Baggrund

I forbindelse med budget 2025-2028 vedtog Byrådet et investeringsforslag om en opnormering i Center for Psykiatri og Handicap. Formålet var at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen, sikre bedre overholdelse af sagsbehandlingsfrister samt forbedre den økonomiske styring på området.

Opnormeringen skal ses i forlængelse af en længerevarende udvikling på det specialiserede voksenområde. Den 8. februar 2022 behandlede Social- og Sundhedsudvalget en sag om genopretning af sager på voksenhandicapområdet. Her viste en samlet gennemgang af sagerne væsentlige mangler i dokumentation og opfølgning samt et betydeligt efterslæb, og der blev iværksat en række tiltag for at styrke kvalitet og kapacitet. Opnormeringen indgår således som et led i den fortsatte konsolidering af området.

Opnormeringen omfatter ansættelse af en ekstra tilbuds- og forhandlingskonsulent, tre socialrådgivere i Voksenteamet samt en systemfaglig koordinator. Investeringen var forudsat at udgøre ca. 2,8 mio. kr. årligt ved fuld indfasning, samtidig med at der var indregnet forventede besparelser på ca. 3,0 mio. kr. årligt, primært via øget forhandlingskapacitet, rettidig opfølgning i sagerne og visitation til rette tilbud.

Baggrunden for beslutningen var blandt andet høj personaleomsætning i Voksenteamet, høje sagstal pr. rådgiver samt udfordringer med rekruttering og tilknytning.

Samlet økonomisk vurdering

De foreløbige erfaringer viser, at den styrkede forhandlingsindsats har haft en tydelig dæmpende effekt på udgiftsudviklingen og i flere tilfælde har bidraget til varige besparelser og økonomiske opbremsninger i sagerne. Samtidig skal udviklingen ses i lyset af et generelt stigende udgiftspres på det specialiserede socialområde. I 2025 modtog området tillægsbevillinger på 11 mio. kr., men regnskabet endte fortsat med et merforbrug på ca. 2 mio. kr.

Erfaringerne peger således på, at opnormeringen bidrager til en styrket økonomisk styring af sagerne, men ikke i sig selv kan modvirke det samlede strukturelle udgiftspres på området. Som udvalget blev orienteret om på udvalgsmødet den 11. marts 2026, viser prognosen for Politikområde 14, Psykiatri og Handicap, et forventet merforbrug på 24,2 mio. kr. ud af et budget på 329,4 mio. kr. Merforbruget svarer dermed til 7,8 pct. af budgettet.

Status på effekter af opnormeringen

Administrationen følger effekterne af opnormeringen kvartalsvist inden for fem indsatsområder: Trivsel og tilknytning, kvalitet i sagsbehandlingen, overholdelse af frister, økonomiske forhandlinger samt systemoptimering. Opfølgningen viser, at der på flere centrale områder er sket en markant positiv udvikling siden opnormeringen blev gennemført. Særligt i forhold til stabilitet i bemandingen, kontraktstyring og økonomiske forhandlinger ses tydelige forbedringer. Samtidig er der fortsat områder, hvor udviklingen endnu ikke er i mål, herunder særligt i forhold til rettidighed.

Nedenfor gennemgås status på de centrale indsatsområder.

1. Trivsel og tilknytning

Udviklingen i tilknytningen i Voksenteamet viser en markant forbedring efter opnormeringen målt på personaleomsætningen. I 2023 udgjorde den samlede personaleomsætning 84 pct., hvilket faldt til 43 pct. i 2024 og videre til 26 pct. i 2025. Udviklingen indikerer en væsentlig styrkelse af stabiliteten i Voksenteamet og dermed bedre forudsætninger for kontinuitet i sagsbehandlingen.

Det samlede sygefravær i Voksenteamet i 2025 er opgjort til 7,4 pct. Omkring to tredjedele af fraværet kan henføres til enkelte langtidssygemeldinger, herunder fravær op til barsel og fratrædelse. Fraværet har ligget på et tilsvarende niveau i 2023 og 2024.

Trivselsmålinger for 2025 viser samlet set en positiv udvikling i medarbejdernes tilfredshed med arbejdet, men peger samtidig på et fortsat pres i hverdagen. Medarbejderne angiver, at balancen mellem opgavernes kompleksitet og tid til rådighed ikke er passende.

2. Kvalitet i sagsbehandlingen

De løbende ledelsestilsyn viser, at kvaliteten i sagsbehandlingen samlet set er blevet styrket siden de første målinger i 2023 og 2024, efterhånden som bemandingen er øget og mere systematiske arbejdsgange er blevet indført. I de ældre sager lå andelen af mangler i 2023 på mellem 36,1 og 46,1 pct., mens den i 4. kvartal 2025 er reduceret til 21,3 pct.

For de nyvisiterede sager, som er behandlet indenfor de sidste 6 måneder, er fejlprocenten reduceret fra mellem 16,5 pct. og 20,3 pct. til 8,2 pct. i 4. kvartal 2025. Det er en positiv udvikling, men det er samtidig vigtigt at understrege, at der fortsat er et for højt niveau af mangler, hvilket desværre viser, at arbejdet med at styrke kvaliteten endnu ikke er i mål.

Mangler i sagerne drejer sig primært om ukorrekt registrering i fagsystemet og manglende overholdelse af opfølgningskadence eller sagsbehandlingsfrist.

På kontraktområdet ses en markant forbedring. I 2023 var der mangler i ca. 27 pct. af sagernes kontrakt, og kun ca. 60 pct. af sagerne havde en gyldig kontrakt. I 4. kvartal 2025 er andelen af mangler reduceret til 2,2 pct., og 100 pct. af de udtrukne sager har nu en gyldig kontrakt.

Der peges afslutningsvis i sagen på tiltag, som skal understøtte den videre forbedring af bl.a. kvaliteten i sagsbehandlingen.

3. Overholdelse af frister

Udviklingen i overholdelsen af sagsbehandlingsfrister samt overholdelse af opfølgningskadence viser samlet set en gradvis forbedring efter opnormeringen, men niveauet er fortsat ikke tilfredsstillende og kræver vedvarende opmærksomhed. Den seneste opgørelse for 4. kvartal 2025 viser, at 55 pct. af ny-ansøgningerne er behandlet inden for den politisk fastsatte frist.

Andelen af rettidige opfølgninger (dvs. opfølgninger i visiterede ydelser) er steget fra omkring 25 pct. til 39 pct. i 4. kvartal 2025. Tallene afspejler dog ikke omfanget af kontakten til borgerne, idet der i mange forløb er løbende dialog med borger, som ikke registreres som formelle opfølgninger. For at kunne tælle som en opfølgning skal der bl.a. gennemføres individuelt tilsyn samt en systematisk vurdering af indsatsens mål, formål og effekt, hvilket indebærer et omfattende registrerings- og dokumentationsarbejde i fagsystemet.

Tallene skal ses i lyset af et fortsat efterslæb, sagernes kompleksitet samt perioder med vakancer og oplæring af nye medarbejdere. Administrationen har først prioriteret de mest komplekse og økonomisk tunge sager, herunder midlertidige botilbud og BPA, hvilket har bidraget til fremgang på udvalgte områder, men samtidig påvirker den samlede rettidighed.

4. Økonomiske besparelser

Forhandlingsindsatsen har efter opnormeringen bidraget markant til den økonomiske styring. I 2025 er der opnået 6,2 mio. kr. i varige besparelser gennem takstforhandlinger. Hertil kommer dokumenterede økonomiske opbremsninger på 7,2 mio. kr., hvor potentielle udgifter er afværget gennem ændrede løsninger.

Udviklingen skal ses i forlængelse af ansættelsen af en ekstra tilbuds- og forhandlingskonsulent og en styrket visitations- og forhandlingspraksis med tidligere inddragelse af tilbudskonsulenter. Det har øget kapaciteten til både at forhandle i eksisterende sager og påvirke økonomien i nye forløb, samtidig med at der lægges vægt på at sikre fagligt relevante og økonomisk bæredygtige løsninger for borgerne.

Selv om der fortsat er et samlet merforbrug på myndighedsområdet på 0,3 mio. kr. i 2025, skal dette ses i en bredere national kontekst, hvor mange kommuner aktuelt oplever et stigende pres på udgifterne på det specialiserede socialområde som følge af både flere komplekse sager og højere takstniveauer. Samtidig er kommunen i høj grad en købende kommune på området, idet vi har meget få egne tilbud, hvilket gør økonomien særligt følsom over for prisudviklingen hos eksterne tilbud.

De opnåede resultater viser en tydelig kortsigtet effekt, men peger samtidig på en mere langsigtet gevinst. Med en styrket og specialiseret forhandlingsfunktion understøttes en mere stabil og proaktiv styring af sagerne, hvor bedre behovsafklaring reducerer risikoen for uhensigtsmæssig udgiftsudvikling. Opnormeringen fungerer dermed også som en langsigtet investering i en mere robust og økonomisk bæredygtig praksis.

5. Systemoptimering

Ansættelsen af en systemfaglig koordinator har styrket arbejdet med at ensrette arbejdsgange og forbedre dokumentation. I løbet af 2025 er der gennemført en række justeringer i fagsystemet KMD Nexus, som giver rådgiverne bedre overblik over frister, opfølgninger og indsatsmål.

Samlet vurdering af effekterne indtil nu

Opnormeringen har samlet set styrket kvaliteten i sagsbehandlingen ved fald i fejlprocenter og fuld kontraktdækning, mens personaleomsætningen er reduceret markant. Den øgede stabilitet i bemandingen vurderes samtidig at have skabt et bedre grundlag for kontinuitet i opgaveløsningen, og effekterne heraf forventes at slå igennem i den kommende periode.

På fristområdet ses en positiv udvikling, men niveauet er fortsat ikke tilfredsstillende. Området er fortsat præget af komplekse sager, tidligere efterslæb fra perioder med oplæring og vakancer, og der er derfor behov for vedvarende ledelsesmæssig opfølgning og justering af arbejdsgange.

Den styrkede forhandlingsindsats har bidraget til en mere aktiv økonomisk styring af sagerne og haft en dæmpende effekt på udgiftsudviklingen i flere forløb. Samtidig skal udviklingen ses i sammenhæng med et fortsat stigende udgiftspres på området, hvor både flere komplekse sager og højere takstniveauer påvirker den samlede økonomi.

Systemoptimeringen har forbedret ensartede arbejdsgange og overblik, men der er fortsat begrænsninger i forhold til automatiserede ledelsesdata, hvilket indebærer behov for videre udvikling.

Samlet vurderes det, at opnormeringen har skabt væsentlige forbedringer, men kræver fortsat ledelsesmæssigt fokus for at sikre varig forankring af resultaterne.

Driftsmæssige vilkår

Opgaveløsningen er kendetegnet ved et højt fagligt og følelsesmæssigt pres. Arbejdet omfatter håndtering af komplekse borgerforløb samt omfattende og kompliceret lovgivning. Derudover anvendes der betydelige ressourcer på daglige henvendelser fra borgere, pårørende og leverandører af indsatser.

Samtidig varetager rådgiverne øvrige funktioner såsom fx deltagelse i rehabiliteringsteam og åben rådgivning, bemanding af teamtelefonen, behandling af magtanvendelser, domfældte, værgemålsansøgninger, socialt frikort, mv. Hertil kommer omfattende dokumentationskrav og klagebehandling, hvilket samlet set reducerer den tid, der kan anvendes på behandling af ny-ansøgninger og opfølgninger indenfor de politisk fastsatte frister.

Arbejdet tager desuden udgangspunkt i VUM 2.0, som er en national metode for udredning og sagsbehandling på voksenområdet. Metoden styrker kvaliteten, ensartetheden og retssikkerheden i sagsbehandlingen, men indebærer samtidig omfattende krav til udredning, borgerinddragelse og dokumentation, hvilket øger kompleksiteten og tidsforbruget i den enkelte sag. VUM 2.0 udgør samtidig den nationale ramme for udredning, opfølgning og styring på voksenområdet og anvendes bredt i kommunerne. Der findes ikke andre metoder, som kan anvendes i stedet.

På nationalt plan peger undersøgelser på et generelt højt arbejdspres blandt socialrådgivere, hvilket også afspejles lokalt, hvor der – trods fuld bemanding – fortsat må tages betydelige individuelle hensyn i tilrettelæggelsen af arbejdet. Administrationen vurderer, at dette medarbejderperspektiv er centralt for forståelsen af både fremgangen og de fortsatte udfordringer på området.

Videre proces

Med henblik på at fastholde fremgangen og arbejde videre med de identificerede udfordringer vil administrationen iværksætte følgende tre tiltag.

• Forankring af eksisterende initiativer

I den kommende periode vil administrationen fastholde og videreudvikle de arbejdsgange og initiativer, som har bidraget til de positive bevægelser. Der vil i den forbindelse være et særligt fokus på implementering, så arbejdsgangene forankres i praksis og bliver en integreret del af rådgivernes daglige opgaveløsning.

Samtidig er der en række strukturelle vilkår på området, herunder sagernes kompleksitet og de lovgivningsmæssige rammer, som ikke kan påvirkes lokalt, men som fortsat skal håndteres gennem prioritering, organisering og faglig understøttelse.

• Digital understøttelse

Administrationen arbejder med at afdække, hvordan digitale støtteværktøjer, herunder kunstig intelligens-baserede løsninger, kan understøtte opgaveløsningen i Voksenteamet og frigøre tid til borgerrettet arbejde. Dette omfatter løsninger, der kan understøtte blandt andet dokumentation, journalisering, mødeforberedelse og referatskrivning. Formålet er at lette de administrative processer, øge ensartetheden i opgaveløsningen og samtidig styrke datagrundlaget for ledelsesinformation.

Indsatsen vil ske gradvist med fokus på meningsfuld implementering og reel opgaveaflastning.

• Opfølgnings-flow og kapacitet

Der igangsættes et arbejde med at gennemgå og videreudvikle de eksisterende arbejdsgangsbeskrivelser med henblik på at skabe et mere sammenhængende opfølgnings-flow (work flow) omkring borgerforløbene. Arbejdsgangene struktureres, så sagerne tydeligere kan følges gennem forskellige faser, og så relevante vejledninger og støtteværktøjer kobles til de enkelte trin i sagsforløbet.

Efter opnormeringen følger Fredensborg Kommune de anbefalinger, som Dansk Socialrådgiverforening har på det specialiserede voksenområde, som er maksimalt 45 borgere pr. rådgiver, hvor indsatserne er komplicerede. I Fredensborg Kommune svarer dette aktuelt til ca. 69 indsatser pr. rådgiver, idet én borger kan have flere indsatser. Medarbejderen, der varetager opgaver efter servicelovens § 100, er ikke medregnet i opgørelsen, idet der pågår et særskilt arbejde med overgangen til den nye kompensationsydelse.

Med den nuværende opfølgningskadence indebærer dette i gennemsnit ca. 2,5 opfølgninger pr. uge pr. rådgiver, når der er taget højde for ferie, helligdage og andet forventet fravær. Set i sammenhæng med øvrige opgaver – herunder behandling af ny-ansøgninger, tre-måneders opfølgninger ved nye bevillinger, klagebehandling, løbende borgerkontakt, mv. – vurderer administrationen, at et niveau omkring to opfølgninger pr. uge vil være mere bæredygtigt.

Administrationen vil derfor undersøge, om fremdriften i arbejdet med rettidighed kan understøttes ved en justering af opfølgningskadencen på udvalgte paragraffer. I den forbindelse vil det også blive vurderet, om der er behov for at give administrationen en vis frisættelse inden for de politisk fastsatte rammer, altid med udgangspunkt i en konkret og individuel faglig vurdering. Der vil blive fremlagt en særskilt sag med forslag til en eventuel justering. Administrationen vil i den forbindelse gå i dialog med Handicaprådet om deres vurdering af en eventuel ændring af opfølgningskadencen. En eventuel justering vil ikke vedrøre sagsbehandlingsfrister ved ny-ansøgninger og vurderes derfor ikke at ændre serviceniveauet.

Samlet retning og opfølgning

Arbejdet med nye initiativer vil ske prioriteret og i et tempo, der tager højde for medarbejdernes arbejdspres og den samlede opgavemængde, således at nye tiltag så vidt muligt bidrager til forenkling og ikke opleves som yderligere belastning.

Den videre indsats vil ske med et fortsat fokus på sammenhængen mellem trivsel, kvalitet og økonomi, således at forbedringer på ét område understøtter udviklingen på de øvrige.

Administrationen vil løbende følge udviklingen og orientere udvalget.

Social-, Ældre- og Sundhedsudvalget