Af kommissoriet fremgår det, at Landdistriktsudvalget selv fastlægger sin forretningsorden inden for de rammer, Byrådet har besluttet. Udvalget skal derfor tage stilling til følgende forhold:

• Antal årlige møder

I udkastet til forretningsorden foreslås minimum fire møder årligt

• Fast eller varierende mødested, herunder mulighed for afholdelse hos lokalrådene

I udkastet til forretningsorden foreslås, at møderne som udgangspunkt afholdes forskellige steder i kommunens landsbyer og lokalområder

• Om møderne skal være åbne for tilhørere

I udkastet til forretningsorden foreslås, at møderne er lukkede, men at der efter aftale med formanden kan inviteres gæster til møderne, herunder at det lokale lokalråd inviteres til at byde velkommen til området.

• Tidspunkt for mødernes afholdelse

I udkastet til forretningsorden foreslås at møderne afholdes fra 17.30 – 20.00

• Tidsfrister for udarbejdelse og offentliggørelse af dagsordener og referater

I udkastet til forretningsorden foreslås, at dagsorden udsendes mindst 1 uge før mødet, men at punkter som kræver forberedelse i valggruppen skal udsendes mindst 14 dage før mødet.

• Procedure for indsendelse af punkter til dagsorden, herunder ansvar og fremgangsmåde

I udkastet til forretningsorden foreslås, at alle udvalgets medlemmer kan indsende punkter til dagsordenen senest 3 uger før mødet.

• Procedure for udsendelse af dagsorden og referat til udvalgets medlemmer

I udkastet til forretningsorden foreslås, at både dagsordner og referater sendes til både medlemmer og suppleanter i udvalget.

Forretningsordenen sikrer metodefrihed til, hvordan det enkelte lokalrådsmedlem sikrer kontakt med sin valggruppe. Forvaltningen sender alle dagsordner og referater til alle lokalråd for at højne det enkelte lokalråds opmærksomhed på Landdistriktsudvalgets arbejde.

Dagsorden og referater offentliggøres på vejen.dk.

Medlemmerne af Landdistriktsudvalget har mulighed for at modtage dagsorden og referater via e-dagsorden.

Forretningsordenen giver mulighed for, at Udvalget også kan anvende andre mødeformer som f.eks. kortere onlinemøder. Onlinemøder kan være hensigtsmæssige i forbindelse med temadrøftelser, hvor en fleksibel mødeform gør det lettere for deltagerne at afsætte 30–60 minutter. Et digitalt format giver samtidig mulighed for at inddrage flere aktører, herunder alle lokalråd, på en enkel og overskuelig måde i relevante sager.

Forvaltningen opfordrer Udvalgets medlemmer til at styrke synligheden af Udvalgets arbejde ved at bruge sociale medier mere aktivt. Facebooksiden Lokalsamfund i Vejen Kommune, som administreres af forvaltningen, er et oplagt forum til videndeling og information.

Følgende datoer foreslås til de tre møder i 2026:

• Onsdag den 20. maj kl. 17.30 – 20.00
• Tirsdag den 25. august kl. 17.30 – 20.00
• Torsdag den 5. november kl. 17.30 – 20.00