Sagens baggrund

Afd. Ålholm og afd. Alsønderup i Hillerød Vest Skolens fritidsordning (HFO) har gennem længere tid oplevet lavt fremmøde blandt børn i udvalgte ferieperioder. Skolens ledelse har på den baggrund vurderet, at personalenormeringen i HFO1 er lille og sårbar i forhold til at opretholde fuld åbningstid i begge afdelinger i skolernes ferieperioder. I 2022 var der bl.a. derfor et betydeligt merforbrug på løn som følge af overforbrug af personaletimer.

På den baggrund ansøgte Hillerød Vest Skolen den 4. oktober 2023 Børn, Familie og Ungeudvalget om godkendelse af en ordning med samlet børnepasning af HFO børn på afd. Ålholm i ferieperioder.

Formålet var at optimere budgetforbrug og ferieafvikling på tværs af HFO1-afdelingerne i Alsønderup og Ålholm (se bilag 1). Byrådet godkendte den 30. oktober 2024 ansøgningen, men således at der i første omgang blev givet dispensation frem til den 1. oktober 2025, hvorefter Børn, Familie og Ungeudvalget på baggrund af erfaringerne skulle tage stilling til, om ordningen skulle gøres permanent.

Børn, Familie og Ungeudvalget behandlede den 8. oktober 2025 sagen med følgende protokol: ”Udvalget besluttede at forlænge forsøgsperioden frem til og med vinterferien 2026 hvorefter forvaltningen fremlægger forslaget på ny, inkl. data for hvor mange børn, der brugte tilbuddet før forsøgsordningens ikrafttræden samt antal kommende skolestartere”. Med denne sag skal Børn og Familieudvalget derfor tage stilling til permanentgørelse af sampasningen efter den forlængede forsøgsperiode.

I forhold til hvor mange børn, der brugte tilbuddet før forsøgsordningens ikrafttræden, så viser statistikken, at fremmødet på Alsønderup-matriklen i årene før sampasning generelt var højere end fremmødet i tilsvarende ferieuger med sampasning på Ålholm:

I forhold til antal kommende skolestartere, så er der til skolestart i august 2026 32 potentielle skolestartere i afdeling Alsønderup og 89 i afdeling Ålholm. Dataene er uddybet i bilag 2.

Byrådet godkendte i maj 2019 desuden en identisk sag fra Hanebjerg HFO, som også er delt mellem flere matrikler.

Ønske om permanentgørelse på baggrund af evaluering

På baggrund af erfaringerne fra skoleåret 2024/25 og videre ind i 2026, ønsker Hillerød Vest Skolen stadig at permanentgøre ordningen. Udvalgte medarbejdere og forældre er blevet inddraget i en evaluering, hvoraf resultaterne fremgår af bilag 2. I alt 8 forældre har givet feedback på forsøgsordningen. Hovedpointerne fra evalueringen er:

Fremmøde

Sampasningen blev indledt i juledagene 2024/25, hvor 6 børn fra Alsønderup var tilmeldt, men kun 3 mødte op. I uge 7 var der 13 tilmeldte børn, og stort set alle deltog hele ugen. I sommerferien (uge 28) var der 18 tilmeldte, men kun 7 børn kom. I uge 31 var billedet tilsvarende: 17 tilmeldte, og 6 børn mødte op. Dette mønster gør sig for øvrigt gældende i alle ferieperioder og på tværs af HFO´er.

Erfaringer fra forældrene og børnene tilknyttet afdeling Alsønderup

Positive erfaringer

Mange børn fortæller, at de hurtigt falder til, når de er i sampasning, og at de hurtigt får nye venner at lege med. Flere forældre siger også, at det føles trygt, fordi der er voksne med, som børnene allerede kender. Nogle familier oplever det, som en bonus, at børnene får lov til at lære Ålholm at kende på en rolig måde, inden de engang skal begynde der i udskolingen. Der bliver også fremhævet, at der ofte er god stemning og sjove aktiviteter.

Kritiske erfaringer

For nogle børn, især dem, der har brug for ekstra støtte eller faste rutiner, kan det være svært at komme et nyt sted hen, hvor der er mange nye indtryk og voksne. Nogle forældre vælger derfor tilbuddet fra, og det betyder til tider, at de børn, der møder op, savner deres vante venner fra Alsønderup. Nogle forældre fortæller også, at det kan være besværligt at aflevere på Ålholm, og at det gør hverdagen mere presset.

Personalets oplevelse af sampasningen

Personalet fra begge afdelinger kendte allerede hinanden godt gennem fælles møder, kompetenceudvikling og sociale arrangementer. De relevante medarbejdere deltog aktivt i planlægningen og overleveringen af børnegruppen, hvilket styrkede det kollegiale fællesskab og gav børnene adgang til flere aktiviteter og tættere voksenkontakt. På afd. Alsønderup oplevede personalet en særlig fordel ved ordningen, da de kunne planlægge ferie uden at skulle finde vikarer – en udfordring, der tidligere har skabt problemer. Samtidig er der gennemført flere aktiviteter, som ifølge medarbejderne har løftet kvaliteten af tilbuddet. Oplevelsen er, at børnene har deltaget aktivt i aktiviteter, været glade og trygge og fået flere nye kammerater.

Kommentarer fra skolebestyrelsen

Skolebestyrelsen er blevet inddraget i processen og har fremsendt et høringssvar (se bilag 3).

Skolebestyrelsen støtter op om skolens evaluering og ønsker desuden at fremhæve følgende:

• Ressourceforbruget hænger bedre sammen, når to afdelinger ikke skal holdes åbne og bemandes i ferieperioder, men i stedet samles ét sted. Det giver øget fleksibilitet for personalet og i ferieplanlægningen.
• Forældrene har givet udtryk for tryghed ved aflevering af børnene og ser positivt på, at børnene lærer afd. Ålholm bedre at kende.
• Børnene har dannet nye relationer på tværs af afdelingerne.

Skolebestyrelsen vurderer, at evalueringen viser, at sampasningsordningen både er ressourcemæssigt og kvalitetsmæssigt velfungerende. Skolebestyrelsen ønsker derfor, at ordningen bliver en fast måde at organisere ferieperioder på. Skoleforvaltningen anbefaler på baggrund af prøveordningen, at sampasning i Hillerød Vest Skolens HFO permanentgøres.