Sagsprocedure

Trafik- og Miljøudvalget.

Resume

Sagen har til formål at give en status på kommunens driftskontrakt med Forstas A/S efter 2½ års virke. I sagen redegøres for samarbejdet, udfordringer og økonomi i kontraktarbejdet, og der orienteres om effektiviseringsforslag, der igangsættes i 2026. Ligeledes orienteres om Forstas indsatser for at reducere CO2-trykket fra driften af kommunens udearealer.

Indstilling

Administrationen indstiller, at sagen tages til efterretning.

Sagsbeskrivelse

Greve Kommune indgik en driftsaftale med Forstas A/S den 1. juli 2023 vedtaget på byrådsmødet 30. januar 2023 (pkt. 9). Driftsaftalen har en varighed af 8 år og er gældende frem til den 1. juli 2031. Aftalen er samlet i én aftale, det vil sige, at der ingen delaftaler er. Den indeholder drift og vedligeholdelse af kommunale ejendommes udeområder, veje, stier, fortove, grønne områder, vandløb og beskyttede naturområder samt vintertjeneste. Eneste undtagelse er kommunens strandrensning, der ligger i en anden kontrakt. En detaljeret gennemgang af kontraktens ydelser fremgår af bilag 1.

Kontrakten har været i drift i 2½ år, og med denne sag giver administrationen status på kontrakten og på samarbejdet. 

Kontraktens værdi

Den anslåede værdi af kontrakten var ved udbud opgjort i den samlede kontraktperiode (8-årig periode) til 460 mio. kr. ekskl. moms. De indkomne tilbud gav en lavere kontraktsum, således at den årligt angiver omkring 49 mio. kr. Kontrakten pris- og lønreguleres årligt.

Kontraktens årsregnskab for de 3 år, kontrakten har været i drift, fremgår nedenfor. Bemærk at 2023 kun var et halvt driftsår, da kontrakten havde opstart i juli 2023.

Et detaljeret regnskab fremgår af bilag 2.

En forklaring på mindreforbruget i 2023 og en forklaring på merforbruget i 2024 fremgår af bilag 3. Efter kontraktopstart var 2025 det første år, hvor forbruget nærmede sig det oprindelige budget på 49 mio. kr. Det betyder, at driften omkring kontrakten nærmer sig det niveau, der er aftalt ved indgåelse af kontrakten.

Tilsyn og kontrol 

En kontrakt af denne størrelse og kompleksitet er nødt til at være baseret på tillid, samarbejde og god dialog for, at de mange hundrede opgaver kan lykkes hver dag. Men der er samtidig brug for rammer, kontrol og tilsyn for at styre driften.

Greve Kommune har en tilsynsførende, der på daglig basis melder fejl og mangler ind på arbejder i kontrakten. Den tilsynsførende er en meget stor hjælp for bestillerne i Greve Kommune. De enkelte bestillere fører også kontrol med arbejder i marken (stikprøvekontrol) og på forlangende kan bestillerne få udleveret dokumentation for arbejdets udførsel, fx skjulte og indbyggede dele (egenkontrol). Egenkontroller er et fokuspunkt i samarbejdet omkring kontrakten, fordi Forstas ved flere lejligheder ikke har kunnet fremvise dokumentation på forlangende.

Derudover udarbejdes der 15 fælleskontroller årligt, hvor bestiller og Forstas sammen dokumenterer, at de udførte arbejder er gennemført i det omfang og ud fra det gældende kvalitetsniveau. En fælleskontrol indeholder kontrol af mindst 10 udvalgte elementer og tager typisk tre timer at gennemføre. Fælleskontroller er et vigtigt redskab til at sikre fælles læsning af kontraktens kvalitetsbeskrivelser. Der udføres fælleskontroller på ejendomme, grønne områder, vandløb og veje og stier. I alt er der udført 34 fælleskontroller og enkelte har været udslagsgivende for bodsgivning. Vedlagt er et eksempel på en gennemført fælleskontrol bilag 4.

Organisering af kontraktarbejdet

Kommunale medarbejdere fungerer som bestillere og repræsenterer ordregiver over for Forstas hvor de bl.a. rekvirerer, godkender og betaler for opgaver hos Forstas. Bestillerne er en del af kontraktstyrerfunktionen, som består af syv medarbejdere med et eller flere ansvarsområder. Kontrakten er delt i niveauer. Kontraktstyrerfunktionen er udover bestillerne også repræsenteret ved, at der er en kontraktholder tilknyttet. Kontraktholderen står for den daglige styring af fx økonomien, boder og kvaliteten af driftskontrakten, samt afholdelse af tværgående møder. Kontrakten har desuden en styregruppe tilknyttet, hvor chefniveauet sidder som repræsentanter ved den overordnet styring af kontrakten.

Forstas har en lignende organisation, der i brede træk matcher kommunens organisering omkring kontrakten. Administrationen oplever en meget stor udskiftning på centrale poster hos Forstas. Det gør det daglige samarbejde vanskeligt og øger transaktionsomkostninger for Greve Kommune, et forhold som er påtalt i styregruppen overfor Forstas.

Standard- og bestillingsarbejder 

Kontrakten er bygget op omkring standard- og bestillingsarbejder, hvor alle standardopgaver ved kontraktens indgåelse som udgangspunkt er bestilt til udførelse, mens bestillingsopgaver oprettes efter behov.

Standardarbejder er typisk græsklip, hækklip, ukrudtslugning, fejning m.v. og udgør hovedparten af driftskontraktens årlige budget, ca. 60% svarende til 30 mio. kr. Bestillingsarbejder er typisk vintertjeneste, anlægsarbejder (fx belægninger og beplantning), uderumsinventar, og ekstraarbejder. Bestillingsarbejder udgør de sidste 40% af budgettet svarende til 20 mio. kr. 

Greve Kommune har erfaret, at Forstas ikke ønsker at løfte alle bestillingsarbejder, som kommunen ordrer, ud over dem de er kontraktuelt forpligtet til. Administrationen formoder, at det hænger sammen med, at nogle enhedspriser er ufordelagtige for Forstas, hvilket afstedkommer, at Forstas taber penge på at udføre visse opgaver og derfor ikke er interesseret i at udføre dem, ud over den mængde de er kontraktuelt forpligtet på.

Problematikken fortsætter ind i 2026, hvor administrationen i samarbejde med Forstas genforhandler enhedspriser. Dette vil formentlig kunne løse noget af efterslæbet, men hvis de genforhandlede enhedspriser er for høje i forhold til markedspriserne, vil administrationen udbyde arbejder til andre entreprenører. Arbejdet med nye enhedspriser og udbud til andre entreprenører medfører transaktionsomkostninger for Greve Kommune, og det er særligt på vejområdet, at Forstas siger nej til ekstraopgaver.

Bestillerne har i alt ordret omtrent 1.500 unikke bestillingsopgaver på Forstaskontraktens budget i 2025, heraf er 1.400 udført af Forstas (13 mio. kr.) og 100 udført af eksterne leverandører (6 mio. kr.). I nogle tilfælde er det nødvendigt at ordre hos eksterne som fx ved bygherreleverance eller specialopgaver, men i mange tilfælde, som fx på vejområdet er det lettere at ordre direkte hos Forstas. Det er et fortsat fokuspunkt for administrationen i 2026 at sikre, at vejområdets bestillingsarbejder ordres hos Forstas i videst muligt omfang. 

Borgerhenvendelser og opgaver

Borgerne har via kommunens ´Giv et praj´ app sendt 2.391 borgerhenvendelser i 2025. Af disse henvendelser er der udført 1.759 opgaver af Forstas. Opgaverne er fordelt over bestillings- og standardopgaver. De 1.400 er bestillingsopgaver, mens de 359 faktureres som standardopgaver. Det kan fx være en fyldt affaldsspand, som Forstas skal tømme iht. kontraktens standardarbejde.

Borgerne henvender sig oftest med emner på vejområdet (59% af alle henvendelser i 2025), herefter beplantning (17%), inventar (11%) og affald (7%), resten fordeler sig på emner som fx snerydning og gadelys. Særligt på vejområdet kan der være mange henvendelser om det samme "hul i vejen" mens det samme ikke gør sig gældende på de andre områder.

Kommunen bestiller oftest opgaver til udførsel hos Forstas på vejområdet (42% af alle afsluttede opgaver i 2025), dernæst beplantning (26%), inventar (14%), gadelys og affald (begge 8%) og endelig 1 % på andre opgaver som fx døde dyr, der ligger på kørebane eller strand. Herreløst affald er en opgavetype, der fylder relativt meget i kommunen. Herreløst affald består oftest af dumpet byggeaffald eller inventar fra indbo og er ofte omfattende at fjerne, fx 30-40 tons jord og murbrokker dumpet i rabatten.

Bodsgivning

Greve Kommune kan varsle bod, såfremt der foreligger mislighold af kontrakten, som fx at en ydelse ikke svarer til sædvanlig branchestandard, er fagmæssig korrekt udført eller ikke er udført i overensstemmelse med kvalitetsbeskrivelserne etc. Greve Kommune har foreløbigt udstedt bod 30 gange og varslet endnu flere. Bodsværktøjet er oftest anvendt på vintertjeneste, manglende græsslåning, ukrudtsbekæmpelse, invasive arter og fejning. Status på bodsgivning fremgår af bilag 5. 

Ikke alle boder indfries til bodsbeløbet og mange boder forhandles i en til tider langstrakt proces, hvor parterne skal møde hinanden. Selvom bodsgivning har en effekt i forhold til at få opgaver gennemført og til et tilsvarende niveau, så er det samtidig en resursetung opgave for administrationen, som medfører øgede transaktionsomkostninger. Der er alt i alt indgået aftale om bodsafhandling på 0,75 mio. kr. 

Forslag på baggrund af effektiviseringer 2026

Som en del af driftskontraktens ydelser skal Forstas én gang årligt præsentere Greve Kommune for forslag til indsatser. Formålet er, at der på baggrund af en mere effektiv drift skabes et råderum i kontraktarbejderne, som kan anvendes til at skabe konstaterbare resultater for kommunens borgere og brugere. Det kan fx udmøntes i større brugsglæde, brugertilfredshed, fremme mere biodiversitet, reducere støjgener, forbedre arbejdsmiljø mv. De oplistede emner er ikke udtømmende. Forslagene skal have en værdi samlet set af ca. 0,5 mio. kr. og anvendes indenfor drift eller anlæg.

Forstas har med baggrund i 2025 stillet 13 effektiviseringsforslag, som i dialog med Greve Kommune er sorteret og udmøntet i 5 forslag, der samlet set holder sig indenfor rammen af 0,5 mio. kr. Forslagene fremgår på listen nedenfor og kommer til udførsel i 2026. Forslagene er nærmere beskrevet i bilag 6. 

Grønt regnskab

I kontrakten er det beskrevet, at Forstas A/S årligt skal levere et grønt regnskab, der dokumenterer implementeringen af de tilbudte tiltag. Tiltagene fremgår i nedenstående tabel:

Forstas har et konkret CO2-reduktionsmål iht. kontrakten på 20%. Dette mål er nået i 2025.

Forstas har på egen foranledning gennemført et tiltag, som består i at køre natur- og rabatgræs til biogasanlæg. Tiltaget har reduceret CO2-aftrykket fra driften med 1,5 t. i 2025.

Forstas grønne regnskab for Grevekontrakten fremgår i sin helhed i bilag 7.

Økonomiske konsekvenser 

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser for Greve Kommune. 

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag.

Øvrige forhold

Enhedschef for Byggeri og Landskab Nina Elizabeth Petersen deltager under punktet.