Kompetence

Socialudvalget

Beslutningstema

Socialudvalget orienteres kvartalsvis om status og fremdrift på handleplan for den faglige udvikling af Enhed for Myndighed og Indgangen i Handicap og Psykiatri. Der er et særligt fokus på styrkelse af det gode sagsarbejde gennem målrettede udredninger efter Voksenudredningsmetoden (VUM) øget borger- og pårørendeinddragelse samt anvendelse af data og ledelsestilsyn til kvalitetsudvikling. 

Indstilling

Chefen for Handicap og Psykiatri indstiller,

1. at Socialudvalget orienteres om status og fremdrift på handleplan for den faglige udvikling af Enhed for Myndighed og Indgangen i Handicap og Psykiatri.

Sagens indhold

På mødet den 14. august 2024 godkendte Socialudvalget en plan for faglig udvikling af Enhed for Myndighed og Indgangen (Myndighed) i Handicap og Psykiatri, som følge af en række udfordringer i sagsbehandlingsarbejdet. Samtidigt besluttede udvalget, at der fremadrettet skal ske en kvartalsvis opfølgning på fremdriften i handleplanen.

Udviklingsarbejdet i Myndighed er i den afsluttende fase og foregår i samarbejde med det eksterne konsulentfirma Substans.

Den faglige udviklingsplan fokuserer på:

• Systematik, struktur og ensartet anvendelse af retningslinjer, metoder og redskaber i sagsbehandlingsarbejdet.
• Faglig og økonomisk styring og ledelse.
• Forbedre kvaliteten af sagsbehandlingen, genoprette sagsoverblik og styring.
• Udvikle koncept og proces for fagligt og økonomisk ledelsestilsyn.
• Sikre systematisk inddragelse af borgere, pårørende og udførende parter.

Den faglige udviklingsplan er koordineret med og bidrager til at understøtte de indsatser, der er beskrevet i udviklingsplanen fra Taskforce Handicap.

Der er 9 leverancespor:

1. Ledelsesfundamentet
2. Ledelsesinformation og mål i Myndighed
3. Koncept for lærende ledelsestilsyn
4. Myndighedsfundamentet
5. Borgerrejsen i Myndighed
6. Koncept for visitation og tværfaglig sparring
7. Samlet håndbog for det gode sagsarbejde
8. Koncept for sags- og kapacitetsstyring
9. Lærings- og implementeringsplan VUM 2.0

Der er særligt fokus på følgende udviklings- og læringsspor i 4. kvartal 2025 og 1. kvartal 2026:

Fokus på det gode sagsarbejde

Der afholdes fortsat læringscaféer, hvor rådgiverne arbejder med at gøre VUM-udredninger mere målrettede og anvendelige. På læringscaféerne gennemgår rådgiverne, hvordan man fokuserer på de oplysninger, der er mest relevante for beskrivelse af borgerens funktionsevne og behov. Det handler om at sortere unødvendige detaljer fra og fremhæve de forhold, der har betydning for den konkrete indsats. Målet er, at udredningen bliver tydelig, præcis og giver et godt grundlag for  beslutninger om støtte og hjælp.

Fortsat udvikling af borger- og pårørendeinddragelse

Der arbejdes med at styrke inddragelsen af borgere og pårørende gennem nye metoder og værktøjer. Det omfatter blandt andet

• Rammer for visuelle møder:
  Møderne tilrettelægges, så information præsenteres visuelt. Det gør det lettere for borgeren og pårørende, at forstå indholdet og deltage aktivt i dialogen.
  
  
• Brug af piktogrammer til at understøtte dialogen:
  Piktogrammer anvendes som et visuelt supplement til sproget. Det hjælper med at skabe klarhed og sikre, at budskaber og aftaler bliver forstået.
  
  
• Udvikling af en spørgeguide:
  Guiden tager udgangspunkt i borgerens håb og ønsker for eget liv. Den skal understøtte en dialog, hvor borgerens perspektiv bliver tydeligt og inddraget i beslutninger.

Formålet er at skabe en god balance mellem borgernes perspektiver og erfaringer - og den faglige viden, samt de muligheder, som kommunen kan tilbyde indenfor gældende lovgivning. På den måde sikres både retssikkerhed og en indsats, der opleves meningsfuld for borgeren.

Opfølgning på arbejdet med data som ledelsesredskab

Der har været opfølgningsmøde med ledelsen om fremdrift og muligheder i arbejdet med datadrevet styring. Målet er fortsat at bruge data, som et aktivt ledelsesredskab i Myndighed, så det kan understøtte både strategiske beslutninger og den daglige drift - og samtidig bidrage til faglig kvalitet og effektiv opgaveløsning.

Opfølgningen viser, at der er tilgængelige datakilder, som kan præsenteres i et dashboard og anvendes direkte i styringen. Der er dog stadig områder, hvor der skal arbejdes videre med datakilderne - eksempelvis at bestemte felter skal udfyldes, for at data kan trækkes korrekt. Der er også områder, der kræver en nærmere undersøgelse, før de kan indgå i styringsgrundlaget.

Det er fortsat med udgangspunkt i at styrke sags- og kapacitetsstyringen indenfor følgende fem emner:

• Opfølgning i sager: Om sager følges op rettidigt og i tilstrækkeligt omfang.
• Sagsmodtagelse og behandling: Mængde, fordeling og behandlingstid for henvendelser og ansøgninger.
• Indsatstrappen: Udvikling i støttebehov og selvhjulpenhed
• Borgeroplevelser: Fremgang i forhold til indsatsmål
• Klager: Typer og fordeling på paragraffer og teams

Lærende ledelsestilsyn

Som en del af det lærende ledelsestilsyn indføres et nyt koncept for risikovurdering af sagerne. Risikovurderingen sker ved, at de enkelte parametre i en sag vurderes og tildeles en farvekode - rød, gul eller grøn. Formålet er at sikre kvalitet i sagsbehandlingen. De parametrene, der er i fokus nu er:

• Opfølgning: Er der sket rettidig opfølgning med borgerens indsats?
• Samlet faglig vurdering: Har rådgiveren fået skabt et tilstrækkeligt helhedsorienteret billede af borgerens situation, som grundlag for beslutning om indsats og handleplan?
• Rettigheder og frister: Overholdes borgerens rettigheder og de fastsatte tidsfrister?
• Det materielle indhold: Er dokumentationen i sagen korrekt og fuldstændig?

Disse parametre er valgt, fordi de er centrale for kvaliteten i sagsbehandlingen. Fokusområderne kan ændre sig over tid, hvis der opstår behov for at belyse andre dele af sagsarbejdet.

Risikovurderingen foretages via udtagning af stikprøver fra et teams samlede sagsmængde. Herefter tages resultaterne op i afdelingen til fælles gennemgang og læring på baggrund af risikovurderingen. 

Øvrige forhold:

Opfølgning på implementering af nye principper for sagsfordeling

Myndighed har indført nye principper for fordeling af sager til rådgiverne, med fokus på at styrke det tværfaglige samarbejde mellem myndighed og kommunens egne tilbud. Rådgiverne arbejder i mindre klynger og skal have faste dage ude på tilbuddene, hvilket understøtter en mere koordineret og nærværende indsats omkring borgerne. Det forventes, at alle rådgivere har faste arbejdsdage ude på tilbuddene inden juleferien.

Personaleomsætning og sygefravær

Personaleomsætningen de sidste 12 måneder er på 25,5 pct. for perioden oktober 2024 til september 2025. Ved sidste opgørelse, som er blevet forelagt Socialudvalget var personaleomsætningen på 20,7 pct., som dækkede perioden august 2024 til juli 2025.

Sygefraværet de sidste 12 måneder er på 8,06 pct. for perioden oktober 2024 til september 2025. Ved sidste opgørelse, som er blevet forelagt Socialudvalget var sygefraværet på 6,67 pct, som dækkede perioden august 2024 til juli 2025.

Der ses en stigning både i personaleomsætningen og sygefraværet. Der er flere årsagsforklaringer, bl.a. at der i forbindelse med udviklingsplanen arbejdes mere struktureret med udredning og opfølgning.

Myndighed fortsætter indsatsen for fastholdelse og nærvær via et projekt, som er en udløber af STAR-projektet "Det er et fælles ansvar". Projektet har fokus på at styrke fremmødet og samarbejdet om kerneopgaven via opfølgning på sygefraværsprocedurer, tydelig kommunikation om fraværsdata og involvering af leder, AMR og medarbejdere. Der planlægges desuden workshops generelt i Center for Handicap og Psykiatri, som skal styrke arbejdsmiljøgruppernes kompetencer i håndtering og forebyggelse af forhold, der kan føre til fravær. Derudover er der indført fast mentorordning for nyansatte.

Bilag 1 Handleplan for Myndighed - november 2025 viser, at de igangsatte udviklingsspor, i stor udtrækning, følger den fastlagte tidsplan.

Retligt grundlag

Den kommunale styrelseslov § 21 om udvalgets mulighed for indseende i centrets arbejde.

Økonomiske og personalemæssige konsekvenser

I budgetforliget 2025-2028 blev driftsforslaget "Genopretning og udvikling af Myndighed i Handicap og Psykiatri" godkendt. Der blev bevilget 5,5 mio. kr. til varig opnormering på 10 rådgivere og 0,5 mio. kr. til supervision til rådgiverne fra 2025 og fremefter. Derudover blev der bevilget 1,8 mio. kr. i 2025 og 0,6 mio. kr. i 2026 til ledelsesunderstøttelse ved eksterne konsulenter til implementering af faglig og økonomisk systematik, struktur, sagsflow, ledelsesinformation og indkøb af elektronisk tavlesystem.

Tværgående konsekvenser

Ingen bemærkninger.

Sagens videre forløb

Socialudvalget vil i en sag i 1. kvartal 2026 blive orienteret om status på handleplanen.