Orientering om skolefest i rådhushallen

Med vedtagelsen af budget 2026 besluttede partierne bag aftalen, at:

“Med inddragelse af Det Fælles Elevråd skal det undersøges, hvordan der kan afholdes en fælles skolefest i rådhushallen for elever i 9. klasse fra kommunens folkeskoler. Formålet med festen er at styrke trivsel og fællesskab på tværs af skolerne og give de unge en god og mindeværdig oplevelse i forbindelse med afslutningen på deres folkeskoleforløb.

Arrangementet skal understøtte oplevelsen af sammenhæng og fællesskab blandt eleverne på tværs af kommunens skoler og samtidig skabe trygge og rammesatte forhold for gennemførelse af festen.

Undervisningsudvalget forelægges derfor en sag med forslag til rammer og økonomi for afholdelse af festen.”

Elevernes ønsker til en sådan fest har været drøftet i Fælleselevrådet. Det forslag, som denne sag præsenterer, rummer i videst muligt omfang elevernes ønsker til elementer i en fest på rådhuset.

Det bemærkes, at der ikke med budget 2026 blev afsat midler til skolefesten. 

Forvaltningen er af den opfattelse, at en sådan fest skal koordineres og afvikles professionelt for at blive en mindeværdig oplevelse, der vil stå som et godt minde om afslutningen på elevernes folkeskoletid på Frederiksberg. Forvaltningen vurderer derfor, at for at sikre en helstøbt oplevelse og en mindeværdig fest, vil det være hensigtsmæssigt at indgå samarbejde med et professionelt eventbureau. Dette med baggrund i, at der er en række opmærksomhedspunkter, som det vil være nødvendigt at tage i betragtning;

• der er ca. 700 elever i 9. klasse i kommunen. Det er forvaltningens vurdering, at det med så mange elever samlet på rådhuset vil være afgørende at samarbejde med et bureau, der har erfaring med at afvikle arrangementer af denne størrelse og sikre en professionel afvikling af selve festen, så alt forløber så smidigt som muligt.
• et professionelt bureau ved, hvilke festelementer, der fungerer og kan sikre en god struktur, så hele arrangementet forløber uden kaos
• et eventbureau har erfaring med sikkerhed, beredskabsplaner, samarbejde med vagter og myndigheder mm.
• en række leverandører vil skulle i spil i forbindelse med forskellige elementer i festen. Et eventbureau har etablerede samarbejdspartnere og kan koordinere mellem dem
• eventbureauer er vant til at skabe kreative og spændende oplevelser. De kan levere temaer, underholdning og aktiviteter, som er passende ift. målgruppen og som gør festen mindeværdig for de unge mennesker

Forvaltningen vurderer således, at et bureau dels kan sikre en sjov, gennemført og helstøbt oplevelse for de unge. Ved at have en professionel samarbejdspartner, der kan stå for logistik og koordinering i forbindelse med arrangementet, forøges mulighederne for at skabe en fest, der dels lever op til de unges ønsker og dels kan afvikles så godt som muligt.

Forvaltningen har i denne forbindelse indhentet tilbud fra to eventbureauer. Priserne fra de to er stort set enslydende.

Skitse til program:

Det nedenstående er en skitse til program for festen. Programmet kan ændres.

• 18.30: Ankomst og tjek-in
• 18.30: Velkomst ved Det Fælles Elevråd og borgmesteren
• 18.40: Åbning af madboder
• 19.00: Åbning af rådhushallen
• 20.00: Underholdning
• 20.30: Dansegulv åbner
• 22.30: Tak for i dag

I bilaget 'Økonomi, skolefest' fremgår desuden oversigt over de forskellige elementer i festen samt udgifter hertil.

Forvaltningen anbefaler, at Undervisningsudvalget tager orientering om rammer for en skolefest i rådhushallen til efterretning.

Elementer leveret af eventbureau: 465.000 kr. + eventuelle tilkøb

Udgifter til pædagogisk personale: ca. 40.000 kr.

Forvaltningsressourcer: SSP-medarbejdere under arrangementet: ca. 6.000 kr.

Projektledelse mv. fra forvaltningen: 50 timer, ca. 17.500 kr.

Rådhusservice: 5.000 kr.

I alt: ca. 533.500 kr. Hertil kommer eventuelle tilkøb

Nej

Undervisningsudvalget