Kultur- og Naturudvalget godkendte den 11. november 2024 et nyt katalog for tilskud og puljer på kultur-, idræts- og fritidsområdet. Efter det første år med de nye retningslinjer har administrationen erfaringer, der peger på behovet for justeringer både i indhold og praksis. Senior-, kultur- og fritidsudvalget har derfor godkendt, at der igangsættes en proces for revidering af retningslinjerne samt visse principielle ændringer gældende fra 2026. Den fulde revidering af retningslinjerne forventes først afsluttet ultimo 2026. I perioden frem mod den endelige politiske godkendelse er der behov for et tydeligere administrativt grundlag, som kan anvendes ved behandling af ansøgninger og udbetaling af tilskud.

Administrationsgrundlaget har til formål at:

• Præcisere eksisterende krav og beskrivelser i puljekataloget
• Understøtte en ensartet administrativ praksis
• Sikre budgetstyring

Der er ikke tale om ændringer af gældende retningslinjer, da beslutningskompetencen til at foretage indholdsmæssige ændringer er placeret hos Senior-, kultur og fritidsudvalget. Det foreslåede administrationsgrundlag skal tjene som det administrative grundlag til brug i overgangsperioden.

Administrationsgrundlaget for 2026 omfatter følgende hovedpunkter:

Puljesøgning

Det fremgår af puljekataloget, at tilskud skal søges via Solrød Kommunes foreningsportal (KMD Booking). Det har imidlertid ikke været muligt at søge alle tilskudstyper via portalen, og administrationen har derfor også modtaget og behandlet ansøgninger indsendt via e-mail, fysisk post og personlig aflevering. De mange indgange for ansøgninger gør processen administrativt tung og sårbar, da ansøgninger kan gå tabt eller forsinkes i en uensartet procedure.

Administrationen gør alle puljer tilgængelige i foreningsportalen og foreslår derfor, at det gøres obligatorisk at indsende ansøgninger via portalen. Hvis en forening eller privatperson oplever udfordringer med systemet, foreslås det, at administrationen tilbyder hjælp til upload af ansøgningen frem for at modtage den ad andre kanaler.

Det indskærpes samtidig, at ansøgninger skal sendes inden den ansøgte aktivitet afholdes, og at det ikke er muligt at søge tilskud til allerede afholdte aktiviteter. Dette dog undtaget uddannelsespuljen, hvor der søges efter endt uddannelse/kursus.

Frister

Det gældende puljekatalog er ikke opdateret i forhold til de frister, der blev besluttet ved udvalgets behandling af kataloget. Administrationen foreslår derfor, at kataloget opdateres således, at politisk besluttede frister indarbejdes, og at der fastsættes frister på områder, hvor sådanne mangler. Samtidig foreslås det at ensarte fristerne, så der eksempelvis ikke anvendes både 31. januar og 1. februar.

Administrationens forslag til frister:

Dokumentation i forbindelse med udbetalinger og regnskabsaflæggelse

Administrationen foreslår, at dokumentationskravet præciseres, så der foreligger konkret dokumentation for, at udgifter er afholdt, f.eks. i form af betalingsoversigter eller lignende.

Af hensyn til budgetstyring indskærpes det samtidig, at udgifter skal afholdes samme år som tilskud er bevilliget, og at bevillingen således ophører d. 31. december medmindre andet aftales. Ubrugte midler tilbagebetales til Solrød Kommune.

Samlet set vil de foreslåede justeringer sikre en mere ensartet og overskuelig ansøgningsprocedure og lette puljeadministrationen. Administrationen anbefaler derfor, at forslagene godkendes, så de kan indarbejdes i puljekataloget og træde i kraft med øjeblikkelig virkning.

Det er et lovkrav at afsætte midler til folkeoplysende aktiviteter.