Baggrund for konkurrenceudsættelse som tilbudsindhentning

Sorø Kommune har kontrakt med to private leverandører af indkøbsordningen til visiterede borgere i eget hjem, der grundet funktionsnedsættelse, ikke er i stand til at foretage indkøb af dagligvarer hverken fysisk, via telefon eller online.

Kontrakterne med de to leverandører er indgået på baggrund af en tilbudsindhentning i 2010.

I overensstemmelse med Udbudsloven, skal der foretages konkurrenceudsættelse med passende intervaller, for at sikre at ordningen fortsat er konkurrencedygtig, og afspejler de markedsmæssige vilkår.

Sorø Kommune gennemfører konkurrenceudsættelsen som tilbudsindhentning efter markedsmæssige vilkår, jævnfør Udbudslovens afsnit III (light-regimet).

Konkurrenceudsættelsen vil ske ved:

• Indhentning af tilbud fra minimum tre relevante og egnede leverandører.
• Gennemførelse af en gennemsigtig og dokumenteret proces.
• Tildeling af kontrakt baseret på tildelingskriteriets laveste pris.

Administrationen har udarbejdet tilbudsbetingelser (bilag 1), kravspecifikation (bilag 2), tilbudsskema (bilag 3) og udkast til rammeaftale (bilag 4) som grundlag for tilbudsindhentningen.

Frit leverandørvalg 
Indkøbsordningen er omfattet af Service- og Ældrelovens regler om frit leverandørvalg, hvorfor kommunen skal danne grundlag for at borgerne kan vælge mellem flere leverandører.

Den nuværende ordning
De visiterede borgere kan i dag vælge mellem to private leverandører "Intervare A/S", der er Nemlig.com's moderselskab, samt "Egebjerg Købmandsgård A/S", der samarbejder med SuperBrugsen. 

Ved udgangen af fjerde kvartal 2025 var 130 borgere visiteret til ordningen.

Ændringer til tilbudsindhentningen 
Kommunens miljøkrav til køretøjer er ændret siden seneste tilbudsgivning. Det nye krav om, at leverandørerne senest ét år efter kontraktstart, skal anvende eldrevne køretøjer, er i overensstemmelse med Sorø Kommunes Indkøbs- og Udbudspolitik om reduktion af klimaaftryk, samt Klimahandleplanen (DK2020), der har som mål at fremme overgangen til el-køretøjer.

Der har de senere år været en løbende stigning i antallet af visiterede borgere. Dette er på trods af strammere visitationskriterier med øget opmærksomhed på om borgerne kan anvende online dagligvarebutikker, samt at borgerne i første omgang visiteres til udrednings- og rehabiliteringsforløb.

Indkøbsordningen
Indkøbsordningen består af følgende ydelser:

• Modtagelse af bestilling af varer.
• Plukning og pakning af varer.
• Levering af varer til borgerens hjem. 
• På-plads-sætning af køle- og frostvarer i borgerens hjem.
• Håndtering af returemballage/returpant. 
• Afregning/fakturering.

Over de nærmeste år forventes det, at antallet af visiterede borgere fortsat vil stige, som følge af den demografiske udvikling. På længere sigt må der dog forventes en vis stagnation i antallet af borgere, efterhånden som nye generationer af ældre borgere i højere grad kan håndtere IT.

Kontraktens værdi
Den forventede årlige kontraktværdi er omkring 900.000–1.000.000 kroner.

Af udbudstekniske grunde kan aftalen kun blive på fire år.

Tidsplan
Administrationen anbefaler nedenstående tidsplan.

Administrationens vurdering
Administrationen vurderer at rammerne for en kommende konkurrenceudsættelse, som tilbudsindhentning af indkøbsordningen herunder tidsplan, overholder reglerne i Udbuds- og Serviceloven for indkøbsordning for borgere i eget hjem. 

Administrationen anbefaler at tilbudsindhentningen gennemføres på grundlag af tilbudsbetingelser, kravspecifikation, tilbudsskema og udkast til rammeaftale, idet dette samlet set sikrer gennemsigtighed, ligebehandling og ensartede vilkår for de tilbudsgivende leverandører. Materialet fastlægger de faglige, økonomiske og kontraktuelle rammer for ordningen, og giver samtidig et klart grundlag for både leverandørernes tilbudsafgivelse og administrationens efterfølgende vurdering og kontraktindgåelse.

Sundhed og Ældreudvalget får sagen til genbehandling efter høringsperioden, hvorefter den også skal behandles i Økonomiudvalget og endeligt godkendes i Kommunalbestyrelsen.