Administrationen har været i dialog med Boligselskabet Sjælland og OK Fonden om aftalestrukturen, bygherre- og udbudsform og entrepriseform for etablering og drift af plejehjemmet.  

På baggrund af dialogen har Bech-Bruun udarbejdet en præsentation af aftalestrukturen og vurdering af den foreslåede bygherre- og udbudsform. Præsentationen med vurdering er vedlagt som bilag 1.  

Derudover har Bech-Bruun udarbejdet en oversigt over fordele og ulemper ved henholdsvis totalentreprise og hovedentreprise. Oversigten er vedlagt som bilag 2.   

Endelig har administrationen indhentet boligselskabets bemærkninger til valg af entrepriseform.  

Aftalekonstruktion for etablering  
For Boligselskabet Sjællands etablering af plejehjemmet, herunder Lejre Kommunes servicearealer og det efterfølgende delte ejerskab, skal der indgås følgende aftaler mellem parterne:  

• Samarbejdsaftale
• Betinget købsaftale 
• Ejerforeningsvedtægter
• Administrationsaftale  

Samarbejdsaftalens formål er at fastlægge rammerne for samarbejdet om etablering af plejecenteret og at regulere rettigheder og forpligtelser for Lejre Kommune og boligselskabet før, under og efter opførelsen. 

Den betingede købsaftales formål er at fastsætte de vilkår, hvorunder en del af grunden og de tilhørende byggerettigheder overdrages under forudsætning af, at en række betingelser opfyldes. 

Ejerforeningsvedtægternes formål er at regulere den kollektive drift og vedligeholdelse af fællesarealer samt fordeling af omkostninger i ejerforeningen. 

Administrationsaftalens formål er at fastlægge boligselskabets opgaver og beføjelser som administrator af ejendommen, herunder Lejre Kommunes servicearealer. 

Aftalekonstruktionen er yderligere beskrevet i bilag 1, side 3-5.

Skitseforslaget
Som beskrevet i sagen fra oktober om godkendelse af skitseforslaget er forslaget udarbejdet på et overordnet koncept-niveau, som har til formål at vise form og indhold for et byggeri på et tidligt stadie i designprocessen.

Skitseforslaget viser, hvordan kravene i værdi- og funktionsprogrammerne og lokalplanen i videst mulige omfang foreslås løst i byggeriet på et overordnet niveau, inden projektet tegnes færdigt med den nødvendige detaljeringsgrad for byggeriets opførelse.

I en totalentreprise inddrages entreprenøren i færdigprojekteringen for eksempel på baggrund af et skitseforslag for at gøre brug af entreprenørens viden og erfaring om løsninger og priser under projekteringen. I hovedentreprise antages en egen rådgiver, som står for færdigprojekteringen, og entreprenøren involveres som udgangspunkt først, når projektet er tegnet færdigt.

Et skitseforslag er således ikke udtryk for en færdigprojektering af byggeriet, men har til formål at vise byggeriets indhold og form på et helt overordnet niveau.

I den senere færdigprojektering vil der forekomme ændringer og justeringer i projektets indretning. Skitseforslaget skal danne grundlag for denne færdigprojektering med henblik på politisk godkendelse af det endelige projekt og projektøkonomien.

Bygherremodel  
Boligselskabet Sjælland ønsker at stå for opførelsen af plejehjemmet som bygherre.  

Bech-Bruun anbefaler, at projektet gennemføres efter en model med én bygherre over for entreprenøren. 

Denne model giver ifølge Bech-Bruun færre grænsefladeproblematikker, ligesom én samlet styring af byggeriet kan fremme en bedre integration mellem plejeboligerne og servicearealerne. Tilsvarende vil denne fremgangsmåde reducere risikoen for fordyrelser i projektet ved modsatrettede instrukser fra to bygherrer. 

Bech-Bruun anbefaler, at samarbejdsaftalen med Boligselskabet Sjælland regulerer rettigheder og forpligtelser for Lejre Kommune og boligselskabet før, under og efter 
opførelsen – særligt så Lejre Kommune får lignende indflydelse på servicearealerne, som hvis Lejre Kommune selv var bygherre. 

Fordele og ulemper ved modellen er beskrevet i bilag 1, side 6.  

Boligselskabets bemærkninger vedrørende valg af entrepriseform  
Bech-Bruun har beskrevet fordele og ulemper ved henholdsvis totalentreprise og hovedentreprise i bilag 2. Derudover har administrationen indhentet boligselskabets bemærkninger til valg af entrepriseform.  

Boligselskabet Sjælland ønsker at opføre plejehjemmet i totalentreprise.  

En totalentreprise er kendetegnet ved, at entreprenøren - udover udførelsen - også står for den væsentligste del af projekteringen.  

Boligselskabet Sjælland oplyser, at en opførelse af plejehjemmet i hovedentreprise vil medføre en betydelig forsinkelse af projektet på op mod et år, da udførelsen i hovedentreprise forudsætter et separat rådgiverudbud med henblik på færdigprojektering før et udbud af entreprisen.  

Færdigprojekteringen ved egen rådgiver og et efterfølgende hovedentrepriseudbud indeholder ifølge boligselskabet yderligere den ulempe, at entreprenøren ikke inddrages tidligt i projekteringen. Den manglende tidlige inddragelse af entreprenørens viden og kompetencer medfører en forøget risiko for, at det udarbejdede projekt ikke kan realiseres indenfor det økonomiske budget.  

Derudover vil udførelse i hovedentreprise betyde, at rådgiver projekterer frem til et færdigt udbudsprojekt, inden man kender prisen, hvilket betyder, at der bindes væsentligt flere midler i den indledende fase.  

Ved hovedentreprise vil tilbudsprisen ifølge boligselskabet næsten altid ligge over budget, hvorefter projektet skal igennem en sparerunde, som medfører omkostninger til omprojektering, som næsten altid medfører mangler i projektet og deraf følgende ekstrakrav fra entreprenøren. 

Ved totalentreprise med tidlig inddragelse har alle parter et langt højere ejerskab til projektet, hvilket ifølge boligselskabet giver et meget bedre samarbejde. 

Derudover giver opførelse i totalentreprise efter boligselskabets erfaring mere byggeri for pengene, da entreprenørens sædvanlige risikopulje til uforudsete udgifter i højere grad kan anvendes til mere byggeri, når entreprenøren, som ved totalentreprise, forestår projekteringen. En hovedentreprenør, som byder ind på en fast pris, vil derimod være nødt til at lægge en pulje ind til uforudsete udgifter, som bygherren ikke får byggeri og kvalitet for. Afhængigt af hvor forsigtige hovedentreprenørerne er, vil denne pulje ligge mellem 5 - 15 %.