaler ikke at ændre sagsbehandlingstiden.

§ 116, Mindre boligindretning (28 %)

Den primære årsag til overskridelser skyldes, at administrationen skal indhente yderligere oplysninger til behandling af sagerne. Oplysninger indhentes ofte fra tredje part fx speciallæge, hvilket kan forsinke sagsbehandlingen. Administrationen anbefaler ikke at ændre sagsbehandlingstiden.

§ 116, Større boligindretning (50 %)

I en ud af to sager i 2025 er sagsbehandlingstiden overskredet. Sagsforløbene er omfattende, da det ofte omhandler større ombygninger af boligen. Det betyder, at administrationen fx skal foretage flere hjemmebesøg, indhente byggetilladelse, lave udbud af byggeopgaven, plantegninger med videre. Sagsbehandlingen af disse sager inkluderer medarbejdere fra forskellige dele af administrationen, der skal koordinere sagsbehandlingen og samtidig indhente oplysninger fra tredje part. Administrationen anbefaler ikke at ændre sagsbehandlingstiden.

§ 85, Hjemmetræning (100 %)

Administrationen anbefaler ikke at ændre fristen på nuværende tidspunkt. Der er tale om en enkelt sag med en overskridelse på ganske få dage (11 dage) i forhold til den fastsatte frist på 6 måneder.

 § 86, merudgifter (nu kompensationsydelse) (41 %)

En opgørelse over årsagerne til fristoverskridelsen i de 16 sager ud af 39 sager viser, at der er tale om en blanding af, at sagsbehandlingen er påbegyndt for sent, at der ikke er modtaget svar på anmodede statusudtalelser inden for fristen samt at forældrene ikke har besvaret spørgsmål inden for fristen eller har aflyst møder. Der er således ikke en enslydende årsag til fristoverskridelserne og det vurderes, at det er et retvisende billede af sagsbehandlingen generelt. Administrationen anbefaler derfor at ændre fristen fra 10 uger til 15 uger. En opgørelse viser, at minimum 80 % af sagerne vil blive afgjort inden for fristen, hvis denne ændres til 15 uger. Den fastsatte og offentliggjorte sagsbehandlingsfrist vil dermed være den reelle faktiske sagsbehandlingstid for de fleste sager. Administrationen vil løbende have opmærksomhed på udviklingen og årsagerne til fristoverskridelse.

Administrationen bemærker, at der pr. 1. september 2025 er trådt nye regler i kraft, hvor reglerne er ændret fra merudgifter til kompensationsydelse. Administrationen forventer, at det på sigt kan medføre kortere sagsbehandlingstid, men at det på nuværende tidspunkt er retvisende med 15 ugers sagsbehandlingstid, da der er en tilpasningsperiode for både administration og ansøgere.

Som eksempler på merudgifter/kompensationsydelse kan nævnes udgifter til kost, ekstra vask og slid på tøj, bleer, kørsel og medicin.

En positiv afgørelse (bevilling) om økonomisk kompensation vil være gældende fra ansøgningstidspunktet og ikke først fra tidspunktet hvor der træffes afgørelse.

§ 87, Tabt arbejdsfortjeneste (34 %)

Administrationen anbefaler ikke at ændre fristen på nuværende tidspunkt. Fristen er af Byrådet den 9. marts 2026, punkt 24, ændret fra 10 uger til 12 uger, hvorfor administrationen forventer, at der i 2026 vil være en større andel af sager der afgøres inden for den politisk fastsatte og offentliggjorte sagsbehandlingsfrist.

 § 90, støtte med henvisning til serviceloven, fx aflastning (26 %)

En opgørelse over årsagerne til fristoverskridelsen i de 5 sager ud af 19 sager viser, at det primært skyldes travlhed i administrationen. Administrationen anbefaler derfor at ændre fristen fra 10 uger til 12 uger. En opgørelse over sagerne viser, at minimum 80 % af sagerne vil blive afgjort inden for fristen, hvis denne ændres til 12 uger. Den fastsatte og offentliggjorte sagsbehandlingsfrist vil dermed være den reelle faktiske sagsbehandlingstid for de fleste sager. Administrationen vil løbende have opmærksomhed på udviklingen og årsagerne til fristoverskridelse.

Generelt

I sager, hvor fristerne overskrides, er der typisk tale om komplekse forløb, hvor der fx har været behov for yderligere samtaler, lægefaglige vurderinger, afventning af relevante tilbud eller lignende.

Det følger af lovgivningen, at kommunen har pligt til at oplyse en sag tilstrækkeligt, før der træffes afgørelse. I visse tilfælde kan det betyde, at sagsbehandlingstiden må vige for kvaliteten i sagsbehandlingen.

En forlænget sagsbehandlingstid kan fx skyldes manglende svar eller oplysninger fra borgeren inden for tidsfristen. Derudover kan forlængelsen skyldes, at sagsbehandlingen ikke er påbegyndt rettidigt. Sidstnævnte skal bl.a. ses i sammenhæng med et stigende antal afgørelser på visse områder, men også forhold som fx vakante stillinger, langtidsfravær og sagsbehandlerskift kan i praksis medføre overskridelse af sagsbehandlingsfrister.

Lovgrundlag

Ifølge retssikkerhedslovens § 3 skal kommunalbestyrelsen behandle ansøgninger om hjælp hurtigst muligt og tage stilling til, om der er ret til hjælp. Kommunen skal fastsætte og offentliggøre sagsbehandlingsfrister for hvert sagsområde (§ 3, stk. 2), og hvis en frist ikke kan overholdes, skal ansøgeren have skriftlig besked. De fastsatte sagsbehandlingsfrister efter serviceloven, barnets lov og ældreloven skal desuden fremgå tydeligt af kommunens hjemmeside (§ 3 a).

Økonomiske konsekvenser 

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser for Greve Kommune.

Høring

Sagen sendes i høring hos Handicaprådet, eventuelt høringssvar fra Handicaprådet vil foreligge på mødet.