Administrationen har været i dialog med Boligselskabet Sjælland og OK Fonden om aftalestrukturen og den tilhørende bygherre- og udbudsform for etablering og drift af plejehjemmet. 

På baggrund af dialogen har Bech-Bruun udarbejdet en præsentation og vurdering af aftalestrukturen. Præsentationen er vedlagt som bilag 1.  

Aftalekonstruktion for etablering 
For Boligselskabet Sjællands etablering af plejehjemmet, herunder Lejre Kommunes servicearealer, og det efterfølgende delte ejerskab skal der indgås følgende aftaler mellem parterne: 

• Samarbejdsaftale 
• Betinget købsaftale 
• Ejerforeningsvedtægter
• Administrationsaftale 

Samarbejdsaftalens formål er at fastlægge rammerne for samarbejdet om etablering af plejecenteret og at regulere rettigheder og forpligtelser for Lejre Kommune og boligselskabet før, under og efter opførelsen.

Den betingede købsaftales formål er at fastsætte de vilkår, hvorunder en del af grunden og de tilhørende byggerettigheder overdrages under forudsætning af, at en række betingelser opfyldes.

Ejerforeningsvedtægternes formål er at regulere den kollektive drift og vedligeholdelse af fællesarealer samt fordeling af omkostninger i ejerforeningen.

Administrationsaftalens formål er at fastlægge boligselskabets opgaver og beføjelser som administrator af ejendommen, herunder Lejre Kommunes servicearealer.

Bygherremodel 
Boligselskabet Sjælland ønsker at opføre plejehjemmet i totalentreprise. 

Bech-Bruun anbefaler, at projektet gennemføres efter en model med én bygherre over for totalentreprenøren, hvor Boligselskabet Sjælland iagttager denne rolle.

Denne model giver færre grænsefladeproblematikker, ligesom én samlet styring af byggeriet kan fremme en bedre integration mellem plejeboligerne og servicearealerne. Tilsvarende vil
denne fremgangsmåde reducere risikoen for fordyrelser i projektet ved modsatrettede instrukser fra to bygherrer.

Bech-Bruun anbefaler, at samarbejdsaftalen med Boligselskabet Sjælland regulerer rettigheder og forpligtelser for Lejre Kommune og boligselskabet før, under og efter
opførelsen – særligt så Lejre Kommune får lignende indflydelse på servicearealerne, som hvis Lejre Kommune selv var bygherre.

Fordele og ulemper ved modellen er beskrevet i bilag 1. 

Udbudsmodel 
Boligselskabet Sjælland ønsker at udbyde en rammeaftale med én totalentreprenør, som skal omfatte flere fremtidige opgaver udført i totalentreprise, herunder boligselskabets plejehjemsprojekter.

Efter udbuddet skal totalentreprisekontrakten for plejehjemmet i Hvalsø indgås med afsæt i rammeaftalen.   

I praksis minder modellen i høj grad om et udbud med "tidlig entreprenørinddragelse", idet totalentreprenøren tilknyttes i processen tidligt og skal bidrage til optimering og færdigprojektering af projektet.

Forskellen er, at entreprenøren ved rammeaftalemodellen vælges på forkant til flere opgaver, hvorimod der ved et konkret udbud vil blive valgt en totalentreprenør målrettet det konkrete projekt.

I begge tilfælde vil der dog indgås en konkret totalentreprisekontrakt for projektet.

Bech-Bruun vurderer, at udbudsmodellen grundlæggende kan være en hensigtsmæssig løsning for Lejre Kommune, forudsat at Lejre Kommune gennem samarbejdsaftalen med Boligselskabet Sjælland sikrer sig indflydelse på de dele af projektet, der er væsentlige for Lejre Kommune.

Fordele og ulemper med modellen er beskrevet i bilag 1. 

Aftalekonstruktion for drift 
Kommunalbestyrelsen besluttede den 28. april 2025, at den plejemæssige drift af plejehjemmet skal varetages af en selvejende institution under OK Fonden med kommunal driftsoverenskomst indgået uden udbud efter den udvidede inhouse-regel. 

På denne baggrund indgik Lejre Kommune og OK Fonden i maj 2025 en hensigtserklæring (Letter of Intent) om tilvejebringelse af aftalegrundlag for den plejemæssige drift. 

Aftalegrundlaget vil bestå af en kommunal driftsoverenskomst samt vedtægter for den selvejende institution.  

Driftsoverenskomsten og vedtægterne skal tilsammen regulere forholdet mellem Lejre Kommune og institutionen og skal derudover sikre, at konstruktionen opfylder betingelserne for anvendelse af den udvidede inhouse-regel. 

Driftsoverenskomsten regulerer samarbejdet mellem kommunen og institutionen om den plejemæssige drift. Driftsoverenskomsten regulerer blandt andet:

• Kommunens krav til faglige og økonomiske rammer for udførelsen af opgaven
• Kommunens kontrol med udpegning og valg af medlemmer til institutionens ledelsesorganer
• Kommunens kontrol med væsentlige økonomiske dispositioner
• Kommunens tilsyn med institutionens drift og økonomi 
• Kommunens godkendelse af institutionens vedtægter og vedtægtsændringer

Institutionens vedtægterne regulerer de indre forhold i institutionens drift, organisering og beslutningskompetence.

Udkast til driftsoverenskomst og vedtægter udarbejdes af Bech-Bruun i samarbejde med OK Fonden med henblik på senere politisk godkendelse.  

Tidsplan 

I den seneste godkendte tidsplan for projektet var indflytning fastsat til første halvdel af 2028.

Administrationen har i dialog med Boligselskabet Sjælland vurderet, at der bør afsættes yderligere tid til projekteringen af projektet. Derfor har parterne udarbejdet en opdateret tidsplan for etablering af plejehjemmet. Tidsplanen er vedlagt som bilag 2. 

Tidsplanen indeholder blandt andet følgende processkridt:

Med den opdaterede tidsplan er indflytningen fastsat til januar 2029. 

Administrationen er derudover i dialog med OK Fonden om tidsplanen for udarbejdelse og indgåelse af aftalegrundlag for den plejemæssige drift af plejehjemmet med henblik på senere politisk godkendelse.