Nuværende praksis

Administrationen besvarer på nuværende tidspunkt - så vidt muligt - spørgsmål fra Byrådets medlemmer inden for 7 hverdage. Svarene på spørgsmålene sendes direkte til spørgeren og lægges herudover i First Agenda, enten til hele Byrådet, hvis det vurderes relevant, eller til det konkrete udvalg. 

Fordelene ved denne procedure er hurtig svartid, hvilket i nogle sager kan være nødvendigt. 

Denne procedure medfører dog også en række uhensigtsmæssigheder:

• Administrationen kan, for at overholde fristen, være nødsaget til at tilsidesætte væsentligere eller mere hastende sager end den sag, som spørgsmålet vedrører, selvom spørgsmålets karakter reelt set ikke fordrer hurtigt svar.
• Der er risiko for at svar, som hastes igennem, har en større fejlmargen end svar, som der er brugt den fornødne tid til at besvare.
• Spørgsmål, som kræver mange administrative ressourcer eller ekstern bistand at besvare, besvares som udgangspunkt uden, at der er taget fælles politisk stilling til, om man ønsker at bruge de fornødne ressourcer herpå. 
• Spørgsmål, der relaterer sig til et fagudvalg eller en specifik sag i et fagudvalg, stilles og besvares ikke altid i regi af fagudvalget men som enkeltstående spørgsmål og svar. Herved kan udvalgets medlemmer have vanskeligt ved at overskue, hvad der er stillet spørgsmål til og givet svar på, herunder relevansen i forhold til en given sag.    

Forslag til ny praksis

Af hensyn til at imødegå en række af de nuværende uhensigtsmæssigheder foreslås følgende praksis ved spørgsmål fra medlemmer af Byrådet:

• Spørgsmål skal sendes til borgmesteren og kommunaldirektøren.
• Spørgsmål skal så vidt muligt tilknyttes et relevant fagudvalg eller Økonomiudvalget.
• Hvis spørgsmål og svar vedrører en sag på den konkrete dagsorden, tilknyttes spørgsmål og svar så vidt muligt til den konkrete sag.
• Spørgsmål, der kan relateres til et udvalg, besvares i regi af udvalget på det kommende eller næstkommende ordinære fagudvalgsmøde. Hvorvidt det er det kommende eller næstkommende møde afhænger af spørgsmålets kompleksitet samt af, hvor tidsmæssigt tæt på det ordinære møde spørgsmålet stilles.
• Spørgsmål, der ikke kan relateres til et udvalg, besvares som enkeltstående spørgsmål/svar. 
• Spørgsmål, som kræver mange administrative ressourcer eller ekstern bistand af væsentlig økonomisk karakter at besvare, sættes på dagsordenen på det kommende udvalgsmøde med henblik på at drøfte, hvorvidt der er et politisk ønske om at anvende de fornødne administrative eller økonomiske ressourcer. Spørgsmål, der ikke relaterer sig til et specifikt udvalg, drøftes på Økonomiudvalget.  
• Spørgsmål, hvis formål forspildes ved at afvente et kommende udvalgsmøde, besvares hurtigst muligt som enkeltstående spørgsmål/svar.
• Spørgsmål og svar offentliggøres så vidt muligt.