Samsø

Licitation på restaurering af Øvelseshuset - resultat og det videre forløb - TU-ØU-KB

S2015-1142 -

Prompt resultater

Relevans v1

Relevans

Opsummering v1

Spørgsmål

Skal licitationsresultatet for restaurering af Øvelseshuset godkendes?

Opsummering

Kommunalbestyrelsen skal beslutte, om licitationsresultatet for restaurering af Øvelseshuset skal godkendes. Der er flere løsningsmuligheder, herunder at annullere licitationen, give Øvelseshusets Venner en frist til at skaffe midler, afvente respons fra Realdania By og Byg, eller fremlægge en procesplan for nedrivning af bygningen.

Fordele

Bevaring af historisk bygning
Skabelse af lokale arbejdspladser
Forbedret lokalområde

Ulemper

Høje restaureringsomkostninger
Manglende sikker finansiering
Afledning af ressourcer fra andre projekter

Emneord

Kultur
Byudvikling
Økonomi

Bilag

First-agenda Sagsfremstilling

Problemstilling

Der skal tages stilling til, om restaurering af Øvelseshuset skal igangsættes. Som alternativ fremlægges der også andre muligheder til det videre forløb.

Løsningsmuligheder og indstilling

1. Licitationsresultatet godkendes. Der tages udgangspunkt i en samlet byggeomkostning på 7,4 mio. kr. Der meddeles en udgiftsbevilling på 7,4 mio. kr. og en indtægtsbevilling for medfinansiering af fonde på 2,5 mio. kr. og der frigives et nettorådighedsbeløb på 4,9 mio. kr. Restaurering af Øvelseshuset kan dermed påbegyndes. Der igangsættes ansøgninger til Lokale- og Anlægsfonden og LAG.

2. Licitationsresultatet annulleres. Øvelseshuset restaureres ikke på det foreliggende grundlag.

3. Øvelseshusets Venner får en frist indtil 01.09.2026 for at fremskaffe de nødvendige midler til en restaurering af Øvelseshuset.

4. Der afventes respons fra Realdania By og Byg om de er interesseret i at købe bygningen med frist den 01.03.2026.

5. Der fremlægges en procesplan for nedrivning af bygningen i en ny sag.

Chefen for Teknisk Forvaltning indstiller, at licitationsresultatet annulleres (løsningsmulighed 2) og indstiller løsningsmulighederne 3-5 til politisk drøftelse og beslutning.

Sagsfremstilling

I henhold til den historiske beskrivelse af Øvelseshuset henvises der til bilag "Ansøgning til HPF oktober 2025".

Den 21.03.2023 vedtog Kommunalbestyrelsen:

1. Under forudsætning af, at Øvelseshusets Venner intensiverer indsatsen for at skaffe den manglende restfinansiering til renovering af Øvelseshuset, vil Samsø Kommune sætte sig i spidsen for at tilvejebringe et endegyldigt beslutningsgrundlag, som bl.a. omfatter en nærmere økonomisk vurdering af det senest fremkomne løsningsforslag til renovering af Øvelseshuset. For at sikre et løbende politisk fokus skal det foreslås, at to KB-medlemmer følger arbejdet tæt. (Det kan være en repræsentant fra hver side af midten i KB). En repræsentant fra Teknisk Forvaltning udpeges som bindeled mellem forarbejdet og de to politikere.

2. Der udarbejdes en analyse af de anvendelsesmæssige muligheder af et renoveret Øvelseshus, samt de heraf afledte indtægter og udgifter. Til styrkelse af dette arbejde kunne en repræsentant fra f.eks. Sambiosen deltage i arbejdet.

3. Tilvejebringelsen af et endeligt beslutningsgrundlag pågår frem til budgetudarbejdelsen af budget 2024 i september måned 2023. Øvelseshusets eventuelle renovering vil bero på de konkrete analyser og de økonomiske prioriteringer, som budgetarbejdet naturligt omfatter.

4. Samsø Kommune sikrer, at det juridiske grundlag for projektets gennemførelse er tilvejebragt. Dette arbejde er allerede påbegyndt.

5. I det forberedende arbejde vil indgå en udarbejdelse af en byggeplan for renoveringen, såfremt det vil være muligt at finde det nødvendige økonomiske råderum for projektets realisering i kommunens overordnede økonomi for de kommende år.

6. Kommunalbestyrelsen bevilger her og nu de 173.500 kr. som Øvelseshusets Venner har lagt ud med finansiering fra anlægspuljen.

7. Samsø Kommune har intention om at finde yderligere op til 1 mio. kr. til projektet i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2024.

8. Der afsættes 100.000 kr. til forvaltningens arbejde med yderligere analyser med finansiering fra anlægspuljen.

Den 30.01.2024 besluttede Kommunalbestyrelsen:

- at opgaven med renovering af Øvelseshuset sendes i udbud ved hjælp af rådgiver,

- at der gives en anlægsbevilling på 300.000 kr. fra anlægspuljen til rådgivning, forprojektering og udarbejdelse af udbudsmateriale,

- at der gives en anlægsbevilling på 100.000 kr. fra anlægspuljen til afklaring af det juridiske grundlag for udbud, bygherrefunktion, anvendelse af fondsmidler og fremtidig anvendelse.

Den 08.10.2024 besluttede Kommunalbestyrelsen:

- at frigive et rådighedsbeløb fra anlægsbevillingen på 150.000 kr. til rådgiverydelser (som dermed samlet kommer op på 450.000 kr.).

Den 13.05.2025 besluttede Kommunalbestyrelsen:

- at ændre udbudsformen fra Hovedentreprise til Fagentrepriser.

Teknisk Forvaltning har sammen med rådgiveren E+N Arkitektur gennemført en licitation den 6.oktober 2025.

Der redegøres nærmere for resultatet af licitationen på en lukket orienteringspunkt på samme dagsorden. Udover licitationsresultatet er det også nødvendigt, at henregne udgifter til bygherreleverancer samt uforudsete udgifter. Totalbudgettet for restaurering er dermed på 7.368.807 kr. eksklusiv moms.

Øvelseshusets Venner har oprindelig opnået tre væsentlig tilsagn fra hhv. A.P. Møller, Realdania og Salling fonde på 1 mio. kr. hver. Herudover et mindre tilsagn via LAG, Samsø Fonden og indsamling på ca. 88.000 kr. og endeligt et beløb fra landsbymidler på 800.000 kr.

Sideløbende til licitationen er det afklaret med Salling Fonden at deres tilsagn de facto bortfalder, idet det ikke er muligt at forlænge deres tilsagn en gang til.

Øvelseshusets Venner er indforstået med at overføre deres tilsagn til kommunen, idet det er kommunen som skal stå for restaureringen. Når fondsmidler "overføres" fra Øvelseshusets Venner til kommunen skal der trækkes fondsmoms på 17,5 % på de 2 mio. kr., som kommer fra private fonde, hvilket reducerer beløbet med 350.000 kr.

Der kan således indgå medfinansiering på ca. 2,5 mio.kr. når der er korrigeret for ovenstående.

Samsø Kommune har med budget 2024 reserveret et beløb på op til 1 mio.kr. af anlægspuljen. Af denne ramme er der anvendt 550.000 kr. til juridisk afklaring, rådgiverydelser og licitation. Kommunen har forinden ved regnskab 2023, betalt udlagte udgifter af Øvelseshusets Venner på 173.500 kr. Der er således brugt i alt 723.500 kr.

Herunder følger en forklaring til løsningsmulighederne:

Ad. 1) Licitationsresultatet godkendes:

Tilbuddene fra håndværkerne/entreprenørerne er gældende i 60 dage fra 06.10.2025. Godkendes licitationen så igangsættes restaureringen af bygningen. Derfor er det nødvendigt at tilvejebringe den nødvendige finansiering på baggrund af de tilstedeværende oplysninger, således at der kan gives en anlægsbevilling samtidigt. Der henvises til afsnit om økonomien.

Med en beslutning om at godkende resultatet og dermed sikre udførslen, så kan Øvelseshusets Venner søge Lokale- og Anlægsfonden (LoA) samt LAG om midler. LoA vil først se en ansøgning, når der foreligger en beslutning fra Kommunalbestyrelsen om at ville gennemføre projektet.

Ad. 2) Licitationsresultatet annulleres.

For at kunne anvise en tilstrækkeligt finansiering af restaureringen fra anlægspuljen, skal andre projekter skaleres ned eller helt droppes. Hvis dette ikke ønskes bør licitationen annulleres.

Ad. 3) Øvelseshusets Venner får en frist indtil 01.09.2026 for at fremskaffe midler til en restaurering af Øvelseshuset:

Øvelseshusets Venner har ved møder med forvaltningen bedt om en længere frist for at kunne søge fonde og midler hjem til restaureringen. Forvaltningen har ikke fået nogen liste over, hvilke fonde der kan søges. Foreningen har ind til videre søgt 27 steder og i princippet opnået 4 beløbstilsagn og 2 mulige ekstra. Forvaltningen er derfor i tvivl om en yderligere frist vil tilvejebringe nye tilsagn. Ved en fristforlængelse skal det præciseres, om og i givet fald med hvilket beløb en eventuel indtægt fra Lokale- og Anlægsfonden skal indregnes i forhold til den nødvendige finansieringsramme.

Ved at forlænge tidsfristen skal der iværksættes et nyt udbud og licitation på opgaven.

Ad. 4) Der afventes respons fra Realdania By og Byg om de er interesseret i at købe bygningen:

Øvelseshusets Venner har den 22.10.2025 taget kontakt til Realdania By og Byg i forhold til, om Realdania kunne være interesseret i at købe/overtage bygningen og restaurere den. Henvendelsen er vedlagt som bilag til sagen. Forvaltningen har ikke været involveret i dette og har ikke kendskab til og viden om mulighederne i den retning.

Ad. 5) Der fremlægges en procesplan for nedrivning af bygningen i en ny sag:

Denne sagsfremstilling omhandler ikke en eventuel nedrivning af Øvelseshuset. Men til foreløbig orientering så vurderer Forvaltningen, at en nedrivning og sanering af området vil koste ca. 1 mio.kr. Der er siden 2024 kommet meget strenge miljøkrav, som fordyrer arbejdet betragteligt i forhold til tidligere overslag.

Øvrige bemærkninger fra Forvaltningen:

Der arbejdes med en områdefornyelse for området, hvor Øvelseshuset ligger. Dette sker med baggrund i og med bidrag fra landsbypuljemidler. Det kræver for nuværende, at vi fra forvaltningen arbejder med 2 modeller - en med og en uden Øvelseshuset. En snarlig afklaring i sagen er nødvendig for at komme videre med denne del af Landsbyfornyelsen, da projekterne skal være afsluttet i 2027 for at kunne opnå den statslig medfinansiering. Derfor bør en yderligere tidsforlængelse begrænses til d. 01.09.2026.

Forvaltningen har brugt mange ressourcer på Øvelseshuset. Den seneste tid med udbud, licitation og afklaringer har trukket på mange ressourcer/timer, hvilket samlet gør, at andre projekter må ligge stille imens/afventer udførsel.

Økonomi og personale

Totaludgifter for restaurering af Øvelseshuset (Licitationsresultat, bygherreoverslag og uforudsete udgifter) er på 7.368.807 kr.

Der henvises til den lukket orienteringssag på samme dagsorden, hvor der redegøres nærmere for sammensætning af de enkelte enterpriser.

Indtægter - fondsbevillinger, tilskud og indsamlet beløb:

Navn	Bevilling	Bemærkninger	netto medfinansiering
Realdania	1.000.000	Er informeret om proces	825.000
A.P. Møller Fonden	1.000.000	Forventer udførsel primo 2026	825.000
Salling Fonden	1.000.000	Bevilling bortfalder
Samsø Kommune - Landsbypulje-midler	800.000	Er afsat og afventer udførsel	800.000
Samsø Fonden, LAG-midler og indsamling	86.312		86.312
I alt	3.886.312		2.536.312

Alle beløb er i danske kroner og eksklusiv moms.

Angående Salling Fonden har den oplyst den 21.10.2025, at den ikke vil forlænge sin bevillingsdonation på 1 mio.kr. Beløbet er forlænget 1 gang tidligere og udløber til 31.12.2025. Det ville kræve at alt arbejdet er udført inden udgangen af året.

Når fondsmidler "overdrages" til kommunen trækkes der fondsmoms på 17,5 %, hvilket er indregnet i ovenstående ved netto medfinansiering.

Det er muligt at ansøge "Lokale- og Anlægsfonden" og evt. "LAG" om medfinansiering af projektet efter at kommunen har påtaget sig opgaven og dermed står inde for gennemførsel af projektet. Det anbefales at fondene søges, såfremt restaurering igangsættes, men at eventuel medfinansiering derfra ikke indregnes, da dette i sagens natur er usikker. Et eventuelt tilsagn kan senere bruges til at tilbageføre egenfinansiering til anlægspuljen.

Eksisterende kommunale udgifter og bevillinger - budget 2024 (arbejdspapir 3 (vedlagt som bilag)):

Ramme	Forbrugt	Bemærkninger	Rest
173.500	173.500	Udgifter afholdt af Øvel-seshusets Venner
1.000.000	100.000	Juridisk afklaring
	300.000	Udbud rådgiver
	150.000	Ekstra til rådgiver
I alt: 1.173.500	I alt: 723.500	Rest	450.000

Der resteres således et beløb på 450.000 kr. i anlægspuljen ud fra den maksimalt reserverede oprindelig ramme. Beløbet kan indregnes i finansiering.

Totalbudget	Beløb
Restaureringsudgifter	7.368.807
Netto medfinansiering fonde og tilskud	-2.536.312
Resterende reservation anlægspulje	-450.000
Manglende finansiering	4.382.495

Der mangler dermed ca. 4,4 mio. kr. i finansiering.

Det vil være muligt at anvende anlægspuljen. Puljen har et budget på oprindelig 1.788.000 kr. Derudover er der overført disponible midler på 365.000 kr. Der er således en samlet ramme på ca. 2,2 mio. kr. Beløbet er også påtænkt anvendt til finansiering af indsatser til landsbyfornyelse i 2025.

Resterende beløb på yderligere 2,2 mio. kr. skal tilvejebringes ved at minimere indsatser ved ombygning af daginstitutioner, hvor der er en igangværende proces.

Efter en restaurering af huset vil årlig drift og vedligeholdelse af Øvelseshuset (forbrugsudgifter, rengøring, udendørs renhold, bygningsvedligeholdelse) beløbe sig til ca. 230.000 kr./år.

Tidligere beslutninger

08-10-2024 KB pkt.nr. 646 Øvelseshuset - anmodning om anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb til rådgiverydelser - TU-ØU-KB

30-01-2024 KB pkt.nr. 473 Øvelseshuset - afklaring af muligheder -TU-ØU-KB

21-03-2023 KB pkt.nr. 313 Afklaring af Øvelseshusets fremtid -TU-ØU-KB

01-03-2022 KB pkt.nr. 78 Anmodning fra Øvelseshusets Venner -TU-ØU-KB

09-11-2021 KB pkt.nr. 839 Orientering om foretræde for Øvelseshusets Venner -TU-ØU-KB

26-01-2021 KB pkt.nr. 651 Strategi for Landsbypuljen 2021 -TU-ØU-KB

03-03-2020 KB pkt.nr. 481 Orientering om foretræde fra Øvelseshusets Venner -TU-ØU-KB

17-09-2019 KB pkt.nr. 372 Orientering om foretræde fra Øvelseshusets Venner -TU-ØU-KB

26-02-2019 KB pkt.nr. 275 Foretræde for Øvelseshusets Venner om status for Øvelseshuset (tidligere Rottehullet) -TUØU-KB

13.12.2016 KB pkt.nr. Beslutning om bygningerne på Samsø Skole - Rottehullet, "Det Gule Palæ" og den gamle real - renovering, sanering, nedrivning -TU-ØU-KB

Dialog og høringer

Forvaltningen har holdt møder med Øvelseshusets Venner både før og efter endt licitation.

Forvaltningen har taget kontakt til Salling Fonden for afklaring af deres donationstilskud.

Der har været god dialog med de lokale håndværkere på Samsø samt med rådgiver (E+N Arkitektur) og ingeniøren Henry-Bertelsen A/S (der vedlægges udførselsskitser som bilag).

Forvaltningen har oplevet en god velvilje fra håndværkerne i, at medvirke til at fremkomme med tilbud. Men der fornemmes også en vis "træthed" i forhold til projektet med Øvelseshuset. De bydende har brugt tid og penge på udarbejdelse af tilbuddene.

Beslutning på Teknik- og Miljøudvalget 29-10-2025

Udvalget indstiller, at licitationsresultatet annulleres. Øvelseshuset restaureres ikke på det foreliggende grundlag (Løsningsmulighed 2).

Der blev begæret afstemning om:

Løsningsmulighed 3: Øvelseshusets Venner får en frist indtil 01.09.2026 for at fremskaffe de nødvendige midler til en restaurering af Øvelseshuset:

For stemte: Søren Wiese og Per Urban Olsen

Imod stemte: Lone Krag, Karina Knobelauch og Michael Kristensen

Løsningsmulighed 4: Der afventes respons fra Realdania By og Byg om de er interesseret i at købe bygningen med frist den 01.03.2026:

For stemte: Lone Krag, Søren Wiese og Per Urban Olsen

Imod stemte: Karina Knobelauch og Michael Kristensen

Løsningsmulighed 5: Der fremlægges en procesplan for nedrivning af bygningen i en ny sag:

For stemte: Karina Knobelauch og Michael Kristensen

Imod stemte: Lone Krag, Søren Wiese og Per Urban Olsen

Flertallet indstiller, at der afventes respons fra Realdania By og Byg om de er interesseret i at købe bygningen med frist den 01.03.2026 (Løsningsmulighed 4).

Aktuel beslutning på Økonomiudvalget 04-11-2025

Økonomiudvalget anbefaler, at licitationsresultatet annulleres, og at Øvelseshuset ikke restaureres på det foreliggende grundlag (Løsningsmulighed 2), samt at forvaltningen snarest fremlægger alternativ plan for anvendelse af landsbypuljemidler på 800.000 kr. med henblik på, at projekterne skal kunne være gennemført inden udløbet af 2026.

Herudover blev efter afstemning besluttet at anbefale følgende:

Der afventes respons fra Realdania By og Byg på, om de er interesseret i at købe bygningen, med frist den 01.03.2026. Hvis ikke, er man indstillet på nedrivning af bygningen, og forvaltningen skal fremsende procesplan for nedrivning af bygningen i en ny sag.

For stemte: Marcel Meijer, Michael Kristensen, Ulla holm og Peter Askjær.

Imod stemte: Carsten Bruun.

Carsten Bruun ønskede i stedet, at der afventes respons fra Realdania By og Byg om de er interesseret i at købe bygningen med frist den 01.03.2026 (løsningsmulighed 4), og at Øvelseshusets Venner alternativt får en frist indtil 01.09.2026 for at fremskaffe de nødvendige midler til en restaurering af Øvelseshuset (løsningsmulighed 3).

Er du enig eller uenig?

22 items

Lydfiler null
Ressourcer null
Felter 1 items
1. 6 items
  - Navn ""
  - Html "<div><div id='sagsfremstillingContainer'> <h3>Problemstilling</h3> <span class='ukendt'><html> <body> <div>Der skal tages stilling til, om restaurering af Øvelseshuset skal igangsættes. Som alternativ fremlægges der også andre muligheder til det videre forløb.</div> <div> </div> </body> </html> </span> <h3>Løsningsmuligheder og indstilling</h3> <span class='ukendt'><html> <body> <div>1. Licitationsresultatet godkendes. Der tages udgangspunkt i en samlet byggeomkostning på 7,4 mio. kr. Der meddeles en udgiftsbevilling på 7,4 mio. kr. og en indtægtsbevilling for medfinansiering af fonde på 2,5 mio. kr. og der frigives et nettorådighedsbeløb på 4,9 mio. kr. Restaurering af Øvelseshuset kan dermed påbegyndes. Der igangsættes ansøgninger til Lokale- og Anlægsfonden og LAG.</div> <div>2. Licitationsresultatet annulleres. Øvelseshuset restaureres ikke på det foreliggende grundlag.</div> <div>3. Øvelseshusets Venner får en frist indtil 01.09.2026 for at fremskaffe de nødvendige midler til en restaurering af Øvelseshuset.</div> <div>4. Der afventes respons fra Realdania By og Byg om de er interesseret i at købe bygningen med frist den 01.03.2026.</div> <div>5. Der fremlægges en procesplan for nedrivning af bygningen i en ny sag. </div> <div>Chefen for Teknisk Forvaltning indstiller, at licitationsresultatet annulleres (løsningsmulighed 2) og indstiller løsningsmulighederne 3-5 til politisk drøftelse og beslutning.</div> </body> </html> </span> <h3>Sagsfremstilling</h3> <span class='ukendt'><html> <body> <div>I henhold til den historiske beskrivelse af Øvelseshuset henvises der til bilag "Ansøgning til HPF oktober 2025".</div> <div><u>Den 21.03.2023 vedtog Kommunalbestyrelsen:</u></div> <div>1. Under forudsætning af, at Øvelseshusets Venner intensiverer indsatsen for at skaffe den manglende restfinansiering til renovering af Øvelseshuset, vil Samsø Kommune sætte sig i spidsen for at tilvejebringe et endegyldigt beslutningsgrundlag, som bl.a. omfatter en nærmere økonomisk vurdering af det senest fremkomne løsningsforslag til renovering af Øvelseshuset. For at sikre et løbende politisk fokus skal det foreslås, at to KB-medlemmer følger arbejdet tæt. (Det kan være en repræsentant fra hver side af midten i KB). En repræsentant fra Teknisk Forvaltning udpeges som bindeled mellem forarbejdet og de to politikere.</div> <div>2. Der udarbejdes en analyse af de anvendelsesmæssige muligheder af et renoveret Øvelseshus, samt de heraf afledte indtægter og udgifter. Til styrkelse af dette arbejde kunne en repræsentant fra f.eks. Sambiosen deltage i arbejdet.</div> <div>3. Tilvejebringelsen af et endeligt beslutningsgrundlag pågår frem til budgetudarbejdelsen af budget 2024 i september måned 2023. Øvelseshusets eventuelle renovering vil bero på de konkrete analyser og de økonomiske prioriteringer, som budgetarbejdet naturligt omfatter.</div> <div>4. Samsø Kommune sikrer, at det juridiske grundlag for projektets gennemførelse er tilvejebragt. Dette arbejde er allerede påbegyndt.</div> <div>5. I det forberedende arbejde vil indgå en udarbejdelse af en byggeplan for renoveringen, såfremt det vil være muligt at finde det nødvendige økonomiske råderum for projektets realisering i kommunens overordnede økonomi for de kommende år.</div> <div>6. Kommunalbestyrelsen bevilger her og nu de 173.500 kr. som Øvelseshusets Venner har lagt ud med finansiering fra anlægspuljen.</div> <div>7. Samsø Kommune har intention om at finde yderligere op til 1 mio. kr. til projektet i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2024.</div> <div>8. Der afsættes 100.000 kr. til forvaltningens arbejde med yderligere analyser med finansiering fra anlægspuljen.</div> <div> </div> <div><u>Den 30.01.2024 besluttede Kommunalbestyrelsen:</u></div> <div>- at opgaven med renovering af Øvelseshuset sendes i udbud ved hjælp af rådgiver,</div> <div>- at der gives en anlægsbevilling på 300.000 kr. fra anlægspuljen til rådgivning, forprojektering og udarbejdelse af udbudsmateriale,</div> <div>- at der gives en anlægsbevilling på 100.000 kr. fra anlægspuljen til afklaring af det juridiske grundlag for udbud, bygherrefunktion, anvendelse af fondsmidler og fremtidig anvendelse.</div> <div> </div> <div><u>Den 08.10.2024 besluttede Kommunalbestyrelsen:</u></div> <div>- at frigive et rådighedsbeløb fra anlægsbevillingen på 150.000 kr. til rådgiverydelser (som dermed samlet kommer op på 450.000 kr.).</div> <div> </div> <div><u>Den 13.05.2025 besluttede Kommunalbestyrelsen:</u></div> <div>- at ændre udbudsformen fra Hovedentreprise til Fagentrepriser.</div> <div> </div> <div>Teknisk Forvaltning har sammen med rådgiveren E+N Arkitektur gennemført en licitation den 6.oktober 2025.</div> <div>Der redegøres nærmere for resultatet af licitationen på en lukket orienteringspunkt på samme dagsorden. Udover licitationsresultatet er det også nødvendigt, at henregne udgifter til bygherreleverancer samt uforudsete udgifter. Totalbudgettet for restaurering er dermed på 7.368.807 kr. eksklusiv moms.</div> <div> </div> <div>Øvelseshusets Venner har oprindelig opnået tre væsentlig tilsagn fra hhv. A.P. Møller, Realdania og Salling fonde på 1 mio. kr. hver. Herudover et mindre tilsagn via LAG, Samsø Fonden og indsamling på ca. 88.000 kr. og endeligt et beløb fra landsbymidler på 800.000 kr. </div> <div>Sideløbende til licitationen er det afklaret med Salling Fonden at deres tilsagn de facto bortfalder, idet det ikke er muligt at forlænge deres tilsagn en gang til.</div> <div>Øvelseshusets Venner er indforstået med at overføre deres tilsagn til kommunen, idet det er kommunen som skal stå for restaureringen. Når fondsmidler "overføres" fra Øvelseshusets Venner til kommunen skal der trækkes fondsmoms på 17,5 % på de 2 mio. kr., som kommer fra private fonde, hvilket reducerer beløbet med 350.000 kr.</div> <div>Der kan således indgå medfinansiering på ca. 2,5 mio.kr. når der er korrigeret for ovenstående.</div> <div> </div> <div>Samsø Kommune har med budget 2024 reserveret et beløb på op til 1 mio.kr. af anlægspuljen. Af denne ramme er der anvendt 550.000 kr. til juridisk afklaring, rådgiverydelser og licitation. Kommunen har forinden ved regnskab 2023, betalt udlagte udgifter af Øvelseshusets Venner på 173.500 kr. Der er således brugt i alt 723.500 kr.</div> <div> </div> <div>Herunder følger en forklaring til løsningsmulighederne:</div> <div>Ad. 1) Licitationsresultatet godkendes:</div> <div>Tilbuddene fra håndværkerne/entreprenørerne er gældende i 60 dage fra 06.10.2025. Godkendes licitationen så igangsættes restaureringen af bygningen. Derfor er det nødvendigt at tilvejebringe den nødvendige finansiering på baggrund af de tilstedeværende oplysninger, således at der kan gives en anlægsbevilling samtidigt. Der henvises til afsnit om økonomien.</div> <div>Med en beslutning om at godkende resultatet og dermed sikre udførslen, så kan Øvelseshusets Venner søge Lokale- og Anlægsfonden (LoA) samt LAG om midler. LoA vil først se en ansøgning, når der foreligger en beslutning fra Kommunalbestyrelsen om at ville gennemføre projektet.</div> <div> </div> <div>Ad. 2) Licitationsresultatet annulleres.</div> <div>For at kunne anvise en tilstrækkeligt finansiering af restaureringen fra anlægspuljen, skal andre projekter skaleres ned eller helt droppes. Hvis dette ikke ønskes bør licitationen annulleres.</div> <div> </div> <div>Ad. 3) Øvelseshusets Venner får en frist indtil 01.09.2026 for at fremskaffe midler til en restaurering af Øvelseshuset:</div> <div>Øvelseshusets Venner har ved møder med forvaltningen bedt om en længere frist for at kunne søge fonde og midler hjem til restaureringen. Forvaltningen har ikke fået nogen liste over, hvilke fonde der kan søges. Foreningen har ind til videre søgt 27 steder og i princippet opnået 4 beløbstilsagn og 2 mulige ekstra. Forvaltningen er derfor i tvivl om en yderligere frist vil tilvejebringe nye tilsagn. Ved en fristforlængelse skal det præciseres, om og i givet fald med hvilket beløb en eventuel indtægt fra Lokale- og Anlægsfonden skal indregnes i forhold til den nødvendige finansieringsramme.</div> <div>Ved at forlænge tidsfristen skal der iværksættes et nyt udbud og licitation på opgaven.</div> <div> </div> <div>Ad. 4) Der afventes respons fra Realdania By og Byg om de er interesseret i at købe bygningen:</div> <div>Øvelseshusets Venner har den 22.10.2025 taget kontakt til Realdania By og Byg i forhold til, om Realdania kunne være interesseret i at købe/overtage bygningen og restaurere den. Henvendelsen er vedlagt som bilag til sagen. Forvaltningen har ikke været involveret i dette og har ikke kendskab til og viden om mulighederne i den retning.</div> <div> </div> <div>Ad. 5) Der fremlægges en procesplan for nedrivning af bygningen i en ny sag:</div> <div>Denne sagsfremstilling omhandler ikke en eventuel nedrivning af Øvelseshuset. Men til foreløbig orientering så vurderer Forvaltningen, at en nedrivning og sanering af området vil koste ca. 1 mio.kr. Der er siden 2024 kommet meget strenge miljøkrav, som fordyrer arbejdet betragteligt i forhold til tidligere overslag.</div> <div> </div> <div><u>Øvrige bemærkninger fra Forvaltningen:</u></div> <div>Der arbejdes med en områdefornyelse for området, hvor Øvelseshuset ligger. Dette sker med baggrund i og med bidrag fra landsbypuljemidler. Det kræver for nuværende, at vi fra forvaltningen arbejder med 2 modeller - en med og en uden Øvelseshuset. En snarlig afklaring i sagen er nødvendig for at komme videre med denne del af Landsbyfornyelsen, da projekterne skal være afsluttet i 2027 for at kunne opnå den statslig medfinansiering. Derfor bør en yderligere tidsforlængelse begrænses til d. 01.09.2026.</div> <div>Forvaltningen har brugt mange ressourcer på Øvelseshuset. Den seneste tid med udbud, licitation og afklaringer har trukket på mange ressourcer/timer, hvilket samlet gør, at andre projekter må ligge stille imens/afventer udførsel.</div> <div> </div> </body> </html> </span> <h3>Økonomi og personale</h3> <span class='ukendt'><html> <body> <div>Totaludgifter for restaurering af Øvelseshuset (Licitationsresultat, bygherreoverslag og uforudsete udgifter) er på 7.368.807 kr. </div> <div>Der henvises til den lukket orienteringssag på samme dagsorden, hvor der redegøres nærmere for sammensætning af de enkelte enterpriser.</div> <div> </div> <div>Indtægter - fondsbevillinger, tilskud og indsamlet beløb:</div> <table border="1" cellpadding="1" cellspacing="1" style=""> <tbody> <tr> <td style="">Navn</td> <td style="">Bevilling</td> <td style="">Bemærkninger</td> <td style="">netto medfinansiering</td> </tr> <tr> <td style="">Realdania</td> <td style=""> 1.000.000</td> <td style="">Er informeret om proces</td> <td style=""> 825.000</td> </tr> <tr> <td style="">A.P. Møller Fonden</td> <td style=""> 1.000.000</td> <td style="">Forventer udførsel primo 2026</td> <td style=""> 825.000</td> </tr> <tr> <td style="">Salling Fonden</td> <td style=""> 1.000.000</td> <td style="">Bevilling bortfalder</td> <td style=""> </td> </tr> <tr> <td style="">Samsø Kommune - Landsbypulje-midler</td> <td style=""> 800.000</td> <td style="">Er afsat og afventer udførsel</td> <td style=""> 800.000</td> </tr> <tr> <td style="">Samsø Fonden, LAG-midler og indsamling</td> <td style=""> 86.312</td> <td style=""> </td> <td style=""> 86.312</td> </tr> <tr> <td style=""><strong>I alt </strong></td> <td style=""><strong>3.886.312</strong></td> <td style=""> </td> <td><strong>2.536.312</strong></td> </tr> </tbody> </table> <div>Alle beløb er i danske kroner og eksklusiv moms.</div> <div>Angående Salling Fonden har den oplyst den 21.10.2025, at den ikke vil forlænge sin bevillingsdonation på 1 mio.kr. Beløbet er forlænget 1 gang tidligere og udløber til 31.12.2025. Det ville kræve at alt arbejdet er udført inden udgangen af året. </div> <div>Når fondsmidler "overdrages" til kommunen trækkes der fondsmoms på 17,5 %, hvilket er indregnet i ovenstående ved netto medfinansiering.</div> <div> </div> <div>Det er muligt at ansøge "Lokale- og Anlægsfonden" og evt. "LAG" om medfinansiering af projektet efter at kommunen har påtaget sig opgaven og dermed står inde for gennemførsel af projektet. Det anbefales at fondene søges, såfremt restaurering igangsættes, men at eventuel medfinansiering derfra ikke indregnes, da dette i sagens natur er usikker. Et eventuelt tilsagn kan senere bruges til at tilbageføre egenfinansiering til anlægspuljen. </div> <div> </div> <div>Eksisterende kommunale udgifter og bevillinger - budget 2024 (arbejdspapir 3 (vedlagt som bilag)):</div> <table border="1" cellpadding="1" cellspacing="1" style=""> <tbody> <tr> <td style="">Ramme</td> <td style="">Forbrugt</td> <td style="">Bemærkninger</td> <td style="">Rest</td> </tr> <tr> <td style=""> 173.500</td> <td style=""> 173.500</td> <td style="">Udgifter afholdt af Øvel-seshusets Venner</td> <td style=""> </td> </tr> <tr> <td style="">1.000.000</td> <td style=""> 100.000</td> <td style="">Juridisk afklaring</td> <td style=""> </td> </tr> <tr> <td style=""> </td> <td style=""> 300.000</td> <td style="">Udbud rådgiver</td> <td style=""> </td> </tr> <tr> <td style=""> </td> <td style=""> 150.000</td> <td style="">Ekstra til rådgiver</td> <td style=""> </td> </tr> <tr> <td style=""><strong>I alt: 1.173.500</strong></td> <td style=""><strong>I alt: 723.500</strong></td> <td style=""><strong>Rest</strong></td> <td style=""><strong> 450.000</strong></td> </tr> </tbody> </table> <div>Der resteres således et beløb på 450.000 kr. i anlægspuljen ud fra den maksimalt reserverede oprindelig ramme. Beløbet kan indregnes i finansiering. </div> <div> </div> <table border="1" cellpadding="1" cellspacing="1" style=""> <tbody> <tr> <td>Totalbudget</td> <td>Beløb</td> </tr> <tr> <td>Restaureringsudgifter</td> <td>7.368.807</td> </tr> <tr> <td>Netto medfinansiering fonde og tilskud</td> <td>-2.536.312</td> </tr> <tr> <td>Resterende reservation anlægspulje</td> <td>-450.000</td> </tr> <tr> <td><strong>Manglende finansiering</strong></td> <td><strong>4.382.495</strong></td> </tr> </tbody> </table> <div>Der mangler dermed ca. 4,4 mio. kr. i finansiering. </div> <div>Det vil være muligt at anvende anlægspuljen. Puljen har et budget på oprindelig 1.788.000 kr. Derudover er der overført disponible midler på 365.000 kr. Der er således en samlet ramme på ca. 2,2 mio. kr. Beløbet er også påtænkt anvendt til finansiering af indsatser til landsbyfornyelse i 2025. </div> <div>Resterende beløb på yderligere 2,2 mio. kr. skal tilvejebringes ved at minimere indsatser ved ombygning af daginstitutioner, hvor der er en igangværende proces. </div> <div> </div> <div>Efter en restaurering af huset vil årlig drift og vedligeholdelse af Øvelseshuset (forbrugsudgifter, rengøring, udendørs renhold, bygningsvedligeholdelse) beløbe sig til ca. 230.000 kr./år.</div> </body> </html> </span> <h3>Tidligere beslutninger</h3> <span class='ukendt'><html> <body> <div><span><span><span>08-10-2024 KB pkt.nr. 646 Øvelseshuset - anmodning om anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb til rådgiverydelser - TU-ØU-KB</span></span></span></div> <div><span><span><span>30-01-2024 KB pkt.nr. 473 Øvelseshuset - afklaring af muligheder -TU-ØU-KB </span></span></span></div> <div><span><span><span>21-03-2023 KB pkt.nr. 313 Afklaring af Øvelseshusets fremtid -TU-ØU-KB </span></span></span></div> <div><span><span><span>01-03-2022 KB pkt.nr. 78 Anmodning fra Øvelseshusets Venner -TU-ØU-KB </span></span></span></div> <div><span><span><span>09-11-2021 KB pkt.nr. 839 Orientering om foretræde for Øvelseshusets Venner -TU-ØU-KB </span></span></span></div> <div><span><span><span>26-01-2021 KB pkt.nr. 651 Strategi for Landsbypuljen 2021 -TU-ØU-KB </span></span></span></div> <div><span><span><span>03-03-2020 KB pkt.nr. 481 Orientering om foretræde fra Øvelseshusets Venner -TU-ØU-KB </span></span></span></div> <div><span><span><span>17-09-2019 KB pkt.nr. 372 Orientering om foretræde fra Øvelseshusets Venner -TU-ØU-KB </span></span></span></div> <div><span><span><span>26-02-2019 KB pkt.nr. 275 Foretræde for Øvelseshusets Venner om status for Øvelseshuset (tidligere Rottehullet) -TUØU-KB</span></span></span></div> <div><span><span><span>13.12.2016 KB pkt.nr. Beslutning om bygningerne på Samsø Skole - Rottehullet, "Det Gule Palæ" og den gamle real - renovering, sanering, nedrivning -TU-ØU-KB</span></span></span></div> </body> </html> </span> <h3>Dialog og høringer</h3> <span class='ukendt'><html> <body> <div>Forvaltningen har holdt møder med Øvelseshusets Venner både før og efter endt licitation.</div> <div>Forvaltningen har taget kontakt til Salling Fonden for afklaring af deres donationstilskud.</div> <div>Der har været god dialog med de lokale håndværkere på Samsø samt med rådgiver (E+N Arkitektur) og ingeniøren Henry-Bertelsen A/S (der vedlægges udførselsskitser som bilag). </div> <div>Forvaltningen har oplevet en god velvilje fra håndværkerne i, at medvirke til at fremkomme med tilbud. Men der fornemmes også en vis "træthed" i forhold til projektet med Øvelseshuset. De bydende har brugt tid og penge på udarbejdelse af tilbuddene.</div> </body> </html> </span> <h3>Beslutning på Teknik- og Miljøudvalget 29-10-2025</h3> <span class='ukendt'><html> <body> <div>Udvalget indstiller, at licitationsresultatet annulleres. Øvelseshuset restaureres ikke på det foreliggende grundlag (Løsningsmulighed 2).</div> <div>Der blev begæret afstemning om:</div> <div>Løsningsmulighed 3: Øvelseshusets Venner får en frist indtil 01.09.2026 for at fremskaffe de nødvendige midler til en restaurering af Øvelseshuset:</div> <div>For stemte: Søren Wiese og Per Urban Olsen</div> <div>Imod stemte: Lone Krag, Karina Knobelauch og Michael Kristensen</div> <div>Løsningsmulighed 4: Der afventes respons fra Realdania By og Byg om de er interesseret i at købe bygningen med frist den 01.03.2026:</div> <div>For stemte: Lone Krag, Søren Wiese og Per Urban Olsen</div> <div>Imod stemte: Karina Knobelauch og Michael Kristensen</div> <div>Løsningsmulighed 5: Der fremlægges en procesplan for nedrivning af bygningen i en ny sag:</div> <div>For stemte: Karina Knobelauch og Michael Kristensen</div> <div>Imod stemte: Lone Krag, Søren Wiese og Per Urban Olsen</div> <div>Flertallet indstiller, at der afventes respons fra Realdania By og Byg om de er interesseret i at købe bygningen med frist den 01.03.2026 (Løsningsmulighed 4).</div> </body> </html> </span> <h3>Aktuel beslutning på Økonomiudvalget 04-11-2025</h3> <span class='ukendt'><html> <body> <div>Økonomiudvalget anbefaler, at licitationsresultatet annulleres, og at Øvelseshuset ikke restaureres på det foreliggende grundlag (Løsningsmulighed 2), samt at forvaltningen snarest fremlægger alternativ plan for anvendelse af landsbypuljemidler på 800.000 kr. med henblik på, at projekterne skal kunne være gennemført inden udløbet af 2026.</div> <div>Herudover blev efter afstemning besluttet at anbefale følgende:</div> <div>Der afventes respons fra Realdania By og Byg på, om de er interesseret i at købe bygningen, med frist den 01.03.2026. Hvis ikke, er man indstillet på nedrivning af bygningen, og forvaltningen skal fremsende procesplan for nedrivning af bygningen i en ny sag.</div> <div>For stemte: Marcel Meijer, Michael Kristensen, Ulla holm og Peter Askjær.</div> <div>Imod stemte: Carsten Bruun.</div> <div>Carsten Bruun ønskede i stedet, at der afventes respons fra Realdania By og Byg om de er interesseret i at købe bygningen med frist den 01.03.2026 (løsningsmulighed 4), og at Øvelseshusets Venner alternativt får en frist indtil 01.09.2026 for at fremskaffe de nødvendige midler til en restaurering af Øvelseshuset (løsningsmulighed 3).</div> </body> </html> </span> </div></div>"
  - Tekst null
  - Id "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
  - Link "https://dagsorden.samsoe.dk/Vis/Pdf/bilag/9a174b9d-43b6-4906-adf7-f1ee98f59ea6"
  - DocumentId "9a174b9d-43b6-4906-adf7-f1ee98f59ea6"
Presentations null
ItemDecision null
SagsNummer "S2015-1142"
Navn "Licitation på restaurering af Øvelseshuset - resultat og det videre forløb - TU-ØU-KB"
Punktnummer "859"
Bilag 9 items
1. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "Udbudstidsplan restaurering Øvelseshuset rev.2"
  - Id "b7beb160-c63b-4b50-a313-5f55c4729e83"
2. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "Ansøgning HPF oktober 2025"
  - Id "2f413911-af9e-4ec8-b1da-234d17afa50b"
3. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "1-201 Facader"
  - Id "f50ded05-d2b8-40bd-b2e0-c4c43dcd6806"
4. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "1-301 Snit"
  - Id "280e3abf-2427-4953-9b0f-8eae4eb3c59f"
5. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "3.11.02 Fundamentsplan"
  - Id "6027e53b-cc2b-4cb8-b057-54c9c2fb2c65"
6. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "3.11.11 Konstruktionsplan - Stueplan"
  - Id "61055313-432f-459e-b8f0-27a21ac71368"
7. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "Budget 2024 arbejdspapir 3"
  - Id "95e59cba-19da-45de-a910-d816a24b3965"
8. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "Rapport om Øvelseshuset_juni 2023"
  - Id "e1e02f49-444d-4c02-8a2a-5ca1fd403613"
9. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "Mailhenvendelse fra Øvelseshusets Venner til Realdania By og Byg"
  - Id "669c7703-35f7-4033-86df-d7c01f7e77ac"
Documents null
Id "af154c01-b3aa-4e83-97e1-5ecd4bd10115"
IntegrationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
CorporationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
AgendaUid "577f1e0d-728e-4523-9081-eb297dda7818"
Number "859"
Sorting 859
IsOpen false
CaseNumber "S2015-1142"
SourceId null
Caption "Licitation på restaurering af Øvelseshuset - resultat og det videre forløb - TU-ØU-KB"
CasePresentationUid null
ExternalAgendaItemAttendees 0 items