Baggrunden for sagen er, at byrådet i forbindelse med budget 2025-2028 bad forvaltningen udarbejde en ny vedligeholdelsesstrategi jf. punkt 1 budgetteksten:

”Ejendomsstrategi -Vi vil sætte et endnu stærkere fokus på den kommunale ejendomsportefølje for i højere grad at kunne udføre forebyggende vedligehold frem for at sætte ind, når skader er blevet meget tydeligere eller har vokset sig så store, at det er blevet dyrere at reparere dem. Derfor beder vi forvaltningen fremlægge et forslag til en ny ejendomsstrategi”. (Det er efter budgetvedtagelsen af budget 2025-2028 afklaret, at formålet med teksten var at ønske en ny vedligeholdelsesstrategi selvom ordvalget er ejendomsstrategi). 

Og til opfølgning i forbindelse med budget 2026-2029 jf. nedenstående fra budgetteksten:

”Vi arbejder med en egentlig vedligeholdelsesstrategi, som definerer, hvordan vi vedligeholder de bygninger, vi beholder. Vedligeholdelsesstrategien skal sikre, at vi får det bedst mulige vedligehold inden for det budget, vi kan afsætte til området. Vi håber at kunne vedtage en ny strategi for området i første halvdel af 2026”.

Forvaltningen fremlægger derfor Vedligeholdelsesstrategi 2026 til politisk godkendelse. Strategien angiver de overordnede principper for vedligehold, mens konkrete handleplaner udarbejdes på forvaltningsniveau efter politisk vedtagelse af strategien. Forvaltningen vil herefter sikre den nødvendige implementering i organisationen.

Strategien skal sikre et systematisk og forebyggende vedligehold af kommunens bygninger og udearealer, så ressourcerne anvendes dér, hvor de skaber størst effekt, og for at understøtte målsætningen om budget i balance. Med strategien er det hensigten, at kommunen bevæger sig væk fra primært akutte indsatser og over mod planlagt drift, der forebygger følgeskader, forlænger levetiden og mindsker driftsforstyrrelser for brugere og medarbejdere.

Strategien er også udarbejdet med henblik på at give et gennemsigtigt prioriteringsgrundlag for bygningsdrift og at reducere behovet for dyre genopretninger.

Strategien indgår i kommunens samlede ejendomsstyring og skal ses i sammenhæng med Ejendomsstrategien 2023, men er et selvstændigt værktøj med fokus på vedligehold i hverdagen. Hvor ejendomsstrategien overordnet fastlægger retningen for porteføljens udvikling, beskriver vedligeholdelsesstrategien, hvordan vi konkret passer på de bygninger, vi har.

Det fremgår af Ejendomsstrategien, at kommunens bygningstilstand i 2022 gennemsnitligt var på 3,4 på en skala fra 1-5. Gennemsnittet svarer til, at bygningerne er på et niveau fra, at de ser brugte ud til nedslidt – og bygningernes tilstand falder dermed hurtigere end de behøver – og det afspejler, at budgettet til drift og vedligehold ikke er tilstrækkeligt til at fastholde en højere standard. Hvis forvaltningen forudsætter, at bygningerne skal være i en tilstand mellem 2 og 3 (hvor bygningerne stadig ser brugte ud, men ikke helt nedslidte), var vurderingen i 2022 som følger.

-          Det årlige budget til vedligehold mangler 45 millioner kroner

-          En genopretning via anlægspuljer vil koste ca. 1 milliard kroner

Disse tal er beregnet i 2022 og en række anlægstiltag er taget siden – for eksempel vil Grønnevang Skole, afd. Jespervej, fremstå som en ny skole inden for nogle år, Frederiksborg Byskole gennemgår en omfattende renovering og Hillerødsholmskolen vil samtidig med, at der sikres kapacitet også blive renoveret i et vist omfang. Samtidig er der løbende afsat yderligere midler til renovering på anlægsrammen til både konkrete opgaver (svømmehal, Trollesbro, Buen med meget mere) og til mere generelle opgaver med klimaskærm, tekniske installationer med videre. I modgående retning tæller, at bygge- og anlægspriserne steget både som følge af inflationen og i nogle tilfælde ekstraordinært i forbindelse med den geopolitiske udvikling. Forvaltningens vurdering er derfor, at den manglende økonomi til løbende vedligehold er nogenlunde den samme, mens anlægsbehovet formentlig er lidt mindre, men stadig meget stort.

Som det også vil fremgå af sagen i øvrigt, er forvaltningens udfordring derfor ikke at prioritere mellem bygningsopgaver overfor brugerønsker – men at prioritere mellem lige akutte udfordringer på forskellige bygninger og samtidig forsøge at skabe sporene til en fremtid, hvor kommunens strategiske valg er med til at sikre en mere fremtidsholdbar ejendomsdrift.

Den økonomiske udfordring skal ses i forhold til, at det løbende budget til vedligehold indenfor servicerammen over de sidste 10 år har ligget i spændet fra 45 til 55 millioner – nogle år fremstår tallet højere, da en del anlægsarbejder er budgetteret på servicerammen i udvalgte år. Ud af disse beløb er lidt over 10 millioner dedikeret til lønsummen til personalet, der vedligeholder udearealerne og ca. 3 millioner til at betale for renovation. En del af økonomien er derudover bundet på nødvendige serviceaftaler og andre faste udgifter. Det budget, som forvaltningen kan prioritere inden for er derfor reelt i størrelsesordenen 30 millioner kroner årligt.

Vedligeholdelsesstrategien hviler på tre sammenhængende elementer. For det første styrker vi arbejdet med klimavenligt vedligehold væsentligt, hvor materialevalg og løsninger prioriteres ud fra lavt klimaaftryk og lang levetid, bl.a. med brug af livscyklusvurderinger. I den tilgang kan bygningsdele godt fremstå “slidt med vilje”, når funktion, sikkerhed og kvalitet er opfyldt, fordi udskiftning alene af æstetiske grunde både koster unødigt og belaster klimaet.

For det andet styrker og ændrer vi bygningssynene, så forvaltningen i fremtiden gennemfører løbende ejendomssyn, der omfatter både bygning, tekniske installationer og udearealer. Data fra ejendomssyn bliver fortsat til konkrete opgaver i kommunens digitale Facility Management-system. Forvaltningen styrker arbejdet med at udarbejde planer for prioriteret vedligehold på tværs af bygningerne frem for en opgaveløsning, der er mere præget af at håndtere akutte opgaver.

For det tredje skærpes prioriteringen af vedligehold, så kritiske forhold som brand, vandindtrængning, tekniske fejl og nedbrud i klimaskærm håndteres først, og så midlerne anvendes på ejendomme og bygningsdele, hvor en indsats kan bringe tilstanden i ro og stabil drift. Modellen understøtter også, at der ved årets start disponeres til planlagte opgaver, mens en del af rammen reserveres til akutte hændelser udover det planlagte og prioriterede vedligehold.

Strategien forventes over tid at medføre færre akutte sager, færre arbejdsmiljømæssige påbud, lavere risiko for driftsstop og bedre økonomisk styring, fordi rettidigt vedligehold koster mindre end genopretning. Samtidig indebærer strategien en klar prioritering, hvor midler i de kommende år i højere grad vil blive bundet til at sikre funktionalitet og sikkerhed, fordi disse områder har et betydeligt efterslæb. Det betyder, at en række forbedringsønsker, som mange brugere oplever som meningsfulde og vigtige i hverdagen, men som ikke er akutte, i praksis vil blive nedprioriteret. Den tydelige prioritering er nødvendig for at sikre driftssikkerhed og ansvarlig økonomi, men kræver samtidig en åben forventningsafstemning med brugerne om, at udviklingsønsker må vige for at bringe de basale funktioner op på et stabilt niveau.

Efter godkendelse vil forvaltningen udarbejde flerårige vedligeholdelsesplaner for de enkelte ejendomsområder med prioriterede indsatser og tidsplaner. På baggrund af planerne vil forvaltningen, hvor det er nødvendigt, fremlægge særskilte sager om anlægsfinansiering til konkrete genopretningsprojekter, som ikke kan rummes inden for de eksisterende driftsmidler.

Implementeringen følges op af en status hvert fjerde år, så den politiske opmærksomhed på udviklingen fastholdes, og så prioriteringer kan justeres, hvis forudsætninger eller behov ændrer sig.