Rudersdal

Udbud af cafédriften i Birkerød Idrætscenter

20.00.00-G01-372303 -

Prompt resultater

Relevans v1

Relevans

Opsummering v1

Spørgsmål

Skal cafédriften i Birkerød Idrætscenter udbydes til nye driftsansvarlige?

Opsummering

Birkerød Idrætscenter sender cafédriften i udbud medio 2026 efter et etårig testforløb med Dansk-Syrisk Kulturforening. Testforløbet viste potentiale for bæredygtig drift, men også udfordringer med lav omsætning og afhængighed af frivillige. Udbuddet skal sikre en mere permanent løsning, og der vil være en midlertidig lukning på 4-5 måneder under processen.

Fordele

Testforløbet viste succes med forplejning til kurser og senioraktiviteter
Bæredygtigt koncept med fokus på madspild og miljøvenlige løsninger
Dialog med brugere og foreninger for at sikre en velfungerende café

Ulemper

Lav omsætning og økonomisk udfordring ved permanent drift
Afhængighed af frivillige ressourcer, som har vist sig ustabile
Midlertidig lukning på 4-5 måneder under udbudsprocessen

Emneord

Fritid
Kultur
Byudvikling

Bilag

Bilag 1. Evalueringsrapport Cafe BIC - Det Grønne Fællesskab_

First-agenda Sagsfremstilling

Resume

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 15. januar 2025, at forvaltningen skulle indgå en etårig aftale med Dansk-Syrisk Kulturforening om et testforløb for cafédriften på Birkerød Idrætscenter. Formålet med testforløbet var at afprøve potentialet ved et cafékoncept med en udpræget bæredygtig profil. Testforløbet er nu afsluttet, hvorfor udvalget forelægges en status for cafédriften. Forvaltningen foreslår på den baggrund, at caféen sendes i udbud i medio 2026.

Sagen forlægges Kultur- og Fritidsudvalget til beslutning.

Sagsfremstilling

Formålet med det midlertidige testforløb var at afprøve potentialet ved et cafékoncept med en udpræget bæredygtig profil. Dette indebærer, at der i testforløbet har været fokus på begrænsning af madspild, miljøvenlige måltider og mobilisering af frivillige ressourcer. Hertil kommer, at der som en del af konceptet ikke er blevet serveret alkohol.

Dansk-Syrisk Kulturforening har gjort en stor indsats for at skabe en god café-oplevelse igennem det seneste år. Forvaltningen har løbende været i dialog med Dansk-Syrisk Kulturforening vedr. muligheden for at forlænge testforløbet fx frem til 2027 og tilpasse den forestående udbudsproces hertil. Dansk-Syrisk Kulturforening har overvejet muligheden, men er trods flere gode erfaringer ikke interesseret i at forlænge testperioden.

Dansk-Syrisk Kulturforening har udarbejdet en egen evaluering, der er vedlagt som bilag 1. Yderligere har forvaltningen modtaget nogle input fra de mest aktive foreninger i Birkerød Idrætscenter.

De væsentligst erfaringer fra testforløbet er følgende:

Forplejning i forbindelse med kurser (fx kommunens), planlagte selskaber og formiddagsaktiviteter (fx Aktive Birkerød Seniorer) fungerer godt, og der har været mange gode oplevelser for flere brugergrupper.
De foreninger, der hovedsageligt har eftermiddagstræning og kampe/stævner i weekenden, anvender ikke caféen meget. Det hænger sammen med, at caféen på hverdage kun er åben til kl. 15, og at foreningerne har oplevet usikkerhed i forhold til, om caféen kan holde åbent og levere forplejning til weekendstævner.
Cafédriften har afsæt i almennyttige værdier med fokus på minimering og madspild. Dansk-Syrisk Kulturforening har haft udfordringer i forhold til at omsætte dette til en mere formel drifts- og forretningsmodel. Omkostningerne ved at drive caféen er meget lave, men omsætningen er tilsvarende lav.
Ovennævnte har givet sig udslag i, at cafédriften afhænger meget af enkelte personers ressourcer. Hertil skal det nævnes, at konceptet hviler på, at frivillige kan hjælpe til ved diverse aktiviteter, men det har vist sig, at de frivilliges ressourcer er varierende. Forvaltningen har løbende haft dialog med Dans-Syrisk Kulturforening om denne problemstilling.

Forvaltningen bemærker, at erfaringerne skal ses i lyset af, at konceptet er et testforsøg for cafédriften på Birkerød Idrætscenter. Samtidig bemærker forvaltningen, at ressourceproblematikken ved det nuværende koncept kan være en udfordring, såfremt konceptet skulle overføres til en mere permanent cafédrift.

Som det også fremgik af sagen den 15. januar 2025 skal caféer i kommunale idrætsfaciliteter i henhold til kommunalfuldmagten i udgangspunktet søges bortforpagtet via udbud. Er det ikke muligt at finde en forpagter, må kommunen selv drive caféen eller iværksætte andre modeller i en midlertidig periode på 1-2 år, hvorefter caféen skal søges bortforpagtet igen. Forvaltningen foreslår derfor, at caféen i Birkerød Idrætscenter sendes i udbud medio 2026.

Da samarbejdet og dialogen med de daglige brugere og foreninger er afgørende for at etablere en velfungerende café, vil forvaltningen i løbet af foråret indgå en nærmere dialog med Brugerrådet for Birkerød idrætscenter m.m. angående dels profilbeskrivelse i udbudsmaterialet og dels samspil med kommende forpagter. Formålet med dialogen er at tydeliggøre brugernes behov samtidig med, at brugerne opbygger en klarere forståelse for vilkårene for cafédrift. Dialogen skal også ses i sammenhæng med visionerne for §17-udvalget for Birkerød Idrætscenter, hvor caféen ses som et væsentligt bidrag til at fremme sammenhæng og fællesskab på tværs af foreningerne og det lokale liv generelt. Caféen skal således være med til at sikre sammenhængskraft i området.

Den beskrevne udbudsproces vil være gennemført i medio 2026. Til supplerende orientering har Dansk-Syrisk Kulturforening mulighed for at give et tilbud i forbindelse med den kommende udbudsproces.

I perioden frem til, at udbudsprocessen er afsluttet, vil der ikke være en forpagter i caféen (formentlig 4-5 måneder). Foreningerne vil have mulighed for at gøre brug af caféfaciliteterne i forbindelse med stævner o. lign.

Indstilling

Direktionen foreslår, at cafédriften sendes i udbud medio 2026 efter forudgående dialog med brugerne i Birkerød Idrætscenter.

Er du enig eller uenig?

22 items

Lydfiler null
Ressourcer null
Felter 1 items
1. 6 items
  - Navn ""
  - Html "<div><div id='sagsfremstillingContainer'> <div><h3>Resume</h3> <span class='resume'><div>Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 15. januar 2025, at forvaltningen skulle indgå en etårig aftale med Dansk-Syrisk Kulturforening om et testforløb for cafédriften på Birkerød Idrætscenter. Formålet med testforløbet var at afprøve potentialet ved et cafékoncept med en udpræget bæredygtig profil. Testforløbet er nu afsluttet, hvorfor udvalget forelægges en status for cafédriften. Forvaltningen foreslår på den baggrund, at caféen sendes i udbud i medio 2026.</div><div> </div><div>Sagen forlægges Kultur- og Fritidsudvalget til beslutning.</div><div> </div></span> </div> <h3>Sagsfremstilling</h3> <span><div>Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 15. januar 2025, at forvaltningen skulle indgå en etårig aftale med Dansk-Syrisk Kulturforening om et testforløb for cafédriften på Birkerød Idrætscenter. Den etårige aftale om testforløb udløb 30. april 2026. </div><div> </div><div>Formålet med det midlertidige testforløb var at afprøve potentialet ved et cafékoncept med en udpræget bæredygtig profil. Dette indebærer, at der i testforløbet har været fokus på begrænsning af madspild, miljøvenlige måltider og mobilisering af frivillige ressourcer. Hertil kommer, at der som en del af konceptet ikke er blevet serveret alkohol.</div><div> </div><div>Dansk-Syrisk Kulturforening har gjort en stor indsats for at skabe en god café-oplevelse igennem det seneste år. Forvaltningen har løbende været i dialog med Dansk-Syrisk Kulturforening vedr. muligheden for at forlænge testforløbet fx frem til 2027 og tilpasse den forestående udbudsproces hertil. Dansk-Syrisk Kulturforening har overvejet muligheden, men er trods flere gode erfaringer ikke interesseret i at forlænge testperioden. </div><div> </div><div>Dansk-Syrisk Kulturforening har udarbejdet en egen evaluering, der er vedlagt som bilag 1. Yderligere har forvaltningen modtaget nogle input fra de mest aktive foreninger i Birkerød Idrætscenter.</div><div> </div><div>De væsentligst erfaringer fra testforløbet er følgende:</div><div> </div><ul><li>Forplejning i forbindelse med kurser (fx kommunens), planlagte selskaber og formiddagsaktiviteter (fx Aktive Birkerød Seniorer) fungerer godt, og der har været mange gode oplevelser for flere brugergrupper.</li><li>De foreninger, der hovedsageligt har eftermiddagstræning og kampe/stævner i weekenden, anvender ikke caféen meget. Det hænger sammen med, at caféen på hverdage kun er åben til kl. 15, og at foreningerne har oplevet usikkerhed i forhold til, om caféen kan holde åbent og levere forplejning til weekendstævner. </li><li>Cafédriften har afsæt i almennyttige værdier med fokus på minimering og madspild. Dansk-Syrisk Kulturforening har haft udfordringer i forhold til at omsætte dette til en mere formel drifts- og forretningsmodel. Omkostningerne ved at drive caféen er meget lave, men omsætningen er tilsvarende lav. </li><li>Ovennævnte har givet sig udslag i, at cafédriften afhænger meget af enkelte personers ressourcer. Hertil skal det nævnes, at konceptet hviler på, at frivillige kan hjælpe til ved diverse aktiviteter, men det har vist sig, at de frivilliges ressourcer er varierende. Forvaltningen har løbende haft dialog med Dans-Syrisk Kulturforening om denne problemstilling.</li></ul><div> </div><div>Forvaltningen bemærker, at erfaringerne skal ses i lyset af, at konceptet er et testforsøg for cafédriften på Birkerød Idrætscenter. Samtidig bemærker forvaltningen, at ressourceproblematikken ved det nuværende koncept kan være en udfordring, såfremt konceptet skulle overføres til en mere permanent cafédrift.</div><div> </div><div>Som det også fremgik af sagen den 15. januar 2025 skal caféer i kommunale idrætsfaciliteter i henhold til kommunalfuldmagten i udgangspunktet søges bortforpagtet via udbud. Er det ikke muligt at finde en forpagter, må kommunen selv drive caféen eller iværksætte andre modeller i en midlertidig periode på 1-2 år, hvorefter caféen skal søges bortforpagtet igen. Forvaltningen foreslår derfor, at caféen i Birkerød Idrætscenter sendes i udbud medio 2026.</div><div> </div><div>Da samarbejdet og dialogen med de daglige brugere og foreninger er afgørende for at etablere en velfungerende café, vil forvaltningen i løbet af foråret indgå en nærmere dialog med Brugerrådet for Birkerød idrætscenter m.m. angående dels profilbeskrivelse i udbudsmaterialet og dels samspil med kommende forpagter. Formålet med dialogen er at tydeliggøre brugernes behov samtidig med, at brugerne opbygger en klarere forståelse for vilkårene for cafédrift. Dialogen skal også ses i sammenhæng med visionerne for §17-udvalget for Birkerød Idrætscenter, hvor caféen ses som et væsentligt bidrag til at fremme sammenhæng og fællesskab på tværs af foreningerne og det lokale liv generelt. Caféen skal således være med til at sikre sammenhængskraft i området. </div><div> </div><div>Den beskrevne udbudsproces vil være gennemført i medio 2026. Til supplerende orientering har Dansk-Syrisk Kulturforening mulighed for at give et tilbud i forbindelse med den kommende udbudsproces. </div><div> </div><div>I perioden frem til, at udbudsprocessen er afsluttet, vil der ikke være en forpagter i caféen (formentlig 4-5 måneder). Foreningerne vil have mulighed for at gøre brug af caféfaciliteterne i forbindelse med stævner o. lign. </div></span> <div><h3>Indstilling</h3> <span class='indstilling'><div>Direktionen foreslår, at cafédriften sendes i udbud medio 2026 efter forudgående dialog med brugerne i Birkerød Idrætscenter. </div></span> </div> </div></div>"
  - Tekst null
  - Id "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
  - Link "https://dagsordener.rudersdal.dk/Vis/Pdf/bilag/31feacd6-4da8-49cd-a8a7-6604f85cfe7c"
  - DocumentId "31feacd6-4da8-49cd-a8a7-6604f85cfe7c"
Presentations null
ItemDecision null
SagsNummer "20.00.00-G01-372303"
Navn "Udbud af cafédriften i Birkerød Idrætscenter"
Punktnummer "3"
Bilag 1 items
1. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "Bilag 1. Evalueringsrapport Cafe BIC - Det Grønne Fællesskab_"
  - Id "39e4ed20-c924-489c-be11-33aaf84a6422"
Documents null
Id "2e2dced8-51dc-43a0-ad89-45408f0067be"
IntegrationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
CorporationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
AgendaUid "8810ab73-fab1-4fcc-88ac-2ff60882ffac"
Number "3"
Sorting 3
IsOpen true
CaseNumber "20.00.00-G01-372303"
SourceId "30c3d862-6eb8-4f00-9bec-64c58a1d237e"
Caption "Udbud af cafédriften i Birkerød Idrætscenter"
CasePresentationUid null
ExternalAgendaItemAttendees 0 items