Kompetence

Social- og Beskæftigelsesudvalget

Beslutningstema

Social- og Beskæftigelsesudvalget orienteres hvert kvartal om den aktuelle status og den samlede fremdrift på udviklingsplanen for den faglige udvikling i Enhed for Myndighed og Indgangen i Handicap og Psykiatri. Orienteringen giver et overblik over baggrunden for udviklingsplanen, opnåede resultater, og de næste skridt i implementeringen. I arbejdet med udviklingsplanen er der for nuværende et særligt fokus på struktur i afgørelser, udarbejdelse af helhedsvurdering, opfølgningskadence og anvendelse af overbliksværktøjer.

Indstilling

Chefen for Handicap og Psykiatri indstiller,

1. at Social- og Beskæftigelsesudvalget orienteres om status og fremdrift på udviklingsplanen i den faglige udvikling i Enhed for Myndighed og Indgangen i Handicap og Psykiatri.

Sagens indhold

Baggrund og historik

Det daværende Socialudvalg blev af flere omgange i foråret 2024 orienteret om en række væsentlige udfordringer på myndighedsområdet. Området stod blandt andet med lange sagsbehandlingstider, forsinkelser i opfølgningen på handleplaner, store sagsstammer, samt en høj personaleomsætning. Udfordringerne førte blandt andet til et påbud fra Arbejdstilsynet vedrørende arbejdspresset. Påbuddet blev ophævet igen i juni 2024 efter en målrettet indsats med bl.a. et forløb med en arbejdspsykolog.

Socialudvalget godkendte i forbindelse med behandling af sagen Handleplan for Myndighed den 14. august 2024 - en handleplan for genopretning og udvikling af myndighedsområdet, og besluttede at følge fremdriften af handleplanen kvartalsmæssigt. Handleplanen skal ses som et supplement til Social- og Boligstyrelsens taskforce forløb på handicapområdet (jf. anden sag på udvalgets dagsorden "Orientering om endelig afrapportering for Taskforcen på handicapområdet").

For at sikre en solid implementering af handleplanen og skabe fremdrift i udviklingsarbejdet blev konsulentfirmaet Substans inddraget i september 2024. Substans deltog i opstartsfasen gennem leder- og teammøder og gennemførte interviews, som dannede grundlaget for den samlede udviklingsplan. Konsulentfirmaet understøtter fortsat udviklingsarbejdet i tæt samarbejde med ledelsen.

Udviklingsplanen fokuserer på:

• Systematik, struktur og ensartet anvendelse af retningslinjer, metoder og redskaber i sagsbehandlingsarbejdet.
• Faglig og økonomisk styring og ledelse.
• Forbedre kvaliteten af sagsbehandlingen, genoprette sagsoverblik og styring.
• Udvikle koncept og proces for fagligt og økonomisk ledelsestilsyn.
• Sikre systematisk inddragelse af borgere, pårørende og udførende parter.

Udviklingsplanen inkluderer og understøtter også arbejdet med udviklingssporene fra Taskforcen på handicapområdet.

Der er 9 leverancespor:

1. Ledelsesfundamentet
2. Ledelsesinformation og mål i Myndighed
3. Koncept for lærende ledelsestilsyn
4. Myndighedsgrundlaget
5. Borgerrejsen i Myndighed
6. Koncept for visitation og tværfaglig sparring
7. Samlet håndbog for det gode sagsarbejde
8. Koncept for sags- og kapacitetsstyring
9. Lærings- og implementeringsplan VUM 2.0

Status på arbejdet

I løbet af udviklingsperioden har der været gennemført en lang række konkrete tiltag for at forbedre både sagsbehandlingen og borgerens oplevelse.

De væsentligste indsatsområder omfatter:

1. Fundamentet for det faglige arbejde

For at sikre en fælles retning og ensartethed i opgaveløsningen er der arbejde med følgende grundelementer:

• Ledelsesfundamentet:
  Ledelsesgruppen har beskrevet et fælles fundament, der definerer ledelseskæden, ledelsesopgaven og lederrollen. Det fastlægger fælles ledelsesværdier samt faste mødefora og mødeformater, som skal understøtte en koordineret styring af området.

• Myndighedsfundamentet:
  Det giver medarbejderne et fælles fagligt grundlag og en tydelig rettesnor for arbejdet. Fundamentet skal støtte rådgiverne i at håndtere dilemmafyldte situationer og foretage kvalificerede individuelle vurderinger i de konkrete sager.

• Samlet håndbog for det gode sagsarbejde:
  Der er udviklet en håndbog, som fungerer som et praktisk redskab til at sikre juridisk kvalitet og ensartethed i sagsbehandlingen. Håndbogen indeholder konkrete greb og metoder, og anvendes aktivt i afdelingens "læringscafeer" til at træne sagsopbygning og afgørelsesgrundlaget.

2. Fokus på voksenudredningsmetoden (VUM 2.0) og dokumentation

Der er gennemført kompetenceløft af rådgiverne med særligt fokus på VUM 2.0.

• Systematik og dokumentation:
  Der er afholdes løbende og systematisk undervisning i brug af fagsystemet KMD Nexus og den faglige metode VUM 2.0 fra sagsåbning, sagsoplysning, sagsvurdering, afgørelse, bestilling og opfølgning.
  
  
• Målrettede udredninger:
  Der arbejdes kontinuerligt med at gøre udredningerne mere anvendelige ved at sortere unødvendige detaljer fra og i stedet fokusere skarpt på de oplysninger, der er relevante for borgerens funktionsevne og støttebehov.

• Faglig sparring:
  Der er afholdt læringsdage med deltagelse af Ankestyrelsen og VISO, hvor rådgiverne er blevet undervist i at opbygge sager, der lever op til alle juridiske krav om helhedsorientering og dokumentation.

3. Styrket borger- og pårørendeinddragelse

Der er introduceret nye metoder og værktøjer for at sikre, at borgerens stemme bliver hørt og inddraget aktivt i sagsbehandlingen.

• Visuel understøttelse:
  Møder tilrettelægges, så information præsenteres visuelt. Det gør det lettere for borgeren og pårørende, at forstå indholdet og deltage aktivt i dialogen.

• Brug af piktogrammer til understøttelse af dialogen:
  Piktogrammer anvendes som et visuelt supplement til sproget. Det hjælper med at skabe større klarhed og sikre, at aftaler bliver forstået ensidigt af alle parter.

• Borgerens perspektiv:
  Der er udviklet en spørgeguide, som tager udgangspunkt i borgerens egne håb og ønsker for livet, hvilket understøtter en dialog, hvor borgerens perspektiv inddrages tydeligt i afgørelserne.

• Workshops:
  Der er gennemført workshops med deltagelse af borgere og pårørende for at indhente feedback på "borgerrejsen" og kvalificere det fremadrettede arbejde.

4. Datadrevet styring og lærende ledelsestilsyn

• Dashboard:
  Arbejdet med udviklingen af et digitalt dashboard til styring af sags- og kapacitetsstyring er fortsat i gang. Der er pt. fokus på sagsfordeling på paragraffer, brug af indsatstrappen, opfølgning i sager og sagsbehandlingsfrister.

• Trafiklysmodel:
  Som en del af et nyt tilsynskoncept og det lærende ledelsestilsyn udtages stikprøver af sager, som risikovurderes og tildeles en farvekode (rød, gul eller grøn). Sagerne udtages på baggrund af forud definerede kriterier. Formålet er at sikre kvalitet i sagsbehandlingen og skabe fælles læring af risikovurderingerne.

5. Ressourcer og organisering

I udviklingsarbejdet er der lagt stor vægt på at skabe ro og stabilitet for rådgiverne for at sikre en effektiv opgaveløsning.

• Lavere sagstal
  Gennem en opnormering på 10 rådgivere er sagsstammerne bragt ned til et gennemsnit på 55-63 sager pr. rådgiver.

• Nye sagsfordelingsprincipper
  

  Myndighed har indført nye principper for sagsfordeling for at styrke det tværfaglige samarbejde og skabe en mere sammenhængende indsats for borgerne. Rådgiverne skal fremover arbejde i mindre klynger og have faste dage ude på tilbuddene, så borgerne møder en mere koordineret og nærværende rådgivning.
  
  Opstarten er dog forsinket, fordi etableringen af arbejdsmiljøgodkendte arbejdsstationer på tilbuddene har taget længere tid end forventet. Der mangler nu kun 7 ud af 21 steder, og rådgivernes fysiske tilstedeværelse forventes at starte primo februar.

Fokus og næste skridt

Det videre arbejde i udviklingsplanen retter sig mod at konsolidere de opnåede resultater og sikre, at de nye metoder, værktøjer og arbejdsgange forankres i organisationen. Indsatsen vil i den kommende periode fokusere på:

Kompetenceudvikling - konflikthåndtering

Der afholdes fortsat målrettede lærings- og udviklingsforløb. Den 28. januar 2026 er der gennemført en workshop i konflikthåndtering, hvor rådgiverne bliver klædt på til at håndtere svære samtaler med borgere og pårørende. Fokus er at skabe tryghed i dialogen og forebygge eskalationer i forløbet.

Løbende læring i sagsarbejdet

Udviklingsforløbet med konsulentfirmaet Substans afsluttes ultimo marts 2026. Der arbejdes fortsat intensivt med læring med fokus på følgende temaer jf. konklusionerne i den afsluttende statusrapport fra Social- og Boligstyrelsen (Taskforcen på handicapområdet).

Læringscafeerne skal understøtte en ensartet praksis og sikre, at rådgiverne løbende omsætter nye metoder og faglige standarder i deres daglige arbejde.

Analyse af visitation til Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) og Kompensationsydelser SEL § 100

Konsulentfirmaet Substans gennemfører i første halvår 2026 en analyse af visitation til BPA-ordningen og for kompensationsydelser efter servicelovens § 100. Analysen skal sikre en mere systematisk og kvalitetssikret praksis, tydelige arbejdsgange og bedre dokumentation. Formålet er at sikre både retssikkerheden og ensartetheden i sagsbehandlingen og skabe et mere stabilt grundlag for forvaltningen af ordningerne.

Sygefravær

Retligt grundlag

Den kommunale styrelseslov § 21 om udvalgets mulighed for indseende i centrets arbejde.

Økonomiske og personalemæssige konsekvenser

I budgetforliget 2025-2028 blev driftsforslaget "Genopretning og udvikling af Myndighed i Handicap og Psykiatri" godkendt. Det vil sige, at der fra budget 2025 og fremefter blev bevilget 5,5 mio. kr. til varig opnormering på 10 rådgivere og 0,5 mio. kr. til supervision til rådgiverne.

Som engangsbevilling blev der bevilget henholdsvis 1,8 mio. kr. i 2025 og 0,6 mio. kr. i 2026 til ledelsesunderstøttelse ved eksterne konsulenter til implementering af faglige og økonomisk systematik, struktur, sagsflow og dataunderstøttet ledelsesinformation.

Tværgående konsekvenser

Ingen bemærkninger.

Sagens videre forløb

Social- og Beskæftigelsesudvalget vil på deres møde den 2. juni 2026 blive orienteret om status og fremdrift på udviklingsplanen.